Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)

Автор: Джозеф Маккормак

«Буває! Адже Вас легко знайти, де б ви не були», - поспівчував я.

«Вірно, але на цей раз я був на дуже важливій зустрічі, вона почалася лише десять хвилин тому, і представники агентства почали задавати мені питання. Я насторожився, бо до цього не слухав дуже уважно», - зізнався він.

«Неначе вчитель викликав вас до дошки в той момент, коли ви витали в хмарах», - припустив я.

«Вірно. Тому я вибачився і спробував зосередитися. Подумки звинувативши у всьому дружину, я запропонував співрозмовникам повернутися до теми. Все ще думаючи про свої проблеми, я все-таки націлився уважно слухати. Але тут хтось постукав у двері. Виявилося - колега. Вона попросила мене вийти на хвилинку, щоб обговорити важливу справу. Ми поговорили про проект, за яким я повинен був прийняти рішення. Минуло чотири хвилини, перш ніж я перервав її», - сказав Ед.

У цей момент стає зрозуміло, що зустріч покотилося під укіс.

«Я повернувся і знову вибачився. Співрозмовники поставилися до ситуації з розумінням, але інтерес до бесіди почав вичерпуватися, а часу на обговорення залишалося все менше. Через кілька хвилин я усвідомив: ми не зможемо закінчити вчасно. Стало очевидно, що вирішити всі поставлені питання вже не вдасться, і я занепокоївся про наступну зустріч, яка повинна була ось-ось розпочатися».

«Ви перенесли зустріч з агентством?» - поцікавився я, намагаючись зрозуміти, усвідомив він до того моменту, що повернути увагу співрозмовників або отримати від них короткий виклад суті справи було вже неможливо.

«Ні, я просто відчув роздратування. Напруга, якого не було на початку зустрічі, почало наростати».

«Змогли представники агентства пристосуватися до обставин і підвести підсумки?»

«Не зовсім. Вони розуміли, як я зайнятий, але, щоб дійти до суті, їм знадобилося п'ятдесят хвилин. У презентації занадто довго не говорилося про головне, в ній не було чіткого послання. Я знав, що вони прекрасні люди, але всі наші зусилля пішли прахом».

«Чому так сталося?»

«Не знаю, кого звинувачувати. Але таке зі мною трапляється все частіше. Простіше і зрозуміліше не стає. Дні пролітають, а накопичені недоробки ведуть до моторошної завантаженості», - зітхнув Ед.

«А що якби представники агентства змогли краще керувати вами?»

«Мною? - здивувався Ед, але потім подумав і сказав: - Можливо, ви праві. Я перевіряв повідомлення, мене відволікали. Але їм все одно слід було викласти суть набагато коротше».

«Ед, світ не стає простіше, і зміни не перестануть відбуватися - я намагався пояснити. - Дзвінки, електронні листи, повідомлення, соціальні мережі та інші подразники, які вимагають постійної уваги, нікуди не дінуться. Агентство, так і всі, кому потрібно привернути вашу увагу, повинні пристосовуватись до вас і керувати вами, розуміючи, що все це - частина вашого життя. Ви не оцінили співрозмовників, тому що вони не змогли придумати, як припинити вашу нескінченну гонку за дрібницями і допомогти зосередитися».

Хто повинен пристосовуватися, якщо повідомлення не сприймається

Те, що сталося з Едом, звичайна ситуація для керівників. Хто винен? Одні розумні люди виступають перед іншими - зайнятими, перевантаженим інформацією, постійно отвлекаемыми і часто втрачають терпіння. Не отримуючи очікуваного відразу, вони закінчують розмову. Ймовірно, ви не раз опинялися в ситуації, коли вам потрібно було привернути увагу чергового Еда. У вас маса чудових ідей та інформації, якими хочеться поділитися. Як домогтися від іншої людини, щоб він вас вислухав?

