Менше справ, більше життя. Як зробити життя простіше і звільнити час для себе (А. Мейсел)
Автор: Арі Мейсел
Анотація
Автор книги впевнений, що багато повсякденні завдання, забирають у нас багато часу, можна вирішувати більш ефективно за допомогою сучасних технологій і додатків. Це дозволить вивільнити сили на спілкування з сім'єю і ваші хобі, а також на турботу про своє здоров'я. Тут розглядаються практичні інструменти, сайти та програми, даються рекомендації, перевірені автором на собі. Книга буде корисна всім, хто хоче більш ефективно витрачати свої ресурси і отримувати задоволення від життя.
Російською мовою публікується вперше.
Введення
Ви тримаєте в руках книгу «Менше справ, більше життя», а я її автор - Арі Мейсел. Перш ніж почати, розповім трохи про себе та своєї філософії. Майже все життя я займаюся підприємництвом. У дванадцять років я заснував першу компанію, яка спеціалізувалася на розробці сайтів. Поступивши в коледж, я вже керував кількома компаніями. Після навчання працював у будівництві, за три роки забудувавши лофтом район Бингемтона. Потім повернувся в Нью-Йорк і зайнявся екологічно чистими будматеріалами. Я написав на цю тему книгу, винайшов два види «зелених» матеріалів для будівництва і витратив останні вісім років на будівельний бізнес і консалтинг.
У 2006 році мені поставили діагноз: хвороба Крона - болісне і невиліковне запалення кишкового тракту. У мене був важкий випадок: я раз у раз потрапляв на лікарняне ліжко, брав по шістнадцять таблеток в день і ледь не помер. Переживши в лікарні загострення хвороби, я вирішив зробити все, що в моїх силах, щоб зміцнити організм. Правильне харчування, природні імуномодулятори, регулярні заняття йогою, тріатлоном і силові тренування дозволили подолати недугу і відмовитися від ліків. У мене зникли всі сліди «невиліковної» хвороби, і на змаганнях з триатлону Ironman у Франції в червні 2011 року я показав відмінний результат.
З тих пір я розповідаю про свою боротьбі з, здавалося б, непереможним противником. Я зрозумів, що в розвитку моєї хвороби багато в чому винен стрес і тільки правильним харчуванням і фізичними вправами проблеми не вирішити. Стрес стає причиною багатьох аутоімунних захворювань і в цілому отруює життя, так що з цим питанням необхідно було розібратися.
Довгий час я збирав інформацію і спостерігав за собою, експериментував і аналізував, а потім став проводити тренінги по підвищенню ефективності і досягнення успіху. Робити по мінімуму - мій підхід до щоденного навантаження. Його суть виражається в оптимізації та автоматизації всіх побутових і професійних завдань і використанні сторонніх ресурсів для їх вирішення. Буду радий поділитися з читачем своїми знаннями.
Що значить робити по мінімуму?
Робити по мінімуму - це берегти час і, що ще важливіше, психічне здоров'я і займатися тим, чим хочеться. Не випускайте з уваги ні одну мить, адже все йде вам в скарбничку. Дотримуючись принципу робити по мінімуму, ви зможете звільнити час і заощадити енергію для тих речей, які вам найбільше до душі.
В основі мого підходу лежать три правила:
- оптимізація;
- автоматизація;
- аутсорсинг, або використання зовнішніх ресурсів.
Саме вони допомагають зберегти здоров'я, діяти ефективно, справлятися з труднощами і досягати цілей.
Приступаючи до якої-небудь задачі, насамперед оптимізуйте її: спростіть і розділіть на мінімальні складові. Звузивши задачу до її суті, виділіть питання, рішення яких можна делегувати. Потім автоматизуйте все що можливо за допомогою програмного забезпечення. Нарешті, використовуйте зовнішні ресурси і довіртеся фахівцям, але відразу обмовимося, що при всій користь аутсорсингу вдаватися до нього слід на фінальному етапі. Погодьтеся, немає сенсу передоручати виконання марної завдання, набагато ефективніше спочатку оптимізувати і автоматизувати процес.
У систему робити по мінімуму входять дев'ять фундаментальних принципів:
- правило 80/20;
- зовнішня пам'ять;
- індивідуальний підхід;
- індивідуальна робоча тиждень;
- відмова від побутових справ;
- фінанси;
- організованість;
- групування справ;
- здоров'я.
