Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Автор: Джозеф Маккормак

Короткі висновки

Ваша аудиторія тоне, і стислість - її рятувальний круг

Книга The Elements of Style - чудове керівництво, навчальне писати книги, - містить менше 100 сторінок. В ній Елвін Брукс Вайт описує манеру Вільяма Странка: «Червоною ниткою [через книгу] проходить почуття глибокої симпатії, яке автор відчуває до читача. Уілл зрозумів, що більшу частину часу читач, людина, завалений проблемами, подібний увязшему в болоті і що обов'язок будь-якого, хто пише, - швидко висушити болото і витягнути потопаючого на сушу або принаймні кинути їй рятувальний круг».

304 ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТИ НА ТИЖДЕНЬ ОТРИМУЄ РЯДОВИЙ СПІВРОБІТНИК

150 РАЗІВ У ДЕНЬ ЛЮДИНА ПЕРЕВІРЯЄ СВІЙ СМАРТФОН

28 ГОДИН ЩОТИЖНЯ ВИТРАЧАЄ РЯДОВИЙ СПЕЦІАЛІСТ НА ЕЛЕКТРОННУ ПОШТУ

Згідно з даними Atlassian, компанії з розробки програмного забезпечення, середньостатистичний фахівець отримує 304 електронних листи на тиждень. А в щорічному звіті про інтернет-тренди компанії Kleiner Perkins Caufield & Byers's зазначено, що ми перевіряємо свої телефони до 150 разів у день.

У 2012 році Роджер Бон і Джеймс Шорт з Каліфорнійського університету в Сан-Дієго опублікували в The International Journal of Communication наступну інформацію: «У 2008 році американці витратили близько 1,3 трлн годин на отримання відомостей, які не є для них необхідністю. Це майже 12 годин в день на людину».

85 % ЧАСУ CEO ВИТРАЧАЄ НА ЗУСТРІЧІ І ЗАХОДИ

У тій же статті говорилося, що людина в середньому сприймає до 100 500 слів в день, а рядові співробітники витрачають до 28 годин на тиждень на електронні листи, пошук інформації та взаємодію з іншими працівниками компанії.

І цей ритм лише прискорюється. Так, в квітні 2013 року аналітична компанія The Radicati Group повідомила, що «основний трафік електронної пошти припадає на ділові листи, загальна кількість яких перевищує 100 млрд у день». Оскільки електронна пошта - основний спосіб комунікації в бізнесі, «цей тренд буде розвиватися і далі, і до кінця 2017 року кількість вхідних і відправлених ділових листів по електронній пошті буде налічувати понад 132 млрд у день».

Якщо ви CEO, то час ще більш швидкоплинний. Дослідження під назвою What do CEOs do? («Чим займаються CEO?») виявило, що «більшу частину часу (85 відсотків) вони витрачають на інших людей. Зустрічі займають до 60 відсотків їх робочого графіка, а решта 25 відсотків витрачаються на телефонні дзвінки, конференц-дзвінки і заходу».

Ми завжди на зв'язку - в машині, вдома, на роботі. Світ навколо нас - суцільний джерело інформації. Суть в тому, що мистецтво стислості, ваша здатність швидко повідомляти головне, відіграє вирішальну роль в тому, чи ви будете почуті і проб'ється в життя ваша ідея.

2. Неуважність - м'яз втрачає тонус

Такий наплив інформації знижує здатність концентруватися і виділяти пріоритети. Більшість досліджень говорить про те, що середня тривалість концентрації уваги за останні п'ять років знизилася з дванадцяти секунд до восьми.

Як вважає Девід Рок, автор книги Your Brain at Work, якщо протягом тривалого часу нас постійно переривають, наші розумові здібності знижуються. Він, зокрема, пише: «Змінюйте свій фокус 10 разів на годину (одне дослідження показало, що офісні співробітники роблять це 20 разів на годину), час вашого продуктивного мислення - лише частина можливого. Менше енергії означає менше здатності зрозуміти, вирішити, згадати, запам'ятати і увібрати. Результат - помилки при виконанні важливих завдань».