Сучасне багатозадачне мислення - це перешкода, а стислість - ключ до її подолання. Якщо вам здається, що виділений годину - це можливість відкладати до останнього найважливіше, то ви неодмінно програєте. Ви втратите аудиторію (неважливо, однієї людини або сотню) в перші п'ять хвилин. Але якщо вам вдасться привернути її увагу і правильно з нею працювати, то ніщо не зможе зіпсувати вашу презентацію. Ключові думки повинні прозвучати протягом перших п'яти хвилин, а не в кінці годинної промови.

Майстер стислості говорить менше, а встигає більше.

Головне - розрахунок часу

Підходити до лаконічності виключно з точки зору часу - помилка. Як каже один медіатренер з Нью-Йорка, «стислість пов'язана не стільки з часом. Набагато важливіше те, наскільки довгим здається слухачам ваш виступ».

Короткі висновки

Стислість пов'язана не тільки з часом

Не існує якоїсь певної кількості часу (підрахунку слів, секундоміра), яка чарівним чином визначає стислість. Бути лаконічним значить виражати свої думки коротко. Не поспішайте вимовляти багато слів. Завжди думайте про те, як повідомити більше, сказавши менше.

Не можна однобоко трактувати принцип «не терпить». Він не означає, що потрібно використовувати якомога менше часу, а передбачає його максимально ефективне застосування.

Баланс BRIEF: гармонія чіткості, послідовності і переконливості

Не всі чекають від інших стислості. Тім Макгуайр, президент National Merit Scholarship Corporation5, організації, яка щорічно видає 10 000 кращим старшокласникам гранти на суму 50 млн доларів, розповідає: «щороку доводиться враховувати масу деталей, коли стикаєшся з абсолютно новою групою з півтора мільйонів чоловік. І щороку ми розмовляємо з геніями, які залишаються непоміченими з-за обмеженого фінансування». Конкурс жорсткий, кожна заява містить кількість балів кандидата, і всі вони практично однакові.

Макгуайру і National Merit Scholarship Corporation потрібні фіналісти, докладно, без удаваної скромності викладають відомості про свої досягнення. І хоча потенційним стипендіатам потрібно розкрити більше деталей, їм слід дотримуватися принципів стислості. Це пошук компромісу між ясністю, послідовністю та переконливістю. Всі три складові повинні знаходитися в рівновазі.

Кандидатам, які намагаються як можна більш докладно описати свої переваги в ході одного з фінальних інтерв'ю, треба висловлюватися чітко і ясно. Так легше уявити сильні сторони проекту. Їм необхідно бути переконливими і послідовними, а інтерв'юер повинен бачити: кандидат здатен окреслити ситуацію так, щоб виділитися на загальному фоні.

Бути коротким - не значить бути просто послідовним. Знайдіть золоту середину між оптимальною кількістю часу і тим, як зробити своє повідомлення настільки привабливими, щоб змусити слухача діяти в потрібному вам ключі.

Коротка перерва

Давайте ще раз з'ясуємо поняття стислості. Ми все частіше вважаємо, що вона змушує нас вимовляти мінімум слів, збільшуючи тим самим вірогідність беззмістовності сказаного.

Берні Триллинг, засновник і CEO компанії 21st Century Learning Advisors і співавтор книги 21st Century Skills: Learning for Life in Our Times, ввів поняття поверхневої стислості і глибинної стислості, які чітко розмежував. «Поверхнева стислість означає послідовність без розуміння, - каже Триллинг. - Глибинна стислість - це лаконічність у поєднанні зі знанням».

Стислість починається з глибокого розуміння. Лише досконало знаючи предмет, можна зробити чітке і змістовне узагальнення. «Спочатку потрібно заглибитися в суть і на якийсь час опинитися збитим з пантелику, - пояснює він. - А потім повернутися з чітким розумінням, яке формується на основі більш повного бачення. Тільки так ви зможете бути лаконічним».