Ця книга - свого роду подорож до більш легкої повсякденному житті. На завершення нашого шляху поділюся з вами посиланнями на сайти різних корисних додатків, про які піде мова нижче. Дякую за те, що стали моїми попутниками. Поїхали!
Принцип перший. Правило 80/20
Про правило 80/20, або принципі Парето, ви могли прочитати в книзі Тімоті Феррісса The 4-Hour Work Week («Чотиригодинна робочий тиждень»). Італійський економіст Вільфредо Парето сформулював це правило на початку XX століття, коли зрозумів, що 20 % росте в його городі гороху дає 80 % врожаю. Цей принцип можна застосувати до багатьох сфер життя:
- 80 % наслідків обумовлені 20 % причин;
- 80 % результатів досягаються за рахунок 20 % зусиль і часу;
- 80 % прибутку компанія отримує від 20 % продуктів і клієнтів;
- 80 % доходів на ринку акцій припадає на 20 % інвесторів.
Формула актуальна і стосовно повсякденного життя. Виконувана вами робота - це ресурс, і, ймовірно, ви витрачаєте 80 % часу на 20 % клієнтів або проектів. Якщо хочете бути успішним, не працюючи з ранку до ночі, треба навчитися робити це з розумом і зосередитися на тому, що дає максимальну віддачу.
Як же визначити, на чому саме сфокусувати увагу? Як дізнатися, які сфери життя найбільш продуктивні? І тут на допомогу приходить аналіз. Якщо не аналізувати і не оцінювати свої дії, то неможливо їх удосконалити. Відстежити можна будь-яку сферу життя: здоров'я, час, витрачений на електронну пошту і соціальні мережі, подорожі та багато іншого. Аналізу піддаються всі елементи наших повсякденних завдань.
Це важливо, адже нам доводиться стільки всього робити, що легко втратити контроль над своїм часом. До вечора багато хто навіть не можуть згадати, що вони їли на сніданок, не кажучи вже про те, щоб назвати найбільш значущі результати минулого дня або нові пріоритети.
Аналіз заради користі
Існує багато інструментів, які дозволяють контролювати різні аспекти життя. Передусім необхідно визначити для себе ключову область та параметри її оцінки. Наприклад, якщо ви хочете зміцнити здоров'я, можна читати тематичні журнали, щодня зважуватися або користуватися пристроєм Fitbit, яке вимірює пройдену за день відстань, кількість кроків, згорілих калорій і тривалість сну.
Ефективно стежити за собою допомагають наступні додатки.
RescueTime відстежує час, проведений за комп'ютером. З його допомогою можна дізнатися, які сайти ви відвідуєте, якими програмами користуєтесь і скільки часу на це витрачаєте. Додаток дозволяє цілеспрямовано блокувати непотрібні сайти.
iDoneThis кожен вечір надсилає лист із питанням, що ви зробили за день. У відповідь ви даєте короткий звіт про своїх справах. Навіть якщо ви більше ніколи не заглянете в цей лист, ви отримаєте чітке уявлення про свою продуктивності, просто зафіксувавши зроблене за день. Ви «завантажуєте» інформацію з своєї голови і припиняєте про неї думати. Крім того, ви можете ділитися такими звітами з друзями або колегами. iDoneThis дозволяє інформувати один одного про досягнуті результати, висловлювати думки і давати оцінки. Періодично додаток розсилає нагадування про те, що ви робили в той чи інший день. Часом це приводить у захват: може прийти повідомлення про проект, який ви почали три місяці тому і якраз щойно завершили.
За допомогою InsideTracker можна вимірювати біомаркери крові. Такий контроль відрізняється від здачі аналізів, адже ви можете перевірити себе у будь-який час. До того ж у поліклініці можуть і не розглядати деякі маркери, доступні в InsideTracker (наприклад, C-реактивний білок, який вказує на запальні процеси). За станом організму допомагає стежити контроль рівня вітаміну D, холестерину і навіть тестостерону.
Контролюйте і аналізуйте все що можливо. Завжди є спосіб удосконалювати і покращувати той чи інший аспект.
