Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Автор: Джозеф Маккормак

Анотація

Шанс досягти успіху в бізнесі сьогодні має той, хто здатний домогтися стислості і ємності в комунікації. Концепція BRIEF допоможе зробити з інформації будь-якого обсягу чітке повідомлення і використовувати можливості інфографіки і відео, щоб перетворити презентацію-монолог у переговори. Ця книга - відмінне підмога для тих, хто хоче ясно і чітко доносити свої думки в будь-якій формі, щоб заощаджувати свій і чужий час і бути почутим в епоху інформаційної перевантаження.

Якщо вам сподобався даний фрагмент, придбати та завантажити книгу можна на Літрес

Передмова

Чому книга носить таку назву?

У нашому світі дефіциту уваги бути коротким дуже важливо, але рідко виходить. Втрата навичок висловлювати думки чітко і лаконічно може стати катастрофою. Ми даремно витрачаємо час, гроші і ресурси, приймаємо сумбурні рішення, відкидаємо стоять ідеї, направляємо людей не в те русло, здійснюємо угоди, які загальмовують процес.

Як засновник спеціалізованого маркетингового агентства, допомагає Harley-Davidson, BMO Harris Bank, MasterCard, W. W. Grainger і багатьом іншим чітко формулювати свої повідомлення, я знаю, що такий навик - рідкість. Керівники бізнесу і військові скаржаться мені на одні і ті ж речі. Нечіткі повідомлення не досягають мети. Люди не хочуть дивитися на їх компанії з різних точок зору. Нудні, затягнуті презентації виявляються безрезультатними. Щоб у перевантаженому інформацією, сверхзанятом суспільстві бізнес досягав успіху, потрібно покінчити з нечіткістю. Ось я і вирішив написати цю книгу - покрокову інструкцію про те, як швидше повідомляти головне.

Навчитися перетворювати складне на просте може кожен. Пропрацювавши декілька років, я отримав пропозицію створити навчальний курс для командування військ спеціального призначення США, розташованого на військовій базі Форт-Брегг. Виявилося, що деякі представники вищого військового керівництва не вміють правильно доносити інформацію. Вони зізнавалися: їх інструктаж перед виконанням критично важливих завдань опинявся тягучим, перевантаженим деталями, і його неможливо було зрозуміти.

Робота з перетворення військ спецпризначення дає неймовірні результати. Саме так народилася ця книга. Вона пов'язана з ефективною комунікацією. Це свого роду методика «шість сигм»2 для сфери мови. Провівши всього кілька занять по складанню плану майбутнього виступу, я відчув результати. Учасники курсів вдосконалили навички оповідання і могли лаконічно й аргументовано пояснювати складні завдання. Вони доносили інформацію ефективно і зрозуміло, приводячи ясні приклади і переконливі доводи, а також менше використовували презентації в PowerPoint. В результаті ці керівники сприяли більш продуктивного діалогу.

Один з учасників прокоментував це так: «Різниця разюча. Наші бріфи можуть довести, що менше - значить краще». Думаю, уроки, які допомогли представникам військ спецпризначення США, можна використовувати і в корпоративному світі. Вони можуть стати в нагоді тим, хто хоче бути логічним і зрозумілим, виступаючи перед публікою. Ви зайнята людина, тому я написав книгу, яка почне приносити користь відразу. Читайте, дотримуйтесь рекомендацій, і ви навчитеся говорити ясно і переконливо, позбудетеся від багатослів'я і неточності мови.

Книга побудована навколо нової формули ADD: обізнаність (awareness), дисциплінованість (discipline), рішучість (decisiveness).

Частина перша - «Обізнаність». У ній роз'яснюється, чому потрібно дотримуватися високих стандартів стислості промови.

Частина друга - «Дисциплінованість». Описує концепцію BRIEF, яка використовується для формування ментальної м'язової пам'яті, необхідної для ефективної комунікації.

Частина третя - «Рішучість». В ній розглядається вміння розпізнавати ключові моменти, коли необхідно чітко передати найважливіше.

Короткі висновки

Стислість - це один з варіантів для вибору

Якщо ви хочете отримати більше - менше говоріть. Той, хто прагне досягти успіху в світі дефіциту уваги, - фахівець ефективної комунікації. Такі люди виділяються. Їх ідеї зрозумілі, а компанії - успішні. Прийміть за аксіому, що стислість - це закон спілкування.

BRIEF береться за вирішення проблеми, яка не зникне, поки ми не навчимося ефективно доносити інформацію і не зробимо так, щоб наші ідеї виділялися.

Готові?

Це не займе багато часу.

Як побудована ця книга

Як читати цю книгу

Книга побудована таким чином, що вона легко читається і відразу приносить користь. У неї чітка структура та наочні ілюстрації.

Короткі висновки. Ці невеликі статті резюмують розуміння стислості. Фігурка військового, зображена біля кожної з них, нагадує про дисципліну і продуманому підході, що дає впевненість у тому, що наші міркування логічні і зрозумілі.
Основи стислості. Цей набір значущих прийомів необхідний для вміння бути лаконічним. Точне розуміння базових основ - ключ до ефективної комунікації.
Увага керівника. Знайомтеся: перед вами два типи сучасних керівників. Невміння оточуючих бути короткими накладає на їх життя серйозний відбиток. Кожна ілюстрація відображає проблеми, з якими вони стикаються, і те, як стислість здатна поліпшити ситуацію.

Частина перша. Обізнаність

Підвищена обізнаність у світі, який прагне стислості

Розділ 1. Чому стислість життєво необхідна

Коротко кажучи, керівники - зайняті люди, а ваші невиразні презентації губляться у величезному потоці інформації, яку вони отримують щодня.

Говоріть по суті, або платіть високу ціну

Ви не можете втратити шанс бути короткими. В цьому різниця між успіхом і провалом. І якщо вам здається, ніби все це давно відомо, - ви помиляєтеся. За двадцять років я вислухав від керівників і менеджерів безліч історій про те, як нездатність відразу перейти до головного оберталася катастрофою.

Ось кілька прикладів.

Висхідна зірка згорає. Розумна, яскрава і талановита дівчина вважається у керівництва перспективною співробітницею. Але всім відомий її недолік: вона не вміє доводити до кінця великі угоди, оскільки не здатна вчасно замовкнути. Балакучість заважає їй виконувати завдання, де потрібно особисте спілкування з клієнтами.
Угода виявляється незавершеною. Уклавши з новим клієнтом контракт на 500 000 доларів, менеджер з продажу шокований. Він дізнається, що співробітник техпідтримки переконав клієнта, що той придбав значно більше техніки, ніж йому необхідно. Це знизило суму угоди на 200 000 доларів.
98-сторінкова лекція. Віце-президент зі зв'язків з громадськістю очікувала отримати одностраничное резюме про продукт. Однак виявила в пошті файл майже в сотню слайдів, який засмітила папку вхідних листів.
Герой, про якого не розповіли. Поліцейський хотів повідомити про благородство свого колеги, розповівши про нього журналісту спеціалізованого видання, але не зміг чітко викласти суть справи. В результаті журналіст збитий з пантелику, а стаття не написана.
Обід з неприємним присмаком. Триста керівників з працею викроїли час на акцію по збору коштів для некомерційної організації. Основним спікеру виділили 20 хвилин на виступ після обідньої перерви. Він значно перевищив регламент, і через годину зал наполовину спорожнів. Підсумок - благодійна акція не вдалася.

Думаю, головне ви зрозуміли. Сучасний світ перевантажений інформацією, і, якщо ви не вмієте чітко доносити своє послання та швидко завойовувати увагу оточуючих, ви втрачаєте аудиторію.

Керівник - це людина, якого відривають від справ

Одного разу я познайомився з Едом. Як і багато сучасних керівників, він легко відволікається. «У моєму житті та у мене в голові все вирує, - скаржився він. - Таке відчуття, що протягом дня мозок постійно піддається атакам. Нескінченні електронні листи, зустрічі, дзвінки, зовнішні подразники, потоки інформації. Це дуже важко».

