Менше справ, більше життя. Як зробити життя простіше і звільнити час для себе (А. Мейсел)

Сторінка: < 1 2 3 > цілком

Автор: Арі Мейсел

Потім відправив складену інструкцію своєму помічнику зі служби Fancy Hands, і він написав, що неможливо знайти посилання «Майбутні заняття». Так я зрозумів, що спочатку потрібно було включити пункт про особистому кабінеті. Я повторно відправив документ вже іншому асистентові. На цей раз мені вказали на перевантаженість опису останніх кроків, і тоді я удосконалив формулювання до дев'яти пунктів. Я міг би додати, що код знижки застосуємо до всіх можливих дат занять, щоб уникнути питання, коли ви хочете скористатися знижкою.

Додаткову дію потрібно для часто повторюваних ситуацій. Прописати його один раз - і зникне необхідність витрачати на це час. Сенс у тому, щоб звести задачу до гранично ефективного і безпомилковому процесу, який під силу абсолютно будь-кому.

Доцільно вибудовувати схему якщо - то. Вам не варто витрачати сили на відрізку між виникненням задачі та її успішним рішенням. Ви можете присвятити цей час інших питань. Повністю описавши процес, делегуйте виконання завдання, звільнивши від неї свою свідомість.

Це перший крок на шляху до того, щоб зробити життя простіше і підвищити вашу ефективність.

Обов'язкове vs факультативне

Хоча я намагаюся відсікати зайве і концентруватися на найбільш істотних моментах, це не означає, що я противник спонтанності. По суті, принцип оптимізації, автоматизації та аутсорсингу спрямований на те, щоб вивільнити час для більш цікавих і приємних занять. Якщо принципи економії зусиль допоможуть вам зберегти півгодини, які вам захочеться витратити на соцмережі, то заради бога. Не варто випробовувати почуття провини за те, що ви займаєтеся приємним справою, тоді як «необхідно» займатися чимось іншим.

Для досягнення мети слід розмежувати обов'язкові і факультативні справи. В якості прикладу розглянемо мою особисту ситуацію: читання блогів. Щодня я переглядаю півтори сотні блогів і понад тисячі нових постів. Чому? Тому що мені подобається бути в курсі останніх тенденцій, новітніх гаджетів і найсвіжіших психологічних досліджень на тему продуктивності. Зустрічаючись зі своїми клієнтами і отримуючи від них питання про програмах і програмах, я точно знаю, що відповіді можна знайти в блогах. Як мені кожен день вдається справлятися з таким обсягом інформації? Розмежовуючи її на першочергову і факультативну, яку можна переглянути, наприклад, паралельно з телефонними дзвінками. Втім, завдяки мінімізації зусиль у мене завжди є час на факультативну, або необов'язкову інформацію.

Ось як цей підхід працює в моєму випадку. Щоранку я відкриваю RSS-рідер. Мені подобається це додаток, який синхронізує потік інформації з моїм iPad. Якщо я бачу двісті нових тем, то, напевно, двадцять з них заслуговують уваги. Я читаю їх, розміщую в своєму блозі і твіттері і ще пересилаю тим, кому вони можуть бути цікаві. Це я встигаю зробити за п'ятнадцять хвилин, поки вигулюю собаку.

Пізніше вдень я знайомлюся з іншою інформацією. Якщо з якихось причин у мене немає на нього часу, я точно знаю, що нічого не втрачаю, і я зберігаю спокій. Інформацію, що надходить дуже легко розсортувати по папках. Просто треба вибрати Feed Settings (Налаштування) і поставити галочку поруч з створеної папки. Більшість RSS-рідерів схожі за своїми функціями.

Мені зручно переносити ці принципи й на інші сфери, наприклад на електронну переписку, побутові питання (хоча ними і не варто було б займатися) і навіть дієту. Не ускладнюйте життя численними системами файлів, продиратися через які сама по собі випробування. Двох папок, з обов'язковим матеріалом і факультативним, цілком достатньо. Аналізуючи інформацію, оптимізуючи процеси і концентруючись на головному, ви почнете жити максимально продуктивним життям.

Діючи в такому ключі, можна скоротити кількість енергії, що витрачається на роботу. В кінцевому рахунку на неї слід спрямовувати лише 20 % сил (саме сил, а не часу). Решта 80 % варто використовувати для відпочинку і саморозвитку. Це може здатися нелогічним, але, інвестуючи сили саме у такій пропорції, ви отримаєте переваги, які дозволять вам стати ефективніше і працювати з більшою віддачею. Це самовідтворюваний цикл.

Принцип другий. Зовнішня пам'ять

Один із дієвих способів мінімізувати зусилля - спиратися на систему, яка може знайти будь-яку інформацію в будь-який час. Потрібен постійний, універсальний і миттєвий доступ до всього, що є у вашому «багажі». При цьому покладатися виключно на пам'ять не варто. Намагаючись запам'ятати все, ми напружуємося і не можемо думати над поточним завданням. Що ще гірше - пам'ять нерідко нас підводить. Часто буває так: як сильно я б не намагався пригадати потрібну інформацію, але зробити цього не можу.

У всьому розраховувати на свою пам'ять - значить ризикувати і піддавати себе стресу. Скільки разів ви говорили про себе телефонний номер або якийсь факт, щоб завчити його, але все одно забували, коли він був потрібен? Можна створити свого роду зовнішню пам'ять, яка буде надійно зберігати всю інформацію, надаючи її за першої необхідності і звільняючи свідомість для більш цікавої роботи.