Оптимізація процесів
Зрозумівши, як ви використовуєте час, ви зможете поліпшити різні процеси у вашому житті. Приклад оптимального процесу - інструкція по збірці продукції IKEA. Щоб допомогти покупцеві, в IKEA для кожного товару створюють кілька поетапних інструкцій, які не потребують пояснювальному тексті, вимагають мінімального набору дій і в більшості своїй працюють безвідмовно. У повсякденному житті слід керуватися тим же принципом - розбити кожен процес на декілька дрібних, зрозумілих і легковыполнимых кроків, які можна довести до автоматизму або повністю перекласти на інших. У всіх нас є повсякденні справи: перевірка електронної пошти, написання звітів, проведення досліджень, генерація контенту, читання матеріалів, приготування обідів та багато-багато іншого. Що ми робимо щодня, то щотижня, а що-то час від часу.
Більша частина такої діяльності відноситься до рутини. Ми расправляемся з нею, навіть не замислюючись. У цьому є свої плюси. Але якщо ви можете автоматично виконувати ті чи інші функції, то й інший теж може. Легко потрапити в пастку, вважаючи себе єдиним, хто здатний примусити світ крутитися. Подумайте про те, що ви робите регулярно. А тепер опишіть кожен свій крок. Дуже докладно, неначе складаєте довідник про себе для незнайомого з вами людини, якій належить виконати самостійно вашу роботу. Ця вправа може і повинно бути застосоване до більшості справ.
Мої клієнти, виконуючи це завдання, перераховували як неймовірно складні, так і нескладні завдання. Результат був однаковим: на виході виходив ідеальний довідник про себе. Один клієнт спочатку описав процес на десяти сторінках. До кінця нашої роботи цей процес складався з одинадцяти простих кроків.
Мій власний приклад оптимізації процесу - надання знижки на одне з моїх занять за програмою Skillshare. Якщо хтось не може прийти на вже оплачене заняття, мій помічник створює для нього код на знижку, і тоді інше заняття буде безкоштовним. Алгоритм виглядає так.
1. Зайдіть на www.skillshare.com.
2. Введіть логін і пароль.
3. Відкрийте вкладку Dashboard (Особистий кабінет) вгорі сторінки.
4. Зліва ви побачите рубрику Upcoming Classes (Майбутні заняття). Наведіть курсор на конкретне заняття і натисніть на помаранчеву кнопку Manage (Виконати).
5. Зліва розташовані коди знижок. Виберіть Create new code (Створити новий код), перед вами з'явиться маленьке віконце.
6. Придумайте будь назва коду (наприклад, якщо б я хотів записатися на 15 серпня, я б назвав це авг15).
7. Впишіть відповідну знижку потрібну кількість кодів, натисніть кнопку Create (Створити).
8. Скопіюйте адресу сторінки, на якій перебуваєте, тому що його потрібно вислати разом з кодом по електронній пошті для оформлення заявки.
9. Надішліть адміністратору код по електронній пошті.
У первісному варіанті я пропустив третій пункт, а вся послідовність дій включала шістнадцять кроків замість дев'яти. Подивившись уважно на це, я відразу ж визначив, що треба прибрати.
Потім відправив складену інструкцію своєму помічнику зі служби Fancy Hands, і він написав, що неможливо знайти посилання «Майбутні заняття». Так я зрозумів, що спочатку потрібно було включити пункт про особистому кабінеті. Я повторно відправив документ вже іншому асистентові. На цей раз мені вказали на перевантаженість опису останніх кроків, і тоді я удосконалив формулювання до дев'яти пунктів. Я міг би додати, що код знижки застосуємо до всіх можливих дат занять, щоб уникнути питання, коли ви хочете скористатися знижкою.
Додаткову дію потрібно для часто повторюваних ситуацій. Прописати його один раз - і зникне необхідність витрачати на це час. Сенс у тому, щоб звести задачу до гранично ефективного і безпомилковому процесу, який під силу абсолютно будь-кому.
Доцільно вибудовувати схему якщо - то. Вам не варто витрачати сили на відрізку між виникненням задачі та її успішним рішенням. Ви можете присвятити цей час інших питань. Повністю описавши процес, делегуйте виконання завдання, звільнивши від неї свою свідомість.
Це перший крок на шляху до того, щоб зробити життя простіше і підвищити вашу ефективність.