Потім він продовжив: «Кілька тижнів тому у мене була важлива зустріч з агентством з приводу запуску нової рекламної кампанії, розрахованої на молодіжну аудиторію. Привернути увагу цього сегмента складно, тому мені хотілося познайомитися зі стратегіями, тимчасовими рамками і планами агентства».

Незважаючи на те, що Ед не любить зустрічі, його інтерес до даної теми був високий. Коли я запитав, як пройшла розмова, він відповів: «У нашому розпорядженні було всього годину. В агентстві мене запевнили, що презентація складається з декількох слайдів. Але при цьому вони запропонували масу корисних відомостей про дослідженнях і рекомендаціях. І хоча показ слайдів не перевищував запланованого часу, кожен з них був максимально інформативний».

«Ймовірно, вони намагалися бути короткими, - резюмував я. - Але звучить так, ніби їм хотілося торкнутися якомога більше питань і обійняти неосяжне».

«Це лише півбіди, - сказав Ед. - Через п'ять хвилин після початку зустрічі задзвонив мій телефон. Спочатку мені здалося, що він в кишені, - здалося, ніби нога вібрує. Але зрештою я знайшов його в сумці. Іншими словами, я вовтузився у пошуках телефону, не звертаючи на презентацію ніякої уваги».

Основи стислості

«Недоговореність 600 слів», або Як впоратися з багатослів'ям

Людина вимовляє близько 150 слів за хвилину, хоча обробити може в п'ять разів більше - до 750.

Ви розмовляєте з колишніми однокурсниками, і вони пригадують кумедні випадки з минулого. Поки друзі докладно описують ваші подвиги, в голові спливають спогади про випускному класі і дівчині, яку ви тоді любили. Вам не забути, як сумно закінчилися ці відносини. Подумки переживаючи заново драматичну сцену розриву, ви при цьому як ні в чому не бувало смієтеся разом з приятелями. У вашому мозку одночасно вміщаються два окремих потоку думок.

Явище, при якому ви думаєте про своєму і при цьому активно берете участь у стороннього розмові, називається «недоговореність 600 слів». Цей процес відбувається постійно і виглядає наступним чином. Людина вимовляє близько 150 слів за хвилину, хоча обробляти може в п'ять разів більше - до 750 слів. Тому, коли хтось каже, у вас в запасі є 600 слів за хвилину для роздумів на іншу тему. Цей розумовий резерв присутній завжди, коли ви говорите або слухаєте. Ось причина багатьох проблем, що робить стислість необхідною. Проте у цього явища є певні наслідки:

Іноді настає інформаційний потоп. Під час розмови у вас з'являються ідеї, якими ви несподівано для всіх починаєте ділитися.
Це діє як спусковий гачок. Коли ви говорите або слухаєте, будь-який сторонній подразник може призвести до втрати концентрації.
Їм необхідно управляти. Говорячи або слухаючи, ви відповідальні за управління своїми «недосказанными 600 словами».

«Виявилося, що це було повідомлення від дружини. Звичайно ж, я поспішив його перевірити. Вона написала про прострочення платежу за навчання дочки в коледжі, який я повинен внести. Потрібно було відповісти», - продовжив Ед.

«Буває! Адже Вас легко знайти, де б ви не були», - поспівчував я.

«Вірно, але на цей раз я був на дуже важливій зустрічі, вона почалася лише десять хвилин тому, і представники агентства почали задавати мені питання. Я насторожився, бо до цього не слухав дуже уважно», - зізнався він.

«Неначе вчитель викликав вас до дошки в той момент, коли ви витали в хмарах», - припустив я.

«Вірно. Тому я вибачився і спробував зосередитися. Подумки звинувативши у всьому дружину, я запропонував співрозмовникам повернутися до теми. Все ще думаючи про свої проблеми, я все-таки націлився уважно слухати. Але тут хтось постукав у двері. Виявилося - колега. Вона попросила мене вийти на хвилинку, щоб обговорити важливу справу. Ми поговорили про проект, за яким я повинен був прийняти рішення. Минуло чотири хвилини, перш ніж я перервав її», - сказав Ед.

У цей момент стає зрозуміло, що зустріч покотилося під укіс.

«Я повернувся і знову вибачився. Співрозмовники поставилися до ситуації з розумінням, але інтерес до бесіди почав вичерпуватися, а часу на обговорення залишалося все менше. Через кілька хвилин я усвідомив: ми не зможемо закінчити вчасно. Стало очевидно, що вирішити всі поставлені питання вже не вдасться, і я занепокоївся про наступну зустріч, яка повинна була ось-ось розпочатися».

«Ви перенесли зустріч з агентством?» - поцікавився я, намагаючись зрозуміти, усвідомив він до того моменту, що повернути увагу співрозмовників або отримати від них короткий виклад суті справи було вже неможливо.

«Ні, я просто відчув роздратування. Напруга, якого не було на початку зустрічі, почало наростати».

«Змогли представники агентства пристосуватися до обставин і підвести підсумки?»

«Не зовсім. Вони розуміли, як я зайнятий, але, щоб дійти до суті, їм знадобилося п'ятдесят хвилин. У презентації занадто довго не говорилося про головне, в ній не було чіткого послання. Я знав, що вони прекрасні люди, але всі наші зусилля пішли прахом».

«Чому так сталося?»

«Не знаю, кого звинувачувати. Але таке зі мною трапляється все частіше. Простіше і зрозуміліше не стає. Дні пролітають, а накопичені недоробки ведуть до моторошної завантаженості», - зітхнув Ед.

«А що якби представники агентства змогли краще керувати вами?»

«Мною? - здивувався Ед, але потім подумав і сказав: - Можливо, ви праві. Я перевіряв повідомлення, мене відволікали. Але їм все одно слід було викласти суть набагато коротше».

«Ед, світ не стає простіше, і зміни не перестануть відбуватися - я намагався пояснити. - Дзвінки, електронні листи, повідомлення, соціальні мережі та інші подразники, які вимагають постійної уваги, нікуди не дінуться. Агентство, так і всі, кому потрібно привернути вашу увагу, повинні пристосовуватись до вас і керувати вами, розуміючи, що все це - частина вашого життя. Ви не оцінили співрозмовників, тому що вони не змогли придумати, як припинити вашу нескінченну гонку за дрібницями і допомогти зосередитися».

Хто повинен пристосовуватися, якщо повідомлення не сприймається

Те, що сталося з Едом, звичайна ситуація для керівників. Хто винен? Одні розумні люди виступають перед іншими - зайнятими, перевантаженим інформацією, постійно отвлекаемыми і часто втрачають терпіння. Не отримуючи очікуваного відразу, вони закінчують розмову. Ймовірно, ви не раз опинялися в ситуації, коли вам потрібно було привернути увагу чергового Еда. У вас маса чудових ідей та інформації, якими хочеться поділитися. Як домогтися від іншої людини, щоб він вас вислухав?

Сучасне багатозадачне мислення - це перешкода, а стислість - ключ до її подолання. Якщо вам здається, що виділений годину - це можливість відкладати до останнього найважливіше, то ви неодмінно програєте. Ви втратите аудиторію (неважливо, однієї людини або сотню) в перші п'ять хвилин. Але якщо вам вдасться привернути її увагу і правильно з нею працювати, то ніщо не зможе зіпсувати вашу презентацію. Ключові думки повинні прозвучати протягом перших п'яти хвилин, а не в кінці годинної промови.

Майстер стислості говорить менше, а встигає більше.

Головне - розрахунок часу

Підходити до лаконічності виключно з точки зору часу - помилка. Як каже один медіатренер з Нью-Йорка, «стислість пов'язана не стільки з часом. Набагато важливіше те, наскільки довгим здається слухачам ваш виступ».

Короткі висновки

Стислість пов'язана не тільки з часом

Не існує якоїсь певної кількості часу (підрахунку слів, секундоміра), яка чарівним чином визначає стислість. Бути лаконічним значить виражати свої думки коротко. Не поспішайте вимовляти багато слів. Завжди думайте про те, як повідомити більше, сказавши менше.

