Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Автор: Джозеф Маккормак

• Наслідки. Ваша розумова і словесна лінь змушує керівника задуматися над тим, чи готові ви до наступного завдання і підходите для цієї роботи.

При професійному взаємодії потрібно дотримуватися найвищих стандартів і насамперед думати про те, повідомляєте ви головне.

Змінюватися повинні ви самі. Не чекайте, що інші готові миритися з сімома вашими «смертними гріхами». Не забувайте про них, щоб навчитися бути бережливим співрозмовником і майстром стислості. Це дасть вам можливість швидко змінитися, що приведе до високих результатів в професійному спілкуванні.

Коротко кажучи, освоїти правила стислості важко. Тому що є сім малопомітних, які здійснюються несвідомо «смертних гріхів», які можуть цьому перешкодити.

Глава 4. «Великий вибух» стислості

Коротко кажучи, будьте дисциплінованими, ввічливими і добре підготовлені, і клієнти скажуть вам спасибі.

Історія успіху

Вміння стисло висловлювати свої думки - не обов'язково наслідок особистого негативного досвіду керівника. Бувають такі історії успіху, які відразу впливають на плани зайнятих людей. Наведу приклад.

Една, фінансовий директор компанії, розповіла мені про вдалий досвід роботи з однією з консультаційних фірм. Вона керівник вищої ланки, що працює в напруженому темпі і щодня опрацьовує масу інформації: перевіряє електронну пошту, відповідає на телефонні дзвінки і запитання співробітників. Вона вкрай затребувана, тому що має здатність обробляти великий обсяг даних і приймати швидкі рішення. Але, як і багато з нас, Една легко відволікається. Вона заводиться з півоберту і завжди прагне довести справу до кінця. Щоб домогтися її схвалення, потрібно заволодіти її увагою. Вона типовий сучасний керівник.

Основи стислості

Коригування. Від деталей 1-го рівня до деталей 3-го рівня

Видаліть зі своєї розповіді непотрібні подробиці.

Щоб перевірити здатність учасників тренінгів відкидати непотрібну інформацію, я використовую таку вправу: прошу уявити, що зараз вирішальний момент у їхній професійній діяльності. На підготовку трихвилинної презентації я даю їм 10-15 хвилин. Багато слухачів хвилюються, вибираючи інформацію, якою хочуть поділитися.

Потім я прошу їх провести презентацію для партнера, який слухає, робить помітки і повідомляє свою версію (тривалістю не більше хвилини) виступи іншим учасникам групи. У презентації деталі 1-го рівня - найважливіші, деталі 2-го рівня надають процесу родзинку, але не затягують його, а деталі 3-го рівня - швидше обтяжують.

Таке завдання змушує слухачів вносити коригування. Щоб повідомити головне за хвилину, потрібні тільки деталі 1-го і 2-го рівнів.

Можливі наслідки:

• Забезпечте миттєве розуміння. Люди вдячні, коли для сприйняття суті інформації від них потрібно менше часу і енергії.
• Визначте, що вам заважає. Щоб позбутися від непотрібних деталей, потрібно уважність і усвідомлення того, що тут зайве.
• Живіть за принципом «менше - значить краще». Коли вам потрібно скоротити текст виступу, важко вирішити, що прибрати, а що залишити. Пам'ятайте про те, що дійсно важливо для людей.

«Всі мої зустрічі схожі один на одного. Ми сідаємо, знайомимося, переглядаємо презентацію в PowerPoint, потім мені починають приходити повідомлення і відбуваються затримки, мої співрозмовники тим часом перевіряють свої телефони, я - пошту, то учасники включаються в хід обговорення, то відволікаються від нього, - каже вона. - І ось одного разу я була абсолютно вражена тим, як моя консультаційна фірма пристосувалася до нової реальності. Перше, що вони зробили, - запропонували дуже переконливі і чіткі висновки. Всі дані виявилися у мене перед очима, не було ніяких довгих вступів. Вони з ходу визначили напрямок поліпшень: "Ось що ми з'ясували і ось що, на нашу думку, потрібно зробити", - пояснює Една. - Все це зайняло п'ять-десять хвилин. Їм було виділено годину, але вони припустили, що все найважливіше потрібно повідомити в перші ж хвилини зустрічі. Не відкладаючи справи в довгий ящик, вони змалювали основний напрямок», - розповідає вона.