Обов'язкове vs факультативне
Хоча я намагаюся відсікати зайве і концентруватися на найбільш істотних моментах, це не означає, що я противник спонтанності. По суті, принцип оптимізації, автоматизації та аутсорсингу спрямований на те, щоб вивільнити час для більш цікавих і приємних занять. Якщо принципи економії зусиль допоможуть вам зберегти півгодини, які вам захочеться витратити на соцмережі, то заради бога. Не варто випробовувати почуття провини за те, що ви займаєтеся приємним справою, тоді як «необхідно» займатися чимось іншим.
Для досягнення мети слід розмежувати обов'язкові і факультативні справи. В якості прикладу розглянемо мою особисту ситуацію: читання блогів. Щодня я переглядаю півтори сотні блогів і понад тисячі нових постів. Чому? Тому що мені подобається бути в курсі останніх тенденцій, новітніх гаджетів і найсвіжіших психологічних досліджень на тему продуктивності. Зустрічаючись зі своїми клієнтами і отримуючи від них питання про програмах і програмах, я точно знаю, що відповіді можна знайти в блогах. Як мені кожен день вдається справлятися з таким обсягом інформації? Розмежовуючи її на першочергову і факультативну, яку можна переглянути, наприклад, паралельно з телефонними дзвінками. Втім, завдяки мінімізації зусиль у мене завжди є час на факультативну, або необов'язкову інформацію.
Ось як цей підхід працює в моєму випадку. Щоранку я відкриваю RSS-рідер. Мені подобається це додаток, який синхронізує потік інформації з моїм iPad. Якщо я бачу двісті нових тем, то, напевно, двадцять з них заслуговують уваги. Я читаю їх, розміщую в своєму блозі і твіттері і ще пересилаю тим, кому вони можуть бути цікаві. Це я встигаю зробити за п'ятнадцять хвилин, поки вигулюю собаку.
Пізніше вдень я знайомлюся з іншою інформацією. Якщо з якихось причин у мене немає на нього часу, я точно знаю, що нічого не втрачаю, і я зберігаю спокій. Інформацію, що надходить дуже легко розсортувати по папках. Просто треба вибрати Feed Settings (Налаштування) і поставити галочку поруч з створеної папки. Більшість RSS-рідерів схожі за своїми функціями.
Мені зручно переносити ці принципи й на інші сфери, наприклад на електронну переписку, побутові питання (хоча ними і не варто було б займатися) і навіть дієту. Не ускладнюйте життя численними системами файлів, продиратися через які сама по собі випробування. Двох папок, з обов'язковим матеріалом і факультативним, цілком достатньо. Аналізуючи інформацію, оптимізуючи процеси і концентруючись на головному, ви почнете жити максимально продуктивним життям.
Діючи в такому ключі, можна скоротити кількість енергії, що витрачається на роботу. В кінцевому рахунку на неї слід спрямовувати лише 20 % сил (саме сил, а не часу). Решта 80 % варто використовувати для відпочинку і саморозвитку. Це може здатися нелогічним, але, інвестуючи сили саме у такій пропорції, ви отримаєте переваги, які дозволять вам стати ефективніше і працювати з більшою віддачею. Це самовідтворюваний цикл.
Принцип другий. Зовнішня пам'ять
Один із дієвих способів мінімізувати зусилля - спиратися на систему, яка може знайти будь-яку інформацію в будь-який час. Потрібен постійний, універсальний і миттєвий доступ до всього, що є у вашому «багажі». При цьому покладатися виключно на пам'ять не варто. Намагаючись запам'ятати все, ми напружуємося і не можемо думати над поточним завданням. Що ще гірше - пам'ять нерідко нас підводить. Часто буває так: як сильно я б не намагався пригадати потрібну інформацію, але зробити цього не можу.
У всьому розраховувати на свою пам'ять - значить ризикувати і піддавати себе стресу. Скільки разів ви говорили про себе телефонний номер або якийсь факт, щоб завчити його, але все одно забували, коли він був потрібен? Можна створити свого роду зовнішню пам'ять, яка буде надійно зберігати всю інформацію, надаючи її за першої необхідності і звільняючи свідомість для більш цікавої роботи.