Не можна однобоко трактувати принцип «не терпить». Він не означає, що потрібно використовувати якомога менше часу, а передбачає його максимально ефективне застосування.

Баланс BRIEF: гармонія чіткості, послідовності і переконливості

Не всі чекають від інших стислості. Тім Макгуайр, президент National Merit Scholarship Corporation5, організації, яка щорічно видає 10 000 кращим старшокласникам гранти на суму 50 млн доларів, розповідає: «щороку доводиться враховувати масу деталей, коли стикаєшся з абсолютно новою групою з півтора мільйонів чоловік. І щороку ми розмовляємо з геніями, які залишаються непоміченими з-за обмеженого фінансування». Конкурс жорсткий, кожна заява містить кількість балів кандидата, і всі вони практично однакові.

Макгуайру і National Merit Scholarship Corporation потрібні фіналісти, докладно, без удаваної скромності викладають відомості про свої досягнення. І хоча потенційним стипендіатам потрібно розкрити більше деталей, їм слід дотримуватися принципів стислості. Це пошук компромісу між ясністю, послідовністю та переконливістю. Всі три складові повинні знаходитися в рівновазі.

Кандидатам, які намагаються як можна більш докладно описати свої переваги в ході одного з фінальних інтерв'ю, треба висловлюватися чітко і ясно. Так легше уявити сильні сторони проекту. Їм необхідно бути переконливими і послідовними, а інтерв'юер повинен бачити: кандидат здатен окреслити ситуацію так, щоб виділитися на загальному фоні.

Бути коротким - не значить бути просто послідовним. Знайдіть золоту середину між оптимальною кількістю часу і тим, як зробити своє повідомлення настільки привабливими, щоб змусити слухача діяти в потрібному вам ключі.

Коротка перерва

Давайте ще раз з'ясуємо поняття стислості. Ми все частіше вважаємо, що вона змушує нас вимовляти мінімум слів, збільшуючи тим самим вірогідність беззмістовності сказаного.

Берні Триллинг, засновник і CEO компанії 21st Century Learning Advisors і співавтор книги 21st Century Skills: Learning for Life in Our Times, ввів поняття поверхневої стислості і глибинної стислості, які чітко розмежував. «Поверхнева стислість означає послідовність без розуміння, - каже Триллинг. - Глибинна стислість - це лаконічність у поєднанні зі знанням».

Стислість починається з глибокого розуміння. Лише досконало знаючи предмет, можна зробити чітке і змістовне узагальнення. «Спочатку потрібно заглибитися в суть і на якийсь час опинитися збитим з пантелику, - пояснює він. - А потім повернутися з чітким розумінням, яке формується на основі більш повного бачення. Тільки так ви зможете бути лаконічним».

Стислість може показати, наскільки ви засвоїли отриманий під час навчання досвід. «Правильна оцінка з'являється тільки в результаті ґрунтовної роботи, - каже Триллинг. - Ви повинні передавати її зміст. Неможливо поділитися всім і відразу, тому що тоді ваша аудиторія змушена буде провести той же обсяг досліджень».

Вміння бути коротким вимагає наполегливої праці і великої кількості часу. Ретельне вивчення і аналіз, виконані заздалегідь, дозволяють вашої аудиторії уникнути зайвої роботи.

Перерва закінчилася. Вперед.

Глава 2. З увагою до уваги

Коротко кажучи, в сучасному світі з надлишком інформації і зовнішніх подразників, де люди неуважні і нетерплячі, потрібно повідомляти головне до того, як аудиторія почне відволікатися.

Стислість як миттєве зняття стресу

Як-то коуч по ефективності сказав мені: «чи ви знайдете ділової людини, який в кінці дня скаже, що його розумова працездатність все ще висока і він здатний щось зробити». Ви працюєте серед людей, які знаходяться в постійній напрузі. Висловлюючи свої думки коротко, ви полегшуєте їм життя. Вони пам'ятають про це і вдячні вам.

Які джерела постійного стресу керівників?

1. Наплив інформації: нескінченний потік слів, зображень та звуків, а також дані з соціальних мереж.

2. Неуважність: нездатність концентруватися на чомусь одному довше 10 секунд.

3. Зовнішні подразники: постійний потік завдань, які вимагають часу і роздумів.

4. Нетерплячість: зростаюча жага швидких результатів.

Це ваш світ, і мій теж. І він стає тільки гірше.

У боротьбі з перевантаженістю

Ми мислимо ясно, коли відчуваємо під ногами твердий грунт. Опинившись на затопленій ділянці, ми шукаємо лише одне - рятівний острівець. Люди тонуть у потоці інформації - така жорстока реальність. Вона захльостує нас, де б ми не були.

Сучасні керівники, не встигнувши прокинутися, хапаються за смартфони, щоб перевірити повідомлення, електронну пошту, оновлення, спортивні новини, ціни на акції та інше. За сніданком потрібно прочитати та опублікувати твіти або пости в Facebook. По дорозі на роботу вони роблять дзвінки, відправляють і отримують листи, намагаючись одночасно «розслабитися», слухаючи музику.

Приїжджаючи на службу, вони отримують прохання про зустрічі, стикаються з великою кількістю листів, відео на YouTube, електронною розсилкою своєї компанії і голосовими повідомленнями. Потім вони занурюються в корпоративний портал. А адже робочий день ще навіть не розпочався. До того часу, коли ви з'являєтеся на сцені, їх увагу вже знижено. Зростаючий обсяг електронних листів, повідомлень, запрошень на зустрічі і спливаючих нагадувань змушує їх в ході зустрічі з вами нескінченно перевіряти свій телефон.

І хоча час від часу вони будуть кивати головою, не сподівайтеся, що вони вас чують. Це просто ввічливість. Щоб перемогти ворога, треба знати його в обличчя. Нижче перераховані чотири сили, які постійно протистоять вам.

1. Наплив інформації - вода прибуває

«Це все одно що намагатися пити з пожежного шланга». Так один письменник характеризує сучасний світ, перевантажений інформацією.

Моя знайома жінка-керівник пояснила це так: «Щодня у мене дві зустрічі. Кожна триває по годині. Деяким потрібно п'ятдесят хвилин, щоб дійти до суті. І мені може не вистачити уваги на такий тривалий період часу. А комусь достатньо десяти хвилин, щоб повідомити головне. Залишилися п'ятдесят хвилин ми обговорюємо деталі. У першому випадку відсутні ясність і швидкість. У другому - приступають відразу до справи. Цілком імовірно, що в обох випадках йдеться про одне й те ж. В кінці робочого дня усім нам хочеться, щоб зустрічі проходили за другим сценарієм».

Короткі висновки

Ваша аудиторія тоне, і стислість - її рятувальний круг

Книга The Elements of Style - чудове керівництво, навчальне писати книги, - містить менше 100 сторінок. В ній Елвін Брукс Вайт описує манеру Вільяма Странка: «Червоною ниткою [через книгу] проходить почуття глибокої симпатії, яке автор відчуває до читача. Уілл зрозумів, що більшу частину часу читач, людина, завалений проблемами, подібний увязшему в болоті і що обов'язок будь-якого, хто пише, - швидко висушити болото і витягнути потопаючого на сушу або принаймні кинути їй рятувальний круг».

304 ЕЛЕКТРОННИХ ЛИСТИ НА ТИЖДЕНЬ ОТРИМУЄ РЯДОВИЙ СПІВРОБІТНИК

150 РАЗІВ У ДЕНЬ ЛЮДИНА ПЕРЕВІРЯЄ СВІЙ СМАРТФОН

28 ГОДИН ЩОТИЖНЯ ВИТРАЧАЄ РЯДОВИЙ СПЕЦІАЛІСТ НА ЕЛЕКТРОННУ ПОШТУ

Згідно з даними Atlassian, компанії з розробки програмного забезпечення, середньостатистичний фахівець отримує 304 електронних листи на тиждень. А в щорічному звіті про інтернет-тренди компанії Kleiner Perkins Caufield & Byers's зазначено, що ми перевіряємо свої телефони до 150 разів у день.