Подавши основна страва на початку презентації, клієнт гарантував концентрацію уваги Едни, навіть коли з'явився перший подразник - стук у двері. «Ще перед тим як люди почали виходити за двері, у мене склалося чітке розуміння спрямованості зустрічі, - говорить вона. - Мені здалося, я отримала те, що потрібно». Відчуття лаконічності перейшло і на частину зустрічі. «Їх презентація містила всього десяток слайдів. Вони говорили не зі слайдами, а зі мною, - пояснює Една. - Кожен слайд мав сильний заголовок і хороший візуальний ряд».

«Яка атмосфера панувала?» - запитав я.

«Всі були залучені в розмову. Консультанти говорили зі мною, вони не виступали переді мною. Вони давали мені можливість висловитися, що було для мене справді важливо. Мені здалося, що вони готові слухати і обговорювати».

Роздратований до безумства

• Ваші презентації губляться в щоденному потоці інформації, яку вони отримують. Не дайте їм потонути.

«Вас щось відволікало?»

«Так, але, коли з'являвся якийсь подразник, мені не хотілося на нього відволікатися, настільки я була захоплена нашою розмовою».

Консультанти також використовували багато наочних матеріалів, в тому числі короткий відеокліп, демонстрував аналіз одного випадку з практики. За словами Едни, «розмова тривала близько сорока п'яти хвилин, консультанти розкрили суть справи так швидко, що змогли закінчити зустріч раніше терміну». Це їх modus operandi7. «Саме так вони працюють, - пояснює Една. - Кожна важлива задача супроводжується роз'ясненням основних положень, так як є розуміння, що я проти тривалих презентацій. Мені подобається розмовляти з людьми».

Короткі висновки

Бесіда завжди краще презентації

Кеннет Бланшар, автор книги The One Minute Manager8, каже: «Нещодавно я слухав оратора, який виступав з мотиваційної промовою. Він говорив про сім секрети успіху, на перші чотири у нього пішло сорок п'ять хвилин. Ви б бачили, як засовалися слухачі! Схоже, вони думали: "О боже, невже залишилося ще три?"" Говоріть з людьми, а не виступайте перед ними. Дозвольте їм взаємодіяти з вами і брати участь у розмові.

Една додала, що їх підхід до комунікації поширюється і на взаємодії з компанією: дзвінки завжди ділові люди готові відповісти на будь-які питання, заохочують, коли їх ставлять, і дають їй час на обдумування. Їх електронні листи завжди лаконічні. «Я з нетерпінням чекаю кожної зустрічі з ними. Вважаю її справою першорядної важливості, тому що вони знають, як привернути мою увагу, - каже Една. - У них в команді всі такі. Це як ковток свіжого повітря».

Коротко кажучи, будьте дисциплінованими, ввічливими і добре підготовлені, і клієнти скажуть вам спасибі.

Частина друга. Дисциплінованість

Як стати дисциплінованим, щоб бути чітким і послідовним

Глава 5. Ментальна м'язова пам'ять для вдосконалення стислості

Коротко кажучи, недостатньо знати, чому потрібно говорити менше. Є чотири перевірених методів, які гарантують натренованість цієї м'язи.

Тренування стислості

Намагатися пояснити, що таке лаконічність, - амбітне рішення. Коли я почав писати цю книгу, друзі та близькі часто запитували мене: «Як справи?» Питання нехитрий, але на нього важко відповісти коротко. Тому я вирішив, що мені потрібна метафора.