Стислість може показати, наскільки ви засвоїли отриманий під час навчання досвід. «Правильна оцінка з'являється тільки в результаті ґрунтовної роботи, - каже Триллинг. - Ви повинні передавати її зміст. Неможливо поділитися всім і відразу, тому що тоді ваша аудиторія змушена буде провести той же обсяг досліджень».

Вміння бути коротким вимагає наполегливої праці і великої кількості часу. Ретельне вивчення і аналіз, виконані заздалегідь, дозволяють вашої аудиторії уникнути зайвої роботи.

Перерва закінчилася. Вперед.

Коротко кажучи, керівники - зайняті люди, а ваші невиразні презентації губляться у величезному потоці інформації, яку вони отримують щодня.

Глава 2. З увагою до уваги

Коротко кажучи, в сучасному світі з надлишком інформації і зовнішніх подразників, де люди неуважні і нетерплячі, потрібно повідомляти головне до того, як аудиторія почне відволікатися.

Стислість як миттєве зняття стресу

Як-то коуч по ефективності сказав мені: «чи ви знайдете ділової людини, який в кінці дня скаже, що його розумова працездатність все ще висока і він здатний щось зробити». Ви працюєте серед людей, які знаходяться в постійній напрузі. Висловлюючи свої думки коротко, ви полегшуєте їм життя. Вони пам'ятають про це і вдячні вам.

Які джерела постійного стресу керівників?

1. Наплив інформації: нескінченний потік слів, зображень та звуків, а також дані з соціальних мереж.

2. Неуважність: нездатність концентруватися на чомусь одному довше 10 секунд.

3. Зовнішні подразники: постійний потік завдань, які вимагають часу і роздумів.

4. Нетерплячість: зростаюча жага швидких результатів.

Це ваш світ, і мій теж. І він стає тільки гірше.

У боротьбі з перевантаженістю

Ми мислимо ясно, коли відчуваємо під ногами твердий грунт. Опинившись на затопленій ділянці, ми шукаємо лише одне - рятівний острівець. Люди тонуть у потоці інформації - така жорстока реальність. Вона захльостує нас, де б ми не були.

Сучасні керівники, не встигнувши прокинутися, хапаються за смартфони, щоб перевірити повідомлення, електронну пошту, оновлення, спортивні новини, ціни на акції та інше. За сніданком потрібно прочитати та опублікувати твіти або пости в Facebook. По дорозі на роботу вони роблять дзвінки, відправляють і отримують листи, намагаючись одночасно «розслабитися», слухаючи музику.

Приїжджаючи на службу, вони отримують прохання про зустрічі, стикаються з великою кількістю листів, відео на YouTube, електронною розсилкою своєї компанії і голосовими повідомленнями. Потім вони занурюються в корпоративний портал. А адже робочий день ще навіть не розпочався. До того часу, коли ви з'являєтеся на сцені, їх увагу вже знижено. Зростаючий обсяг електронних листів, повідомлень, запрошень на зустрічі і спливаючих нагадувань змушує їх в ході зустрічі з вами нескінченно перевіряти свій телефон.

І хоча час від часу вони будуть кивати головою, не сподівайтеся, що вони вас чують. Це просто ввічливість. Щоб перемогти ворога, треба знати його в обличчя. Нижче перераховані чотири сили, які постійно протистоять вам.

1. Наплив інформації - вода прибуває

«Це все одно що намагатися пити з пожежного шланга». Так один письменник характеризує сучасний світ, перевантажений інформацією.

Моя знайома жінка-керівник пояснила це так: «Щодня у мене дві зустрічі. Кожна триває по годині. Деяким потрібно п'ятдесят хвилин, щоб дійти до суті. І мені може не вистачити уваги на такий тривалий період часу. А комусь достатньо десяти хвилин, щоб повідомити головне. Залишилися п'ятдесят хвилин ми обговорюємо деталі. У першому випадку відсутні ясність і швидкість. У другому - приступають відразу до справи. Цілком імовірно, що в обох випадках йдеться про одне й те ж. В кінці робочого дня усім нам хочеться, щоб зустрічі проходили за другим сценарієм».