У 2012 році Роджер Бон і Джеймс Шорт з Каліфорнійського університету в Сан-Дієго опублікували в The International Journal of Communication наступну інформацію: «У 2008 році американці витратили близько 1,3 трлн годин на отримання відомостей, які не є для них необхідністю. Це майже 12 годин в день на людину».

85 % ЧАСУ CEO ВИТРАЧАЄ НА ЗУСТРІЧІ І ЗАХОДИ

У тій же статті говорилося, що людина в середньому сприймає до 100 500 слів в день, а рядові співробітники витрачають до 28 годин на тиждень на електронні листи, пошук інформації та взаємодію з іншими працівниками компанії.

І цей ритм лише прискорюється. Так, в квітні 2013 року аналітична компанія The Radicati Group повідомила, що «основний трафік електронної пошти припадає на ділові листи, загальна кількість яких перевищує 100 млрд у день». Оскільки електронна пошта - основний спосіб комунікації в бізнесі, «цей тренд буде розвиватися і далі, і до кінця 2017 року кількість вхідних і відправлених ділових листів по електронній пошті буде налічувати понад 132 млрд у день».

Якщо ви CEO, то час ще більш швидкоплинний. Дослідження під назвою What do CEOs do? («Чим займаються CEO?») виявило, що «більшу частину часу (85 відсотків) вони витрачають на інших людей. Зустрічі займають до 60 відсотків їх робочого графіка, а решта 25 відсотків витрачаються на телефонні дзвінки, конференц-дзвінки і заходу».

Ми завжди на зв'язку - в машині, вдома, на роботі. Світ навколо нас - суцільний джерело інформації. Суть в тому, що мистецтво стислості, ваша здатність швидко повідомляти головне, відіграє вирішальну роль в тому, чи ви будете почуті і проб'ється в життя ваша ідея.

2. Неуважність - м'яз втрачає тонус

Такий наплив інформації знижує здатність концентруватися і виділяти пріоритети. Більшість досліджень говорить про те, що середня тривалість концентрації уваги за останні п'ять років знизилася з дванадцяти секунд до восьми.

Як вважає Девід Рок, автор книги Your Brain at Work, якщо протягом тривалого часу нас постійно переривають, наші розумові здібності знижуються. Він, зокрема, пише: «Змінюйте свій фокус 10 разів на годину (одне дослідження показало, що офісні співробітники роблять це 20 разів на годину), час вашого продуктивного мислення - лише частина можливого. Менше енергії означає менше здатності зрозуміти, вирішити, згадати, запам'ятати і увібрати. Результат - помилки при виконанні важливих завдань».

Керівники всіх рівнів постійно говорять мені, що до кінця робочого дня вони повністю виснажені і відчувають себе так, немов у них синдром дефіциту уваги (СДВ). Увага стає нестійким і несфокусированным. Насправді деякі вчені вважають, що у людей, які «завжди на зв'язку» і постійно сприймають інформацію, рівень IQ тимчасово знижується на 10 пунктів.

Крім того, група дослідників Стенфордського університету вивчила поведінку людей, часто працюють в режимі багатозадачності, і виявила наступне: приділяючи увагу різним формам засобів інформації, вони мають більше труднощів, ніж ті, хто працює у режимі багатозадачності час від часу. «Перебуваючи в ситуації, коли інформація надходить з різних зовнішніх джерел або з власної пам'яті, вони не в змозі відокремити те, що не має відношення до їх поточної мети, - говорить автор дослідження Ентоні Вагнер. - Така нездатність до фільтрації говорить про те, що неактуальна інформація заважає їх роботі».

Життя сучасного керівника

Фахівці постійно стикаються з тим, що іншим потрібні час і увагу. Вони вже не справляються.

Уявіть, що стійкість уваги - це м'яз. Вона починає втомлюватися, якщо працює протягом всього дня і робить різні рухи. Рівень уваги людини зранку набагато вище, ніж до вечора. Якщо ми сприймаємо всю інформацію однаково, то це все сильніше впливає на нашу здатність концентруватися протягом певного періоду.

3. Зовнішні подразники - частота їх впливу повинна насторожувати

Дослідники стверджують, що рядового співробітника переривають кожні вісім хвилин, тобто шість-сім раз на годину. Іншими словами, його відволікають від 50 до 60 разів протягом восьмигодинного робочого дня. Ми і самі себе відволікаємо. Гадаю, вам знайома така ситуація: ви працюєте над складним завданням, а в цей час інша задача - простіше й цікавіше - починає вимагати вашої уваги. Зазвичай з'являється бажання займатися саме нею. Майже по Павлову.

Наприклад, я в повній тиші працюю над важливим проектом - читаю, пишу, проводжу глибокий аналіз. А потім кажу собі: «щось я втомився. Не пора перевірити телефон?» У підсумку я припиняю своє складне заняття.

60 РАЗІВ ПРАЦІВНИК ВІДВОЛІКАЄТЬСЯ ПРОТЯГОМ ДНЯ - ОДИН РАЗ КОЖНІ ВІСІМ ХВИЛИН

25 ХВИЛИН ПОТРІБНО, ЩОБ ПОВЕРНУТИСЯ ДО ЗАДАЧІ, ПІСЛЯ ТОГО ЯК ВАС ВІДВЕРНУЛИ

у 588 МЛРД ДОЛАРІВ БІЗНЕСУ ЩОРІЧНО ОБХОДЯТЬСЯ ВІДВОЛІКАЮЧІ ПЕРЕШКОДИ

Або так: я читаю електронний лист від колеги. Воно довге і виснажливе. Мені важко зосередитися, тому що в тексті не розкрита суть. Я вирішую відкласти читання і зайнятися менш обтяжливою справою, наприклад, перевірити пошту або написати комусь.

Глорія Марк, професор інформатики Каліфорнійського університету в Ірвайні, виявила, що пересічний працівник проводить за виконанням завдання 11 хвилин і 4 секунди, перш ніж його хто-то перерве або він сам переключиться на щось інше. Вона пояснює: після такого переключення уваги потрібно в середньому 25 хвилин, щоб повернутися до виконання першого завдання. За даними дослідження Basex, середньостатистичний працівник втрачає 2,1 години в день на «незначні перерви і подразники». Такі перебої в роботі обходяться бізнесу дорого і складають 588 млрд доларів втраченої прибутку в рік.

Електронна пошта - найбільший подразник. Карен Рено, Джудіт Рамсей і Маріо Хаїр опублікували в International Journal of Human-Computer Interaction результати свого дослідження, згідно з яким «офісні службовці, які працюють з комп'ютерами, постійно відволікаються на читання вхідних листів та написання відповідей. Для них звично заглядати в свою поштову скриньку по 30-40 разів на годину (хоча, якщо запитати, як часто вони це роблять, люди повідомляють набагато менші цифри)».

4. Нетерплячість - лід стає все тонше

Умови сучасного робочого процесу налаштовують вас на очікування того, що все у світі відбувається швидше. Наприклад, якщо ви читаєте текст на планшеті, перевернути сторінку можна дотиком пальця. Це так просто. Ми зберігаємо величезні обсяги інформації на тонкому планшеті і можемо переміщатися по ній, роблячи лише одне рух. Якщо я хочу прочитати Wall Street Journal, то скачую текст. Щоб отримати його, мені нема чого виходити з дому. Він завантажується за кілька секунд. І ось я вже читаю, сидячи на дивані з чашкою кави, моментально приготованого кавоваркою. А коли сторінка довго завантажується, я засмучуюсь.

Ми не витрачаємо багато часу на виконання одного завдання. Скільки часу в середньому проводить американець на одній веб-сторінці? 56 секунд. А як щодо перегляду відео на YouTube? У 2010 році ми витрачали на це близько 3,95 хвилини. Технології створили неписане правило: все буде відбуватися ще швидше. Тому, якщо ви не здатні роз'яснити суть справи за той час, що співрозмовник готовий витратити на вас, - він втратить терпіння. Це сприяє розвитку нетерплячості і в повсякденному житті, наприклад на зустрічах, де керівники проводять більшу частину свого часу. У книзі Meeting by Design Майкл Кларго стверджує: «Майже на половині зустрічей час використовується неефективно... у нас в два рази більше зустрічей, і тривають вони в два рази довше, ніж якщо б їх готували і проводили як слід».

