Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Автор: Джозеф Маккормак

«Кожен виступ моїх співробітників проходить однаково: члени ради директорів перевіряють свої смартфони, вибачаючись за телефонні дзвінки, або порожніми очима дивляться в простір, - скаржився він. - Я зрозумів, що нам треба відразу приступати до суті, максимально скоротивши час спілкування, або нашої компанії буде завдано шкоди».

«Як інвестори вони не були зацікавлені в поступовому розкритті інформації. Нам потрібно було знайти спосіб подолати їх неуважність, відсутність інтересу і нетерплячість, тобто взаємодіяти з ними швидко. Це наш новий стандарт поведінки і наша нова реальність», - розповів він.

«Як же ви пристосовувалися, - запитав я, - враховуючи, що новий стандарт стислості приходить з усвідомленням того, що того запасу часу і уваги, які були у вас раніше, більше немає?»

«У моєму новому світі більше немає такої кількості часу, яке було раніше. Ми повинні повідомляти головне як можна швидше. Якщо не робити цього, ключові гравці приймуть рішення за нас», - сказав він.

Короткі висновки

Успішні люди вимагають стислості, вони не терплять її відсутності

Зайняті люди швидко втрачають терпіння, якщо їх колеги та підлеглі не можуть швидко викласти суть справи. Коли ваш день до відмови заповнений сотнями електронних листів і зустрічей, у вас немає часу слухати порожню балаканину.

В їхньому світі, як, напевне, і у вашому, стислість - нове негласне правило.

Перевірте себе

В який момент ефективніше всього починати спроби достукатися до аудиторії? Нижче наведено кілька запитань, які можна застосувати для оцінки свого вміння користуватися цим важливим навиком. Обдумайте, чи ви і ваша організація виконуєте наступні завдання.

Оцінка стислості

1. Чи можу я, слухаючи протягом години цінну, але складну для розуміння інформацію, узагальнити її в двохвилинному повідомленні?

2. Чи вдається мені сказати головне в перших п'яти рядках електронного листа?

3. Можна сказати, що мої презентації в PowerPoint містять не більше 10 слайдів з великою кількістю зображень і невеликою кількістю тексту?

4. Чи вмію я перетворювати складні ідеї прості історії, аналогії або кумедні випадки?

5. Чи вмію я професійно створювати заголовки?

6. Чи вмію я говорити просто, чітко і лаконічно, а не на корпоративному жаргоні, що збиває з пантелику?

7. Вловлюю я той момент, коли втрачаю увагу аудиторії?

У наступних розділах ми розглянемо, як вдосконалити ці навички і коли їх використовувати.

Новий професійний стандарт

Це абсолютно новий світ. Ви і ваша компанія збираєтеся виділитися на загальному тлі і привернути чиюсь увагу. Ви хочете запам'ятатися. Намагайтеся зацікавити оточуючих своїми ідеями. Всі інші будуть позаду. Настав час звернути негативний вплив дефіциту уваги собі на користь. Ощадлива комунікація - ваше нове перевагу.

Коротко кажучи, в сучасному світі з надлишком інформації і зовнішніх подразників, де люди неуважні і нетерплячі, потрібно повідомляти головне до того, як аудиторія почне відволікатися.

Розділ 3. Чому ви боретеся скраткостью: сім смертних гріхів

Коротко кажучи, освоїти правила стислості важко. Тому що є сім малопомітних, які здійснюються несвідомо «смертних гріхів», які можуть цьому перешкодити.

Чому це так важко

Чому б у свій набір інструментів поряд з пунктуальністю і акуратним почерком не додати стислість? Немає жодної причини, по якій людині важко бути лаконічним. Любов до розмов здається логічною, але насправді це один із семи ключових факторів, які можуть стати смертельно небезпечними, якщо їх не контролювати.

З якими з них ви боретеся? Відповідайте чесно, тому що напевно деякі з них вам притаманні.

1. Боягузтво. «Я боюся, що мені важко це висловити. На цей рахунок є безліч точок зору». Займіть тверду позицію і відверто скажіть, що думаєте.