Керівники всіх рівнів постійно говорять мені, що до кінця робочого дня вони повністю виснажені і відчувають себе так, немов у них синдром дефіциту уваги (СДВ). Увага стає нестійким і несфокусированным. Насправді деякі вчені вважають, що у людей, які «завжди на зв'язку» і постійно сприймають інформацію, рівень IQ тимчасово знижується на 10 пунктів.

Крім того, група дослідників Стенфордського університету вивчила поведінку людей, часто працюють в режимі багатозадачності, і виявила наступне: приділяючи увагу різним формам засобів інформації, вони мають більше труднощів, ніж ті, хто працює у режимі багатозадачності час від часу. «Перебуваючи в ситуації, коли інформація надходить з різних зовнішніх джерел або з власної пам'яті, вони не в змозі відокремити те, що не має відношення до їх поточної мети, - говорить автор дослідження Ентоні Вагнер. - Така нездатність до фільтрації говорить про те, що неактуальна інформація заважає їх роботі».

Життя сучасного керівника

• Фахівці постійно стикаються з тим, що іншим потрібні час і увагу. Вони вже не справляються.

Уявіть, що стійкість уваги - це м'яз. Вона починає втомлюватися, якщо працює протягом всього дня і робить різні рухи. Рівень уваги людини зранку набагато вище, ніж до вечора. Якщо ми сприймаємо всю інформацію однаково, то це все сильніше впливає на нашу здатність концентруватися протягом певного періоду.

3. Зовнішні подразники - частота їх впливу повинна насторожувати

Дослідники стверджують, що рядового співробітника переривають кожні вісім хвилин, тобто шість-сім раз на годину. Іншими словами, його відволікають від 50 до 60 разів протягом восьмигодинного робочого дня. Ми і самі себе відволікаємо. Гадаю, вам знайома така ситуація: ви працюєте над складним завданням, а в цей час інша задача - простіше й цікавіше - починає вимагати вашої уваги. Зазвичай з'являється бажання займатися саме нею. Майже по Павлову.

Наприклад, я в повній тиші працюю над важливим проектом - читаю, пишу, проводжу глибокий аналіз. А потім кажу собі: «щось я втомився. Не пора перевірити телефон?» У підсумку я припиняю своє складне заняття.

60 РАЗІВ ПРАЦІВНИК ВІДВОЛІКАЄТЬСЯ ПРОТЯГОМ ДНЯ - ОДИН РАЗ КОЖНІ ВІСІМ ХВИЛИН

25 ХВИЛИН ПОТРІБНО, ЩОБ ПОВЕРНУТИСЯ ДО ЗАДАЧІ, ПІСЛЯ ТОГО ЯК ВАС ВІДВЕРНУЛИ

у 588 МЛРД ДОЛАРІВ БІЗНЕСУ ЩОРІЧНО ОБХОДЯТЬСЯ ВІДВОЛІКАЮЧІ ПЕРЕШКОДИ

Або так: я читаю електронний лист від колеги. Воно довге і виснажливе. Мені важко зосередитися, тому що в тексті не розкрита суть. Я вирішую відкласти читання і зайнятися менш обтяжливою справою, наприклад, перевірити пошту або написати комусь.

Глорія Марк, професор інформатики Каліфорнійського університету в Ірвайні, виявила, що пересічний працівник проводить за виконанням завдання 11 хвилин і 4 секунди, перш ніж його хто-то перерве або він сам переключиться на щось інше. Вона пояснює: після такого переключення уваги потрібно в середньому 25 хвилин, щоб повернутися до виконання першого завдання. За даними дослідження Basex, середньостатистичний працівник втрачає 2,1 години в день на «незначні перерви і подразники». Такі перебої в роботі обходяться бізнесу дорого і складають 588 млрд доларів втраченої прибутку в рік.

Електронна пошта - найбільший подразник. Карен Рено, Джудіт Рамсей і Маріо Хаїр опублікували в International Journal of Human-Computer Interaction результати свого дослідження, згідно з яким «офісні службовці, які працюють з комп'ютерами, постійно відволікаються на читання вхідних листів та написання відповідей. Для них звично заглядати в свою поштову скриньку по 30-40 разів на годину (хоча, якщо запитати, як часто вони це роблять, люди повідомляють набагато менші цифри)».