Підхід компанії Google до цієї проблеми полягає в наступному: на стіні проектується зображення метрового секундоміра, який відраховує час для учасників зборів. Це допомагає уникнути перевищення встановленого регламенту. Величезні розміри годин нагадують учасникам про важливість кожної секунди. Час не зможе просочитися крізь пальці, якщо довжина хвилинної стрілки дорівнює довжині вашої руки.

Що це означає?

Якщо ви перевантажуєте чийсь робочий день зайвою інформацією, втручаєтеся, відбираєте час і ускладнюєте життя, ви лише сприяєте тому, щоб вас «вимкнули». Не формуючи підвищеної уваги до свого питання, ви провокуєте інших на те, щоб назавжди відмовитися від вас як від джерела інформації.

В наш час неможливо виїхати тільки за рахунок ідеї, яскравого заголовка або відведеного часу. Ви повинні зробити свою промову як можна більш компактною і легкою для розуміння. Необхідно максимально скоротити свої думки і повідомляти головне якомога раніше, інакше про вас забудуть.

Нова реальність: немає часу для довгих умовиводів

Така нинішня реальність. В ній неприйнятні довгі міркування, що приводять до глибоких висновків. Зараз для ефективного взаємодії потрібно вміти говорити заголовками і відразу ж захоплювати увагу публіки.

Наведу приклад з життя. Старшого віце-президента з корпоративних комунікацій, який проводив організаційні перетворення в компанії, довелося протягом року взаємодіяти з двома CEO і радою директорів і вирішувати питання колосальної важливості. Характер роботи віце-президента помітно змінювався, і йому доводилося постійно пристосовуватися. І рада директорів, і лідери галузі, і громадські діячі відчували його на міцність і часто виявляли нетерпіння.

З наших бесід стало ясно, що питання про стратегічні зв'язки мав першорядне значення. Йому гостро не вистачало часу, бо треба було формулювати чіткі та актуальні повідомлення для тих, хто не бажав вникати в деталі. У всіх ключових гравців були питання, всі чекали негайних відповідей. Члени ради директорів були дуже нетерплячі. Вони намагалися охопити своєю увагою і компанію, де працював цей віце-президент, і інші організації, якими вони самі керували або де консультували. Він пояснив, що вважає їх знання великими, але надто поверховими.

«Кожен виступ моїх співробітників проходить однаково: члени ради директорів перевіряють свої смартфони, вибачаючись за телефонні дзвінки, або порожніми очима дивляться в простір, - скаржився він. - Я зрозумів, що нам треба відразу приступати до суті, максимально скоротивши час спілкування, або нашої компанії буде завдано шкоди».

«Як інвестори вони не були зацікавлені в поступовому розкритті інформації. Нам потрібно було знайти спосіб подолати їх неуважність, відсутність інтересу і нетерплячість, тобто взаємодіяти з ними швидко. Це наш новий стандарт поведінки і наша нова реальність», - розповів він.

«Як же ви пристосовувалися, - запитав я, - враховуючи, що новий стандарт стислості приходить з усвідомленням того, що того запасу часу і уваги, які були у вас раніше, більше немає?»

«У моєму новому світі більше немає такої кількості часу, яке було раніше. Ми повинні повідомляти головне як можна швидше. Якщо не робити цього, ключові гравці приймуть рішення за нас», - сказав він.

Короткі висновки

Успішні люди вимагають стислості, вони не терплять її відсутності

Зайняті люди швидко втрачають терпіння, якщо їх колеги та підлеглі не можуть швидко викласти суть справи. Коли ваш день до відмови заповнений сотнями електронних листів і зустрічей, у вас немає часу слухати порожню балаканину.

В їхньому світі, як, напевне, і у вашому, стислість - нове негласне правило.

Перевірте себе

В який момент ефективніше всього починати спроби достукатися до аудиторії? Нижче наведено кілька запитань, які можна застосувати для оцінки свого вміння користуватися цим важливим навиком. Обдумайте, чи ви і ваша організація виконуєте наступні завдання.

Оцінка стислості

1. Чи можу я, слухаючи протягом години цінну, але складну для розуміння інформацію, узагальнити її в двохвилинному повідомленні?

2. Чи вдається мені сказати головне в перших п'яти рядках електронного листа?

3. Можна сказати, що мої презентації в PowerPoint містять не більше 10 слайдів з великою кількістю зображень і невеликою кількістю тексту?

4. Чи вмію я перетворювати складні ідеї прості історії, аналогії або кумедні випадки?

5. Чи вмію я професійно створювати заголовки?

6. Чи вмію я говорити просто, чітко і лаконічно, а не на корпоративному жаргоні, що збиває з пантелику?

7. Вловлюю я той момент, коли втрачаю увагу аудиторії?

У наступних розділах ми розглянемо, як вдосконалити ці навички і коли їх використовувати.

Новий професійний стандарт

Це абсолютно новий світ. Ви і ваша компанія збираєтеся виділитися на загальному тлі і привернути чиюсь увагу. Ви хочете запам'ятатися. Намагайтеся зацікавити оточуючих своїми ідеями. Всі інші будуть позаду. Настав час звернути негативний вплив дефіциту уваги собі на користь. Ощадлива комунікація - ваше нове перевагу.

Розділ 3. Чому ви боретеся скраткостью: сім смертних гріхів

Коротко кажучи, освоїти правила стислості важко. Тому що є сім малопомітних, які здійснюються несвідомо «смертних гріхів», які можуть цьому перешкодити.

Чому це так важко

Чому б у свій набір інструментів поряд з пунктуальністю і акуратним почерком не додати стислість? Немає жодної причини, по якій людині важко бути лаконічним. Любов до розмов здається логічною, але насправді це один із семи ключових факторів, які можуть стати смертельно небезпечними, якщо їх не контролювати.

З якими з них ви боретеся? Відповідайте чесно, тому що напевно деякі з них вам притаманні.

1. Боягузтво. «Я боюся, що мені важко це висловити. На цей рахунок є безліч точок зору». Займіть тверду позицію і відверто скажіть, що думаєте.

2. Впевненість. «Я знаю предмет настільки добре, що міг би говорити про нього годинами». Заощаджуйте наш час і не кажіть.

3. Безсердечність. «Це займе всього хвилину...» насправді? Хіба ви не бачите, як я зайнятий? Якщо ви не поважаєте час інших людей, хвилина перетворюється в годину.

4. Спокій. «Як тільки я починаю говорити, я заспокоююсь, і мене вже не зупинити». Ви можете взяти себе в руки і натиснути кнопку «Стоп»?

5. Плутанина. «Потерпіть. Це просто думки вголос». Якщо у вашій голові каша, навіщо ділитися нею з іншими?

6. Складність. «Це дійсно складна проблема. Її не можна пояснити просто». Але ваше завдання - полегшити для нас її розуміння.

7. Недбалість. «Я сказав це вголос?» Саме так. Наступного разу думайте, перш ніж щось сказати.

Недостатньо просто зрозуміти необхідність стислості. Потрібно піти далі і з'ясувати, чому вам так складно дістатися до суті. Стислість - це звичка. Для її формування звіряйтеся зі списком вад. Порівняйте свою ситуацію з наведеними нижче прикладами і визначте, в яких випадках мова про вас.

1. Боягузтво

Проблема. Ви ховаєтеся за порожніми словами і не наважуєтесь чітко висловити свою позицію. Ви побоюєтеся, що хтось поставить під сумнів вашу правоту чи не погодиться з вами, тому використовуєте жаргонні слівця або сленг і завжди йдете по шляху найменшого опору.
Приклад. Ви працюєте в міжнародній виробничій компанії і спеціалізуєтесь на логістиці каналів поставок. Це складний бізнес з безліччю підводних каменів, напружених ситуацій і з постійними змінами. Під час виступу ви обрушиваете на глядачів купу слайдів у програмі PowerPoint і без угаву сыплете жаргонными термінами, які призводять менеджерів в замішання: «Що він сказав?»
Наслідки. Ваша команда не знає, як розпорядитися пропонованими вами оцінками і вказівками, підсвідомо ставлячи під сумнів ваші лідерські здібності. «Що ж ви врешті-решт рекомендуєте, який план наступу?» Коли на передовій з'явиться хтось сміливіший і зрозумілий, відійти на другий план.