Думка про зовнішньої пам'яті зародилася виходячи з спостережень. У старших класах у мене щотижня з'являлася нова бізнес-ідея. Багато залишали бажати кращого, але я записував їх в блокнот. В той час у мене набралося б море ідей, і, я впевнений, що серед них було кілька цінних знахідок. У коледжі ідеї з'являлися не так часто - може бути, раз на місяць, а по закінченні навчання вони зійшли на немає. Я вирішив, що занадто старий для нових ідей і після двадцяти уяву просто вичерпалося. Але в той час я працював на будівництві по вісімнадцять-двадцять годин на добу, і у мене зовсім не залишалося часу на відпочинок і відновлення сил. Ідеї тоді і не могли з'являтися - на них просто не залишалося психічних ресурсів.
Відкривши для себе принципи економії зусиль, я відчув пробудження свідомості. Я став швидше знаходити рішення, справлятися з завданнями і знову видавати гори ідей. Оберігаючи свою голову як дорогоцінний ресурс, ви тим самим створюєте основу для творчого мислення. Зовнішня пам'ять служить великою підмогою.
Ваша зовнішня пам'ять
Основу зовнішньої пам'яті становлять записи. Якщо у вас з'явилася думка, запишіть її. Потік думок подібний руху транспорту на автомагістралі, і, щоб хороші ідеї виходили назовні, необхідно багато таких ідей.
Можливо, ви бачили серію «Сімпсонів», де у містера Бернса знаходять безліч хвороб, але мікроби блокують один одного, не дозволяючи нікому вбити його. Для наочності лікар показує містерові Бернсу дверний отвір, який забитий кульками, які символізують різні захворювання. Жодна з цих хвороб не може вибратися з кімнати, тому що з-за скупченості вони не здатні поворухнутися. Думки існують в таких же умовах. Необхідно вибудувати їх, щоб дати можливість вибратися з вашої голови. Відпускаючи їх на свободу, ви отримаєте ще більше ідей, а кількість добрих рішень буде зростати.
Не всі ідеї однаково вдалі - вісім з десяти ні на що не годяться. Однак навіть слабкі ідеї можуть виявитися вельми корисні і підказати відмінний вибір або рішення. Не покладайтеся тільки на пам'ять, намагаючись утримати в голові свої думки та ідеї. Саме так вони і губляться.
Налаштування зовнішньої пам'яті
Є чимало інструментів, з допомогою яких можна систематизувати інформацію. Розглянемо в якості прикладу деякі з них.
Моє улюблене додаток - Evernote. Воно дозволяє зберігати замітки в будь-якому форматі: у вигляді тексту, телефонних дзвінків, малюнків, відсканованих документів, інтернет-сторінок - все що завгодно. Можна додавати теги і групувати інформацію за блокнотам всередині Evernote або просто шукати за словами. Я цим користуюся постійно, а в кінці тижня розсилаю зведення самого цікавого.
Evernote - безкоштовний сервіс без обмежень обсягу. Він синхронізується з інтернетом, працює на iPhone, Android і стаціонарному комп'ютері. Це додаток може стати ядром вашої зовнішньої пам'яті. Якщо треба щось запам'ятати, запишіть в Evernote.
Ще зручніше Evernote стає завдяки додатку Web Clipper, яке сумісне з Gmail, Chrome і Firefox. Якщо ви переглядаєте сайт, статтю, відео на YouTube і хочете зберегти це, просто клікніть Web Clipper, і він занесе все в Evernote. Web Clipper чудовий: зробивши замітку, він пов'язує з нею споріднений матеріал, який вже зберігається в системі Evernote. Якщо ви користуєтеся Google, то додаток винесе відомості з вашого Evernote в перші рядки з результатами пошуку. Тут його користь неможливо переоцінити. У мене зараз близько 1800 заміток в Evernote. Більшість із них, напевно, ніколи мені не знадобляться, але всі ці нотатки зібрані, і в будь-який момент я можу ними скористатися. Це резервна копія моєї пам'яті.
Ось, наприклад, я пишу якесь дослідження для блогу. Відкриваю Google, починаю пошук по темі, і тут приходить повідомлення, що у мене три записи в Evernote. Раптово в моїй статті з'являється інформація, яку я зберіг рік тому, що кілька місяців тому, а щось на минулого тижня. Всі матеріали, які до цього моменту здавалися неважливими, раптом стали потрібні і вже чекають на мене. Це не стандартний пошук в Google, адже дану інформацію я вже зазначав і знаходив раніше цікавою, а тепер можу дістати в два рахунки.