2. Впевненість. «Я знаю предмет настільки добре, що міг би говорити про нього годинами». Заощаджуйте наш час і не кажіть.

3. Безсердечність. «Це займе всього хвилину...» насправді? Хіба ви не бачите, як я зайнятий? Якщо ви не поважаєте час інших людей, хвилина перетворюється в годину.

4. Спокій. «Як тільки я починаю говорити, я заспокоююсь, і мене вже не зупинити». Ви можете взяти себе в руки і натиснути кнопку «Стоп»?

5. Плутанина. «Потерпіть. Це просто думки вголос». Якщо у вашій голові каша, навіщо ділитися нею з іншими?

6. Складність. «Це дійсно складна проблема. Її не можна пояснити просто». Але ваше завдання - полегшити для нас її розуміння.

7. Недбалість. «Я сказав це вголос?» Саме так. Наступного разу думайте, перш ніж щось сказати.

Недостатньо просто зрозуміти необхідність стислості. Потрібно піти далі і з'ясувати, чому вам так складно дістатися до суті. Стислість - це звичка. Для її формування звіряйтеся зі списком вад. Порівняйте свою ситуацію з наведеними нижче прикладами і визначте, в яких випадках мова про вас.

1. Боягузтво

• Проблема. Ви ховаєтеся за порожніми словами і не наважуєтесь чітко висловити свою позицію. Ви побоюєтеся, що хтось поставить під сумнів вашу правоту чи не погодиться з вами, тому використовуєте жаргонні слівця або сленг і завжди йдете по шляху найменшого опору.
• Приклад. Ви працюєте в міжнародній виробничій компанії і спеціалізуєтесь на логістиці каналів поставок. Це складний бізнес з безліччю підводних каменів, напружених ситуацій і з постійними змінами. Під час виступу ви обрушиваете на глядачів купу слайдів у програмі PowerPoint і без угаву сыплете жаргонными термінами, які призводять менеджерів в замішання: «Що він сказав?»
• Наслідки. Ваша команда не знає, як розпорядитися пропонованими вами оцінками і вказівками, підсвідомо ставлячи під сумнів ваші лідерські здібності. «Що ж ви врешті-решт рекомендуєте, який план наступу?» Коли на передовій з'явиться хтось сміливіший і зрозумілий, відійти на другий план.

2. Впевненість

• Проблема. Ви всезнайко і, на жаль, не можете стриматися від прагнення пояснити будь-яку, навіть саму незначну деталь. Можна сміливо стверджувати, що ви педант. Ви впевнені, що зможете провести урок за своєю улюбленою темою для цілого класу.
• Приклад. Ви фахівець вузького профілю - з безпеки в інтернеті. Це тема ваших книг, доповідей, блогу, і вас часто запрошують виступити. На жаль, ці виступи довгі, нудні і переповнені технічними подробицями. Навіть розказані вами історії не захоплюють, а електронні листи схожі на дисертації.
• Наслідки. Люди не люблять з вами розмовляти, тому що вас практично неможливо зупинити. Ви розумна людина, але не визнаєте свій недолік. Адресати ігнорують або навіть видаляють ваші електронні листи. Вузькоспеціалізовані знання в поєднанні з балакучістю заважають вашому кар'єрному зростанню.

3. Безсердечність

• Проблема. Ви егоїстичні і не поважаєте інших. Навіть якщо ви поспішаєте, час завмирає, коли ви берете слово. Задаючи питання «Є хвилинка?», ви розумієте, що будете говорити нескінченно.
• Приклад. Ви підходите до колеги (у якого ось-ось настане термін здачі роботи), щоб розпитати його про проект, над яким працюєте. Ви уважно заглядаєте йому в очі, встановлюючи зоровий контакт. Він змушений відкласти всі справи і слухати. А вам і в голову не приходить, що ви затримуєте. В душі він кипить від злості, так як вважає вас егоїстом, думаючим тільки про себе.
• Наслідки. Коли люди бачать, що ви не поважаєте час, вони перестають поважати вас.