2. Впевненість

Проблема. Ви всезнайко і, на жаль, не можете стриматися від прагнення пояснити будь-яку, навіть саму незначну деталь. Можна сміливо стверджувати, що ви педант. Ви впевнені, що зможете провести урок за своєю улюбленою темою для цілого класу.
Приклад. Ви фахівець вузького профілю - з безпеки в інтернеті. Це тема ваших книг, доповідей, блогу, і вас часто запрошують виступити. На жаль, ці виступи довгі, нудні і переповнені технічними подробицями. Навіть розказані вами історії не захоплюють, а електронні листи схожі на дисертації.
Наслідки. Люди не люблять з вами розмовляти, тому що вас практично неможливо зупинити. Ви розумна людина, але не визнаєте свій недолік. Адресати ігнорують або навіть видаляють ваші електронні листи. Вузькоспеціалізовані знання в поєднанні з балакучістю заважають вашому кар'єрному зростанню.

3. Безсердечність

Проблема. Ви егоїстичні і не поважаєте інших. Навіть якщо ви поспішаєте, час завмирає, коли ви берете слово. Задаючи питання «Є хвилинка?», ви розумієте, що будете говорити нескінченно.
Приклад. Ви підходите до колеги (у якого ось-ось настане термін здачі роботи), щоб розпитати його про проект, над яким працюєте. Ви уважно заглядаєте йому в очі, встановлюючи зоровий контакт. Він змушений відкласти всі справи і слухати. А вам і в голову не приходить, що ви затримуєте. В душі він кипить від злості, так як вважає вас егоїстом, думаючим тільки про себе.
Наслідки. Коли люди бачать, що ви не поважаєте час, вони перестають поважати вас.

Короткі висновки

Коли вам починає подобатися те, що ви говорите, пора зупинитися

За словами експерта з ЗМІ Дена Броді, один з кращих моментів зупинитися тоді, коли ви отримали чітку відповідь на хвилююче вас питання, який ви хотіли б обговорити. Замовкніть вчасно, дозвольте слухачеві обміркувати ваші слова і запропонувати подальше обговорення теми. Назвемо це дозволеної паузою.

4. Спокій

Проблема. Ви дозволяєте собі зайву багатослівність в розмові зі знайомими. Така фамільярність веде до презрительному відношенню до співрозмовника і нестачі стислості. Ви використовуєте подвійні стандарти: зі значними людьми ви лаконічні, а з тими, кого добре знаєте, не в міру балакучі.
Приклад. П'ятниця, кінець робочого дня. Ви зустрічаєтесь зі своїм керівником, які повертаються з зустрічі. Він з ввічливості цікавиться вашими планами на вихідні, а у вас їх безліч. В середині вашого п'ятнадцяти хвилинного монологу начальник замислюється: «Може, мені не треба було питати? Або слід було вибрати іншу дорогу?»
Наслідки. Розмови про погоду - свій час і місце. Завжди варто пам'ятати: те, що цікаво для вас, може виявитися справжньою мукою для слухачів. До всіх треба відноситися однаково. Ми зайняті люди і чекаємо від вас лаконічності.

5. Плутанина

Проблема. Ви віддаєте перевагу думати вголос, якщо вам не цілком зрозумілий предмет ваших роздумів. Це велика помилка. Коли думки тільки зароджуються, вони, як правило, безладні і невизначені. І це нормально, але тільки до тих пір, поки ви не почнете демонструвати їх оточуючим.
Приклад. Ви керівник в будівельній фірмі. Вам подобається генерувати ідеї в процесі мозкового штурму. Не всі вони потрапляють в точку, але ви захоплені творчим процесом. Не в силах стримувати захоплення, ви описуєте черговий великий прорив. Навколишні мовчки слухають, як ваші думки розтікаються по древу і заплутуються в трьох соснах.
Наслідки. Навіть якщо ваша думка тільки формується, люди оцінюють вас і ваші здібності. Потрібно ретельно вибирати, коли, де і з ким думати вголос.

6. Складність

Проблема. Ви твердо переконані: деякі речі настільки складні, що їх неможливо спростити. Хоча весь світ високо цінує людей, які вміють висловлювати складні ідеї простою мовою.
Приклад. Дзвонить клієнт, щоб уточнити терміни доставки замовлення, яке виконується із запізненням. Ви в курсі всіх проблем, що гальмують проект, і даєте багатослівний відповідь, щоб виправдати несподівану затримку. Ваш співрозмовник дуже незадоволений. Тепер він ще й стурбований, чи не виникне проблем з якістю, якщо процес виробництва такої ж заплутаний, як і пояснення представника відділу обслуговування клієнтів.
Наслідки. Коли люди чекають простої відповіді, треба його дати. Не отримавши бажаного, вони втратять терпіння і довіру.

7. Недбалість

Проблема. Часто ви неакуратні в підборі слів. Ваші думки і слова плутаються, а співрозмовникам залишається тільки гадати, що ви хотіли сказати, і відчувати роздратування від неможливості вас зрозуміти.
Приклад. Ви тільки що повернулися після зустрічі з цінних клієнтом і хочете поговорити зі своїм керівником про статус нового контракту, тому телефонуйте йому пізно ввечері. Ви не очікували, що доведеться залишати голосове повідомлення, тому воно вийшло дуже розлогим. Ви розумієте, що це не найкращий вихід, але сподіваєтеся все прояснити завтра. Ви навіть відправляєте керівнику електронний лист (таке ж довге). У той же вечір ваш адресат перевіряє свою голосову та електронну пошту і починає сумніватися у вашій здатності спілкуватися з клієнтами.
Наслідки. Ваша розумова і словесна лінь змушує керівника задуматися над тим, чи готові ви до наступного завдання і підходите для цієї роботи.

При професійному взаємодії потрібно дотримуватися найвищих стандартів і насамперед думати про те, повідомляєте ви головне.

Змінюватися повинні ви самі. Не чекайте, що інші готові миритися з сімома вашими «смертними гріхами». Не забувайте про них, щоб навчитися бути бережливим співрозмовником і майстром стислості. Це дасть вам можливість швидко змінитися, що приведе до високих результатів в професійному спілкуванні.

Глава 4. «Великий вибух» стислості

Коротко кажучи, будьте дисциплінованими, ввічливими і добре підготовлені, і клієнти скажуть вам спасибі.

Історія успіху

Вміння стисло висловлювати свої думки - не обов'язково наслідок особистого негативного досвіду керівника. Бувають такі історії успіху, які відразу впливають на плани зайнятих людей. Наведу приклад.

Една, фінансовий директор компанії, розповіла мені про вдалий досвід роботи з однією з консультаційних фірм. Вона керівник вищої ланки, що працює в напруженому темпі і щодня опрацьовує масу інформації: перевіряє електронну пошту, відповідає на телефонні дзвінки і запитання співробітників. Вона вкрай затребувана, тому що має здатність обробляти великий обсяг даних і приймати швидкі рішення. Але, як і багато з нас, Една легко відволікається. Вона заводиться з півоберту і завжди прагне довести справу до кінця. Щоб домогтися її схвалення, потрібно заволодіти її увагою. Вона типовий сучасний керівник.

Основи стислості

Коригування. Від деталей 1-го рівня до деталей 3-го рівня

Видаліть зі своєї розповіді непотрібні подробиці.

Щоб перевірити здатність учасників тренінгів відкидати непотрібну інформацію, я використовую таку вправу: прошу уявити, що зараз вирішальний момент у їхній професійній діяльності. На підготовку трихвилинної презентації я даю їм 10-15 хвилин. Багато слухачів хвилюються, вибираючи інформацію, якою хочуть поділитися.