4. Нетерплячість - лід стає все тонше

Умови сучасного робочого процесу налаштовують вас на очікування того, що все у світі відбувається швидше. Наприклад, якщо ви читаєте текст на планшеті, перевернути сторінку можна дотиком пальця. Це так просто. Ми зберігаємо величезні обсяги інформації на тонкому планшеті і можемо переміщатися по ній, роблячи лише одне рух. Якщо я хочу прочитати Wall Street Journal, то скачую текст. Щоб отримати його, мені нема чого виходити з дому. Він завантажується за кілька секунд. І ось я вже читаю, сидячи на дивані з чашкою кави, моментально приготованого кавоваркою. А коли сторінка довго завантажується, я засмучуюсь.

Ми не витрачаємо багато часу на виконання одного завдання. Скільки часу в середньому проводить американець на одній веб-сторінці? 56 секунд. А як щодо перегляду відео на YouTube? У 2010 році ми витрачали на це близько 3,95 хвилини. Технології створили неписане правило: все буде відбуватися ще швидше. Тому, якщо ви не здатні роз'яснити суть справи за той час, що співрозмовник готовий витратити на вас, - він втратить терпіння. Це сприяє розвитку нетерплячості і в повсякденному житті, наприклад на зустрічах, де керівники проводять більшу частину свого часу. У книзі Meeting by Design Майкл Кларго стверджує: «Майже на половині зустрічей час використовується неефективно... у нас в два рази більше зустрічей, і тривають вони в два рази довше, ніж якщо б їх готували і проводили як слід».

Підхід компанії Google до цієї проблеми полягає в наступному: на стіні проектується зображення метрового секундоміра, який відраховує час для учасників зборів. Це допомагає уникнути перевищення встановленого регламенту. Величезні розміри годин нагадують учасникам про важливість кожної секунди. Час не зможе просочитися крізь пальці, якщо довжина хвилинної стрілки дорівнює довжині вашої руки.

Що це означає?

Якщо ви перевантажуєте чийсь робочий день зайвою інформацією, втручаєтеся, відбираєте час і ускладнюєте життя, ви лише сприяєте тому, щоб вас «вимкнули». Не формуючи підвищеної уваги до свого питання, ви провокуєте інших на те, щоб назавжди відмовитися від вас як від джерела інформації.

В наш час неможливо виїхати тільки за рахунок ідеї, яскравого заголовка або відведеного часу. Ви повинні зробити свою промову як можна більш компактною і легкою для розуміння. Необхідно максимально скоротити свої думки і повідомляти головне якомога раніше, інакше про вас забудуть.

Нова реальність: немає часу для довгих умовиводів

Така нинішня реальність. В ній неприйнятні довгі міркування, що приводять до глибоких висновків. Зараз для ефективного взаємодії потрібно вміти говорити заголовками і відразу ж захоплювати увагу публіки.

Наведу приклад з життя. Старшого віце-президента з корпоративних комунікацій, який проводив організаційні перетворення в компанії, довелося протягом року взаємодіяти з двома CEO і радою директорів і вирішувати питання колосальної важливості. Характер роботи віце-президента помітно змінювався, і йому доводилося постійно пристосовуватися. І рада директорів, і лідери галузі, і громадські діячі відчували його на міцність і часто виявляли нетерпіння.

З наших бесід стало ясно, що питання про стратегічні зв'язки мав першорядне значення. Йому гостро не вистачало часу, бо треба було формулювати чіткі та актуальні повідомлення для тих, хто не бажав вникати в деталі. У всіх ключових гравців були питання, всі чекали негайних відповідей. Члени ради директорів були дуже нетерплячі. Вони намагалися охопити своєю увагою і компанію, де працював цей віце-президент, і інші організації, якими вони самі керували або де консультували. Він пояснив, що вважає їх знання великими, але надто поверховими.