Короткі висновки

Коли вам починає подобатися те, що ви говорите, пора зупинитися

За словами експерта з ЗМІ Дена Броді, один з кращих моментів зупинитися тоді, коли ви отримали чітку відповідь на хвилююче вас питання, який ви хотіли б обговорити. Замовкніть вчасно, дозвольте слухачеві обміркувати ваші слова і запропонувати подальше обговорення теми. Назвемо це дозволеної паузою.

4. Спокій

• Проблема. Ви дозволяєте собі зайву багатослівність в розмові зі знайомими. Така фамільярність веде до презрительному відношенню до співрозмовника і нестачі стислості. Ви використовуєте подвійні стандарти: зі значними людьми ви лаконічні, а з тими, кого добре знаєте, не в міру балакучі.
• Приклад. П'ятниця, кінець робочого дня. Ви зустрічаєтесь зі своїм керівником, які повертаються з зустрічі. Він з ввічливості цікавиться вашими планами на вихідні, а у вас їх безліч. В середині вашого п'ятнадцяти хвилинного монологу начальник замислюється: «Може, мені не треба було питати? Або слід було вибрати іншу дорогу?»
• Наслідки. Розмови про погоду - свій час і місце. Завжди варто пам'ятати: те, що цікаво для вас, може виявитися справжньою мукою для слухачів. До всіх треба відноситися однаково. Ми зайняті люди і чекаємо від вас лаконічності.

5. Плутанина

• Проблема. Ви віддаєте перевагу думати вголос, якщо вам не цілком зрозумілий предмет ваших роздумів. Це велика помилка. Коли думки тільки зароджуються, вони, як правило, безладні і невизначені. І це нормально, але тільки до тих пір, поки ви не почнете демонструвати їх оточуючим.
• Приклад. Ви керівник в будівельній фірмі. Вам подобається генерувати ідеї в процесі мозкового штурму. Не всі вони потрапляють в точку, але ви захоплені творчим процесом. Не в силах стримувати захоплення, ви описуєте черговий великий прорив. Навколишні мовчки слухають, як ваші думки розтікаються по древу і заплутуються в трьох соснах.
• Наслідки. Навіть якщо ваша думка тільки формується, люди оцінюють вас і ваші здібності. Потрібно ретельно вибирати, коли, де і з ким думати вголос.

6. Складність

• Проблема. Ви твердо переконані: деякі речі настільки складні, що їх неможливо спростити. Хоча весь світ високо цінує людей, які вміють висловлювати складні ідеї простою мовою.
• Приклад. Дзвонить клієнт, щоб уточнити терміни доставки замовлення, яке виконується із запізненням. Ви в курсі всіх проблем, що гальмують проект, і даєте багатослівний відповідь, щоб виправдати несподівану затримку. Ваш співрозмовник дуже незадоволений. Тепер він ще й стурбований, чи не виникне проблем з якістю, якщо процес виробництва такої ж заплутаний, як і пояснення представника відділу обслуговування клієнтів.
• Наслідки. Коли люди чекають простої відповіді, треба його дати. Не отримавши бажаного, вони втратять терпіння і довіру.

7. Недбалість

• Проблема. Часто ви неакуратні в підборі слів. Ваші думки і слова плутаються, а співрозмовникам залишається тільки гадати, що ви хотіли сказати, і відчувати роздратування від неможливості вас зрозуміти.
• Приклад. Ви тільки що повернулися після зустрічі з цінних клієнтом і хочете поговорити зі своїм керівником про статус нового контракту, тому телефонуйте йому пізно ввечері. Ви не очікували, що доведеться залишати голосове повідомлення, тому воно вийшло дуже розлогим. Ви розумієте, що це не найкращий вихід, але сподіваєтеся все прояснити завтра. Ви навіть відправляєте керівнику електронний лист (таке ж довге). У той же вечір ваш адресат перевіряє свою голосову та електронну пошту і починає сумніватися у вашій здатності спілкуватися з клієнтами.