Потім я прошу їх провести презентацію для партнера, який слухає, робить помітки і повідомляє свою версію (тривалістю не більше хвилини) виступи іншим учасникам групи. У презентації деталі 1-го рівня - найважливіші, деталі 2-го рівня надають процесу родзинку, але не затягують його, а деталі 3-го рівня - швидше обтяжують.

Таке завдання змушує слухачів вносити коригування. Щоб повідомити головне за хвилину, потрібні тільки деталі 1-го і 2-го рівнів.

Можливі наслідки:

Забезпечте миттєве розуміння. Люди вдячні, коли для сприйняття суті інформації від них потрібно менше часу і енергії.
Визначте, що вам заважає. Щоб позбутися від непотрібних деталей, потрібно уважність і усвідомлення того, що тут зайве.
Живіть за принципом «менше - значить краще». Коли вам потрібно скоротити текст виступу, важко вирішити, що прибрати, а що залишити. Пам'ятайте про те, що дійсно важливо для людей.

«Всі мої зустрічі схожі один на одного. Ми сідаємо, знайомимося, переглядаємо презентацію в PowerPoint, потім мені починають приходити повідомлення і відбуваються затримки, мої співрозмовники тим часом перевіряють свої телефони, я - пошту, то учасники включаються в хід обговорення, то відволікаються від нього, - каже вона. - І ось одного разу я була абсолютно вражена тим, як моя консультаційна фірма пристосувалася до нової реальності. Перше, що вони зробили, - запропонували дуже переконливі і чіткі висновки. Всі дані виявилися у мене перед очима, не було ніяких довгих вступів. Вони з ходу визначили напрямок поліпшень: "Ось що ми з'ясували і ось що, на нашу думку, потрібно зробити", - пояснює Една. - Все це зайняло п'ять-десять хвилин. Їм було виділено годину, але вони припустили, що все найважливіше потрібно повідомити в перші ж хвилини зустрічі. Не відкладаючи справи в довгий ящик, вони змалювали основний напрямок», - розповідає вона.

Подавши основна страва на початку презентації, клієнт гарантував концентрацію уваги Едни, навіть коли з'явився перший подразник - стук у двері. «Ще перед тим як люди почали виходити за двері, у мене склалося чітке розуміння спрямованості зустрічі, - говорить вона. - Мені здалося, я отримала те, що потрібно». Відчуття лаконічності перейшло і на частину зустрічі. «Їх презентація містила всього десяток слайдів. Вони говорили не зі слайдами, а зі мною, - пояснює Една. - Кожен слайд мав сильний заголовок і хороший візуальний ряд».

«Яка атмосфера панувала?» - запитав я.

«Всі були залучені в розмову. Консультанти говорили зі мною, вони не виступали переді мною. Вони давали мені можливість висловитися, що було для мене справді важливо. Мені здалося, що вони готові слухати і обговорювати».

Роздратований до безумства

Ваші презентації губляться в щоденному потоці інформації, яку вони отримують. Не дайте їм потонути.

«Вас щось відволікало?»

«Так, але, коли з'являвся якийсь подразник, мені не хотілося на нього відволікатися, настільки я була захоплена нашою розмовою».

Консультанти також використовували багато наочних матеріалів, в тому числі короткий відеокліп, демонстрував аналіз одного випадку з практики. За словами Едни, «розмова тривала близько сорока п'яти хвилин, консультанти розкрили суть справи так швидко, що змогли закінчити зустріч раніше терміну». Це їх modus operandi7. «Саме так вони працюють, - пояснює Една. - Кожна важлива задача супроводжується роз'ясненням основних положень, так як є розуміння, що я проти тривалих презентацій. Мені подобається розмовляти з людьми».

Короткі висновки

Бесіда завжди краще презентації

Кеннет Бланшар, автор книги The One Minute Manager8, каже: «Нещодавно я слухав оратора, який виступав з мотиваційної промовою. Він говорив про сім секрети успіху, на перші чотири у нього пішло сорок п'ять хвилин. Ви б бачили, як засовалися слухачі! Схоже, вони думали: "О боже, невже залишилося ще три?"" Говоріть з людьми, а не виступайте перед ними. Дозвольте їм взаємодіяти з вами і брати участь у розмові.

Една додала, що їх підхід до комунікації поширюється і на взаємодії з компанією: дзвінки завжди ділові люди готові відповісти на будь-які питання, заохочують, коли їх ставлять, і дають їй час на обдумування. Їх електронні листи завжди лаконічні. «Я з нетерпінням чекаю кожної зустрічі з ними. Вважаю її справою першорядної важливості, тому що вони знають, як привернути мою увагу, - каже Една. - У них в команді всі такі. Це як ковток свіжого повітря».

Коротко кажучи, будьте дисциплінованими, ввічливими і добре підготовлені, і клієнти скажуть вам спасибі.

Частина друга. Дисциплінованість

Як стати дисциплінованим, щоб бути чітким і послідовним

Глава 5. Ментальна м'язова пам'ять для вдосконалення стислості

Коротко кажучи, недостатньо знати, чому потрібно говорити менше. Є чотири перевірених методів, які гарантують натренованість цієї м'язи.

Тренування стислості

Намагатися пояснити, що таке лаконічність, - амбітне рішення. Коли я почав писати цю книгу, друзі та близькі часто запитували мене: «Як справи?» Питання нехитрий, але на нього важко відповісти коротко. Тому я вирішив, що мені потрібна метафора.

«Як рубка лісу. Недостатньо просто взятися за сокиру, - відповів я, - треба продумати, як рубати дерево». Книга про стислості не може стосуватися лише причини її потрібності. Необхідний план - детальний опис того, як ви будете змінюватися. За довгі роки роботи я спостерігав, як до представників різних професій приходить осяяння і вони стають лаконічними. Я допомагаю зайнятим керівникам, суворим військовим, директорам з продажів і багатьом іншим впоратися з труднощами на цьому шляху.

У другій частині книги я навчу вас, як вдосконалити цей навик. Я ґрунтуюся на чотирьох підходах. Для розвитку ментальної м'язової пам'яті, тобто звичок, які потрібно виробити і від яких не варто відмовлятися ні за яких обставин (оскільки саме вони роблять нас кваліфікованими фахівцями), ви можете використовувати один з них або всі разом. Даний підхід передбачає наступні дії:

Складіть карту пам'яті. Карти BRIEF застосовуються для лаконічного вираження думок і скорочення обсягів інформації.
Розкажіть історію. Для чіткого, послідовного та переконливого пояснення застосовується сторителлинг.
Поговоріть. TALC Tracks перетворюють монологи в керовані діалоги.
Покажіть. Наочні матеріали привертають увагу і викликають інтерес.

Кожен з підходів допомагає керувати увагою і підтримує концентрацію на потрібному рівні.

Глава 6. Складіть карту пам'яті: інтелект-карти до карт BRIEF

Коротко кажучи, фахівці помилково відмовляються від складання планів, але карта BRIEF - це новий візуальний інструмент планування, який готує вас до стислості.

Вчитель англійської мови в 11-му класі був прав

Працювати на основі тез - відмінна ідея. Як глава великого сімейства я частенько перевіряю домашнє завдання у своїх дітей. І хоча іноді це не дуже приємно, я з готовністю виступаю в ролі їх слухача. І я завжди прошу їх писати тези. «Я людина зі світу бізнесу, - кажу я їм. - Готовий допомогти вам, але спочатку ви повинні скласти для мене план того, що хочете сказати».

Моя дочка Ізабель писала складну курсову роботу про свободу слова. Для курсу, на якому вона вчилася, це був дуже важливий проект. Вона працювала над ним кілька місяців, текст не повинен був перевищувати восьми сторінок. «Тату, у мене стільки матеріалу, я не знаю з чого почати», - поскаржилася Ізабель.

«Не хвилюйся, просто покажи мені свої тези», - сказав я, розуміючи, що її вчитель теж їх чекає.

«Вони у мене вже є».