«Як рубка лісу. Недостатньо просто взятися за сокиру, - відповів я, - треба продумати, як рубати дерево». Книга про стислості не може стосуватися лише причини її потрібності. Необхідний план - детальний опис того, як ви будете змінюватися. За довгі роки роботи я спостерігав, як до представників різних професій приходить осяяння і вони стають лаконічними. Я допомагаю зайнятим керівникам, суворим військовим, директорам з продажів і багатьом іншим впоратися з труднощами на цьому шляху.

У другій частині книги я навчу вас, як вдосконалити цей навик. Я ґрунтуюся на чотирьох підходах. Для розвитку ментальної м'язової пам'яті, тобто звичок, які потрібно виробити і від яких не варто відмовлятися ні за яких обставин (оскільки саме вони роблять нас кваліфікованими фахівцями), ви можете використовувати один з них або всі разом. Даний підхід передбачає наступні дії:

• Складіть карту пам'яті. Карти BRIEF застосовуються для лаконічного вираження думок і скорочення обсягів інформації.
• Розкажіть історію. Для чіткого, послідовного та переконливого пояснення застосовується сторителлинг.
• Поговоріть. TALC Tracks перетворюють монологи в керовані діалоги.
• Покажіть. Наочні матеріали привертають увагу і викликають інтерес.

Кожен з підходів допомагає керувати увагою і підтримує концентрацію на потрібному рівні.

Коротко кажучи, недостатньо знати, чому потрібно говорити менше. Є чотири перевірених методів, які гарантують натренованість цієї м'язи.

Глава 6. Складіть карту пам'яті: інтелект-карти до карт BRIEF

Коротко кажучи, фахівці помилково відмовляються від складання планів, але карта BRIEF - це новий візуальний інструмент планування, який готує вас до стислості.

Вчитель англійської мови в 11-му класі був прав

Працювати на основі тез - відмінна ідея. Як глава великого сімейства я частенько перевіряю домашнє завдання у своїх дітей. І хоча іноді це не дуже приємно, я з готовністю виступаю в ролі їх слухача. І я завжди прошу їх писати тези. «Я людина зі світу бізнесу, - кажу я їм. - Готовий допомогти вам, але спочатку ви повинні скласти для мене план того, що хочете сказати».

Моя дочка Ізабель писала складну курсову роботу про свободу слова. Для курсу, на якому вона вчилася, це був дуже важливий проект. Вона працювала над ним кілька місяців, текст не повинен був перевищувати восьми сторінок. «Тату, у мене стільки матеріалу, я не знаю з чого почати», - поскаржилася Ізабель.

«Не хвилюйся, просто покажи мені свої тези», - сказав я, розуміючи, що її вчитель теж їх чекає.

«Вони у мене вже є».

«Добре, покажи мені», - відповів я. Але тез я так і не дочекався. Вірніше, вона швиденько накидала їх прямо у мене на очах, і я навіть не зміг зупинити її.

«Прочитай кілька перших сторінок курсової, мені важливо знати, що я на вірному шляху», - попросила Ізабель. Я занурився в читання і почав вносити правки. Сам того не помічаючи, я покреслив червоною ручкою всю її роботу. Вона стала її захищати. Це було неприємно для нас обох. Ми б уникли цієї незручної ситуації, якщо б Ізабель склала тези. Схематичний план організовує думки, виділяє пріоритети і допомагає уникнути багатослів'я.

Правда, професіоналам здається, ніби з роками для них необхідність складання плану відпадає. В школі план - обов'язкова вимога, але з віком ми відмовляємося від нього. Як не дивно, це особливо яскраво проявляється при підготовці важливого повідомлення - мови, звіту або електронного листа. В них не проглядається жодної структури. Це найбільша помилка з усіх можливих. Особливо якщо взяти до уваги величезну кількість інформації, з якою доводиться мати справу і звідки треба виборювати головне.