Думка про зовнішньої пам'яті зародилася виходячи з спостережень. У старших класах у мене щотижня з'являлася нова бізнес-ідея. Багато залишали бажати кращого, але я записував їх в блокнот. В той час у мене набралося б море ідей, і, я впевнений, що серед них було кілька цінних знахідок. У коледжі ідеї з'являлися не так часто - може бути, раз на місяць, а по закінченні навчання вони зійшли на немає. Я вирішив, що занадто старий для нових ідей і після двадцяти уяву просто вичерпалося. Але в той час я працював на будівництві по вісімнадцять-двадцять годин на добу, і у мене зовсім не залишалося часу на відпочинок і відновлення сил. Ідеї тоді і не могли з'являтися - на них просто не залишалося психічних ресурсів.

Відкривши для себе принципи економії зусиль, я відчув пробудження свідомості. Я став швидше знаходити рішення, справлятися з завданнями і знову видавати гори ідей. Оберігаючи свою голову як дорогоцінний ресурс, ви тим самим створюєте основу для творчого мислення. Зовнішня пам'ять служить великою підмогою.

Ваша зовнішня пам'ять

Основу зовнішньої пам'яті становлять записи. Якщо у вас з'явилася думка, запишіть її. Потік думок подібний руху транспорту на автомагістралі, і, щоб хороші ідеї виходили назовні, необхідно багато таких ідей.

Можливо, ви бачили серію «Сімпсонів», де у містера Бернса знаходять безліч хвороб, але мікроби блокують один одного, не дозволяючи нікому вбити його. Для наочності лікар показує містерові Бернсу дверний отвір, який забитий кульками, які символізують різні захворювання. Жодна з цих хвороб не може вибратися з кімнати, тому що з-за скупченості вони не здатні поворухнутися. Думки існують в таких же умовах. Необхідно вибудувати їх, щоб дати можливість вибратися з вашої голови. Відпускаючи їх на свободу, ви отримаєте ще більше ідей, а кількість добрих рішень буде зростати.

Не всі ідеї однаково вдалі - вісім з десяти ні на що не годяться. Однак навіть слабкі ідеї можуть виявитися вельми корисні і підказати відмінний вибір або рішення. Не покладайтеся тільки на пам'ять, намагаючись утримати в голові свої думки та ідеї. Саме так вони і губляться.

Налаштування зовнішньої пам'яті

Є чимало інструментів, з допомогою яких можна систематизувати інформацію. Розглянемо в якості прикладу деякі з них.

Моє улюблене додаток - Evernote. Воно дозволяє зберігати замітки в будь-якому форматі: у вигляді тексту, телефонних дзвінків, малюнків, відсканованих документів, інтернет-сторінок - все що завгодно. Можна додавати теги і групувати інформацію за блокнотам всередині Evernote або просто шукати за словами. Я цим користуюся постійно, а в кінці тижня розсилаю зведення самого цікавого.

Evernote - безкоштовний сервіс без обмежень обсягу. Він синхронізується з інтернетом, працює на iPhone, Android і стаціонарному комп'ютері. Це додаток може стати ядром вашої зовнішньої пам'яті. Якщо треба щось запам'ятати, запишіть в Evernote.

Ще зручніше Evernote стає завдяки додатку Web Clipper, яке сумісне з Gmail, Chrome і Firefox. Якщо ви переглядаєте сайт, статтю, відео на YouTube і хочете зберегти це, просто клікніть Web Clipper, і він занесе все в Evernote. Web Clipper чудовий: зробивши замітку, він пов'язує з нею споріднений матеріал, який вже зберігається в системі Evernote. Якщо ви користуєтеся Google, то додаток винесе відомості з вашого Evernote в перші рядки з результатами пошуку. Тут його користь неможливо переоцінити. У мене зараз близько 1800 заміток в Evernote. Більшість із них, напевно, ніколи мені не знадобляться, але всі ці нотатки зібрані, і в будь-який момент я можу ними скористатися. Це резервна копія моєї пам'яті.

Ось, наприклад, я пишу якесь дослідження для блогу. Відкриваю Google, починаю пошук по темі, і тут приходить повідомлення, що у мене три записи в Evernote. Раптово в моїй статті з'являється інформація, яку я зберіг рік тому, що кілька місяців тому, а щось на минулого тижня. Всі матеріали, які до цього моменту здавалися неважливими, раптом стали потрібні і вже чекають на мене. Це не стандартний пошук в Google, адже дану інформацію я вже зазначав і знаходив раніше цікавою, а тепер можу дістати в два рахунки.

Зазначений ресурс неймовірно полегшує життя: готова інформація чекає своєї години, і немає необхідності знову шукати її або напружувати пам'ять. Це все одно що мати портативний диск для свідомості.

Evernote працює майже так само, як наш мозок. Сервіс Pinterest вже порівнювали з пристроєм жіночого мозку (близько 70 % його користувачів саме жінки). Evernote теж являє собою модель того, як наша свідомість структурує інформацію. Єдина відома мені близька до Evernote мнемотехніка - це метод loci. Він використовується учасниками чемпіонату світу з запам'ятовування, коли необхідно запам'ятати порядок карт в колоді. Дивно, але з цим завданням справляється не одна людина!

Метод локусів полягає в тому, щоб представляти інформацію, яку потрібно запам'ятати, в якомусь фізичному просторі. Наприклад, ви ставите мені питання, і якщо я хочу його запам'ятати, то подумки розміщую його в рояль, що знаходиться зі мною в одній кімнаті. Потім через півроку мені треба в своїй уяві повернутися до рояля і знайти там потрібну інформацію.

Метод цей непростий і використовується нечасто (як правило, людьми з юридичної сфери або при приватних розслідуваннях). Він, звичайно ж, дає результати, але це не кращий спосіб задіяти свої інтелектуальні ресурси. Варто все ж покладатися на Evernote.

Сторінка: < 1 2 3 > цілком