«Добре, покажи мені», - відповів я. Але тез я так і не дочекався. Вірніше, вона швиденько накидала їх прямо у мене на очах, і я навіть не зміг зупинити її.

«Прочитай кілька перших сторінок курсової, мені важливо знати, що я на вірному шляху», - попросила Ізабель. Я занурився в читання і почав вносити правки. Сам того не помічаючи, я покреслив червоною ручкою всю її роботу. Вона стала її захищати. Це було неприємно для нас обох. Ми б уникли цієї незручної ситуації, якщо б Ізабель склала тези. Схематичний план організовує думки, виділяє пріоритети і допомагає уникнути багатослів'я.

Правда, професіоналам здається, ніби з роками для них необхідність складання плану відпадає. В школі план - обов'язкова вимога, але з віком ми відмовляємося від нього. Як не дивно, це особливо яскраво проявляється при підготовці важливого повідомлення - мови, звіту або електронного листа. В них не проглядається жодної структури. Це найбільша помилка з усіх можливих. Особливо якщо взяти до уваги величезну кількість інформації, з якою доводиться мати справу і звідки треба виборювати головне.

Але повернемося до Ізабель. Припустимо, що більшість її однокласників зробили те ж саме: недбало склали план або не зробили цього. А тепер уявіть, як важко читати такий незв'язних лепет. Я підрахував: 100 учнів здали роботи, це близько 800 сторінок. Якщо на перевірку кожної піде за п'ять хвилин, то всього викладач витратить 60 годин.

Вчителька Ізабель змушена була витратити на цю виснажливу роботу всі весняні канікули. Напевно вона так і не встигла відпочити. А тепер уявіть, що ця нещасна вчителька - ваш клієнт. Скільки годин ви витратили на погано підготовлені обговорення, зустрічі та електронні листи, створені спонтанно, без формулювання тез? Уявіть, скільки плутанини і прикрощів ви викликали недбалим ставленням.

Співвідношення «відмовка - наслідок»

Немає плану - немає угоди

Давайте подивимося, погіршується чи комерційну пропозицію при відсутності планування. Лендон - старший менеджер з продажу. При підготовці до виступів і подальшого ведення важливих замовлень він ніколи не користується планом. Вірніше, створює його тільки в розумі. Виправдовуючи себе, він стверджує, ніби у нього мало часу, він не раз проводив подібні презентації. В результаті - катастрофа.

Коли Лендон виступає, йому не вистачає дисциплінованості. Його презентації тривають більше години, електронні листи розтягуються на кілька абзаців, плани по роботі з замовниками, складені для керівництва, містять не менше 20 сторінок і повні непотрібних подробиць. Навіть поновлення його статусу в соціальних мережах - це безглузді пости про те, що він їв на сніданок. Але найгірше те, що його комерційні пропозиції не просто довгі: вони наповнені плутаними думками і перевантажені інформацією.

Якщо б у Лендона була звичка планувати, його колеги і клієнти відчули б це. Ті, з ким ви щодня спілкуєтеся, отримують занадто складну, недопрацювали, надлишкову інформацію. Вони страждають від того ж, від чого й потенційні клієнти Лендона. І думають: «У чому сенс сказаного?» Вони дивуються, чому він так незрозуміло говорить. А Лендон стикається з низькими продажами, збитими з пантелику споживачами і різкими відгуками про своїх виступах. Таке трапляється з кожним. Але ви можете уникнути цього, якщо структуруєте ідеї у вигляді плану.

Завдяки п'яти переваг планування ви:

Підготовлені. Я готовий надати інформацію.
Організовані. Я розумію, як пов'язані між собою всі мої думки.
Зрозумілі. Я знаю, що головне в моєму повідомленні.
Дієте по ситуації. Я можу запропонувати більш широку картину, щоб моя позиція стала виразніше.
Впевнені. Я досконально знаю, про що кажу.

Складання плану коштує витрачених зусиль. Це не надто велика плата за позбавлення від сумбурність викладу і за економію часу.

Побудова інтелект-карт і сучасне планування

Все більшу популярність набуває практика складання інтелект-карт, або візуальних схем. Це цілком логічно, оскільки всі елементи методу, які роблять його таким привабливим, присутні в сучасному світі: широке розповсюдження програмного забезпечення, застосування планшетів і тяга до візуалізації.

Чак Фрей, спеціаліст зі складання інтелект-карт, міркує про цінності візуальних схем:

Програмне забезпечення для складання інтелект-карт чудово підходить для визначення інформаційних пріоритетів, тому що дозволяє збирати, організовувати, оцінювати і діяти на підставі величезної кількості даних, знань та ідей... воно дає можливість переміщати теми і підтеми, прикріплювати до них замітки, посилання та документи, які пояснюють контекст, і грати зі своїми ідеями в гру «що якщо». Ніщо не надає стільки можливостей і гнучкості при роботі з інформацією, як програмне забезпечення щодо складання інтелект-карт.

Інтелект-карти отримують поширення завдяки таким вірним прихильникам, як Фрей. Він пояснює, що компанії, подібні Boeing, охоче використовують їх, оскільки вони являють собою основу, яка дозволяє міркувати над тим, як ви мислите». Інтелект-карти як робочий інструмент розповсюджуються все ширше. Наприклад, у компанії Boeing є внутрішній форум для їх просування і заохочення. Компанія Mindjet, лідер серед розробників програмного забезпечення щодо складання інтелект-карт, рішеннями якого користуються 80% компаній зі списку Fortune 100, пропонує користувачам простий, але ефективний інструмент для боротьби з перевантаженістю інформацією і наведення порядку в інформаційному хаосі.

І програмне забезпечення Mindjet, і навіть безкоштовні, менш відомі інструменти (Bubbl.us, наприклад) викликають підвищений інтерес, так як базуються на візуалізації, логічні і інтуїтивно зрозумілі.

Короткі висновки

На підготовку до того, щоб говорити менше, потрібно час

Більшість людей дуже зайняті або ліниві, щоб витрачати час на вміння бути лаконічним. Блез Паскаль казав: «Це лист вийшло таким довгим, тому що у мене не було часу зробити його коротше». Якщо не докладати зусиль і не витрачати час, результатом стане плутанина. Ще Горацій стверджував: Brevis esse laboro, obscurus fio («Намагаюся бути коротким - стаю незрозумілим»).

Карти BRIEF - зручний інструмент для формування стислості

Зростаюче число компаній, що застосовують інтелект-карти, спонукало мене спробувати розібратися, чому про них так багато говорять. Щоб поліпшити передачу інформації за рахунок спрощення складних повідомлень і перетворення їх в односторінкової наочну схему, я вирішив розробити особливий тип інтелект-карти - карту BRIEF.

Ці карти пояснюють і узагальнюють важливу інформацію. Вони корисні і зручні для керівників, допомагають коротко викладати зміст звітів про результати роботи, висновків, зроблених на зборах, і узагальнювати стратегії. BRIEF здатні висловити корпоративну ідеологію, виділити ключовий аспект нового продукту, спростити складну проблему, на розуміння якої пішло б багато часу. Такі картки допомагають забезпечити спрямованість розвитку потрібної теми і підтримують її чіткість і послідовність.

Букви в абревіатурі BRIEF позначають певну функцію кожного блоку на карті. Центральний блок, який представляє собою основну задачу вашої комунікації, називається блоком BRIEF. Перед побудовою карти BRIEF я рекомендую скористатися аналітичної картою (див. малюнок нижче), яка відображає те, що ви можете сказати по темі, і визначає послідовність і логіку цих думок. Будь-яка карта BRIEF структурована наступним чином:

B (від англ. background) - вступна інформація або початок (beginning).

R (від англ. reason) - причина чи актуальність (relevance).

I (від англ. information for inclusion) - інформація для залучення аудиторії.

E (від англ. ending) - висновок або висновки (conclusion).

F (від англ. follow-up) - контроль результатів або питання, які, як вам здається, можуть поставити вам (або поставите ви).

Якщо вам сподобався даний фрагмент, придбати та завантажити книгу можна на Літрес