Коротше: менше слів - більше сенсу (Д. Маккормак)
Сторінка: Перша < 4 5 6 цілком
Автор: Джозеф Маккормак
Але повернемося до Ізабель. Припустимо, що більшість її однокласників зробили те ж саме: недбало склали план або не зробили цього. А тепер уявіть, як важко читати такий незв'язних лепет. Я підрахував: 100 учнів здали роботи, це близько 800 сторінок. Якщо на перевірку кожної піде за п'ять хвилин, то всього викладач витратить 60 годин.
Вчителька Ізабель змушена була витратити на цю виснажливу роботу всі весняні канікули. Напевно вона так і не встигла відпочити. А тепер уявіть, що ця нещасна вчителька - ваш клієнт. Скільки годин ви витратили на погано підготовлені обговорення, зустрічі та електронні листи, створені спонтанно, без формулювання тез? Уявіть, скільки плутанини і прикрощів ви викликали недбалим ставленням.
Співвідношення «відмовка - наслідок»
Немає плану - немає угоди
Давайте подивимося, погіршується чи комерційну пропозицію при відсутності планування. Лендон - старший менеджер з продажу. При підготовці до виступів і подальшого ведення важливих замовлень він ніколи не користується планом. Вірніше, створює його тільки в розумі. Виправдовуючи себе, він стверджує, ніби у нього мало часу, він не раз проводив подібні презентації. В результаті - катастрофа.
Коли Лендон виступає, йому не вистачає дисциплінованості. Його презентації тривають більше години, електронні листи розтягуються на кілька абзаців, плани по роботі з замовниками, складені для керівництва, містять не менше 20 сторінок і повні непотрібних подробиць. Навіть поновлення його статусу в соціальних мережах - це безглузді пости про те, що він їв на сніданок. Але найгірше те, що його комерційні пропозиції не просто довгі: вони наповнені плутаними думками і перевантажені інформацією.
Якщо б у Лендона була звичка планувати, його колеги і клієнти відчули б це. Ті, з ким ви щодня спілкуєтеся, отримують занадто складну, недопрацювали, надлишкову інформацію. Вони страждають від того ж, від чого й потенційні клієнти Лендона. І думають: «У чому сенс сказаного?» Вони дивуються, чому він так незрозуміло говорить. А Лендон стикається з низькими продажами, збитими з пантелику споживачами і різкими відгуками про своїх виступах. Таке трапляється з кожним. Але ви можете уникнути цього, якщо структуруєте ідеї у вигляді плану.
Завдяки п'яти переваг планування ви:
- Підготовлені. Я готовий надати інформацію.
- Організовані. Я розумію, як пов'язані між собою всі мої думки.
- Зрозумілі. Я знаю, що головне в моєму повідомленні.
- Дієте по ситуації. Я можу запропонувати більш широку картину, щоб моя позиція стала виразніше.
- Впевнені. Я досконально знаю, про що кажу.
Складання плану коштує витрачених зусиль. Це не надто велика плата за позбавлення від сумбурність викладу і за економію часу.
Побудова інтелект-карт і сучасне планування
Все більшу популярність набуває практика складання інтелект-карт, або візуальних схем. Це цілком логічно, оскільки всі елементи методу, які роблять його таким привабливим, присутні в сучасному світі: широке розповсюдження програмного забезпечення, застосування планшетів і тяга до візуалізації.
Чак Фрей, спеціаліст зі складання інтелект-карт, міркує про цінності візуальних схем:
Програмне забезпечення для складання інтелект-карт чудово підходить для визначення інформаційних пріоритетів, тому що дозволяє збирати, організовувати, оцінювати і діяти на підставі величезної кількості даних, знань та ідей... воно дає можливість переміщати теми і підтеми, прикріплювати до них замітки, посилання та документи, які пояснюють контекст, і грати зі своїми ідеями в гру «що якщо». Ніщо не надає стільки можливостей і гнучкості при роботі з інформацією, як програмне забезпечення щодо складання інтелект-карт.
Інтелект-карти отримують поширення завдяки таким вірним прихильникам, як Фрей. Він пояснює, що компанії, подібні Boeing, охоче використовують їх, оскільки вони являють собою основу, яка дозволяє міркувати над тим, як ви мислите». Інтелект-карти як робочий інструмент розповсюджуються все ширше. Наприклад, у компанії Boeing є внутрішній форум для їх просування і заохочення. Компанія Mindjet, лідер серед розробників програмного забезпечення щодо складання інтелект-карт, рішеннями якого користуються 80% компаній зі списку Fortune 100, пропонує користувачам простий, але ефективний інструмент для боротьби з перевантаженістю інформацією і наведення порядку в інформаційному хаосі.
І програмне забезпечення Mindjet, і навіть безкоштовні, менш відомі інструменти (Bubbl.us, наприклад) викликають підвищений інтерес, так як базуються на візуалізації, логічні і інтуїтивно зрозумілі.
Короткі висновки
На підготовку до того, щоб говорити менше, потрібно час
Більшість людей дуже зайняті або ліниві, щоб витрачати час на вміння бути лаконічним. Блез Паскаль казав: «Це лист вийшло таким довгим, тому що у мене не було часу зробити його коротше». Якщо не докладати зусиль і не витрачати час, результатом стане плутанина. Ще Горацій стверджував: Brevis esse laboro, obscurus fio («Намагаюся бути коротким - стаю незрозумілим»).
Карти BRIEF - зручний інструмент для формування стислості
Зростаюче число компаній, що застосовують інтелект-карти, спонукало мене спробувати розібратися, чому про них так багато говорять. Щоб поліпшити передачу інформації за рахунок спрощення складних повідомлень і перетворення їх в односторінкової наочну схему, я вирішив розробити особливий тип інтелект-карти - карту BRIEF.
Ці карти пояснюють і узагальнюють важливу інформацію. Вони корисні і зручні для керівників, допомагають коротко викладати зміст звітів про результати роботи, висновків, зроблених на зборах, і узагальнювати стратегії. BRIEF здатні висловити корпоративну ідеологію, виділити ключовий аспект нового продукту, спростити складну проблему, на розуміння якої пішло б багато часу. Такі картки допомагають забезпечити спрямованість розвитку потрібної теми і підтримують її чіткість і послідовність.
Букви в абревіатурі BRIEF позначають певну функцію кожного блоку на карті. Центральний блок, який представляє собою основну задачу вашої комунікації, називається блоком BRIEF. Перед побудовою карти BRIEF я рекомендую скористатися аналітичної картою (див. малюнок нижче), яка відображає те, що ви можете сказати по темі, і визначає послідовність і логіку цих думок. Будь-яка карта BRIEF структурована наступним чином:
B (від англ. background) - вступна інформація або початок (beginning).
R (від англ. reason) - причина чи актуальність (relevance).
I (від англ. information for inclusion) - інформація для залучення аудиторії.
E (від англ. ending) - висновок або висновки (conclusion).
F (від англ. follow-up) - контроль результатів або питання, які, як вам здається, можуть поставити вам (або поставите ви).