Зазначений ресурс неймовірно полегшує життя: готова інформація чекає своєї години, і немає необхідності знову шукати її або напружувати пам'ять. Це все одно що мати портативний диск для свідомості.
Evernote працює майже так само, як наш мозок. Сервіс Pinterest вже порівнювали з пристроєм жіночого мозку (близько 70 % його користувачів саме жінки). Evernote теж являє собою модель того, як наша свідомість структурує інформацію. Єдина відома мені близька до Evernote мнемотехніка - це метод loci. Він використовується учасниками чемпіонату світу з запам'ятовування, коли необхідно запам'ятати порядок карт в колоді. Дивно, але з цим завданням справляється не одна людина!
Метод локусів полягає в тому, щоб представляти інформацію, яку потрібно запам'ятати, в якомусь фізичному просторі. Наприклад, ви ставите мені питання, і якщо я хочу його запам'ятати, то подумки розміщую його в рояль, що знаходиться зі мною в одній кімнаті. Потім через півроку мені треба в своїй уяві повернутися до рояля і знайти там потрібну інформацію.
Метод цей непростий і використовується нечасто (як правило, людьми з юридичної сфери або при приватних розслідуваннях). Він, звичайно ж, дає результати, але це не кращий спосіб задіяти свої інтелектуальні ресурси. Варто все ж покладатися на Evernote.
А що якщо цікаві думки приходять в голову в той момент, коли ви приймаєте ванну? Дослідження показують, що найбільше до творчості мають затишні і теплі простору. Ось чому у багатьох ідеї виникають в душі, наприклад, і ми намагаємося їх запам'ятати шляхом багаторазового повторення. На жаль, як тільки ми виходимо з ванної кімнати, думка втрачається. У цій ситуації на допомогу приходить водонепроникний блокнот AquaNotes, розроблений спеціально для ведення записів під час водних процедур.
Сервіс FollowUp.cc за допомогою розсилки автоматично нагадує про необхідність відповідати на електронні повідомлення. Ось як він працює: я відправляю якесь письмо. Припустимо, я хочу дізнатися, що з ним відбувається, дня через три. Для цього я просто ставлю в приховану копію адреса 3days@FollowUp.cc. Якщо людина не відповідає протягом трьох днів, FollowUp.cc надсилає мені нагадування з копією оригінального листа і опцією повтору. Можна налаштувати будь-який інтервал: три дні, місяць, 18 серпня о 21:00, по п'ятницях. Нагадування приходить тільки вам, якщо ви поставили адреса FollowUp.cc в приховану копію. В іншому випадку лист із звичайної копією) нагадування приходить і вашому адресату. У більшості ситуацій це небажано, але іноді може виявитися корисним.
Наприклад, в будівлі, де я веду семінари, повинно бути доступно оптико-волоконна інтернет-з'єднання. Три роки компанія-провайдер повідомляла на своєму сайті про надання даної послуги, але насправді цього не було. Я відправив провайдера питання по електронній пошті, коли з'явиться з'єднання, і налаштував режим щоденних нагадувань в FollowUp.cc. Я спеціально не став користуватися прихованою копією, щоб компанія отримувала нагадування до тих пір, поки не відповість мені. Нарешті через шістдесят чотири дні вони написали: «будь Ласка, припиніть дратувати нас електронними нагадуваннями. Нам невідомо, коли ця послуга буде доступна у вашому будинку». Я написав їм у відповідь: «Чому ж ви не повідомили про це шістдесят три дні тому?» Сервіс FollowUp.cc допомагає зберегти сили і час. Тільки уявіть, скільки енергії я б витратив, якщо б покладався тільки на свою голову!
Близько 80 % листів я відсилаю з копією FollowUp.cc і через п'ять секунд після відправлення повідомлення, воно вже не займає мою увагу. Мені не треба про нього думати, оскільки я знаю, що про нього подбають. А цінні інтелектуальні ресурси можна спрямувати на більш корисні заняття.
Цей сервіс працює і в інших ситуаціях. Наприклад, ви кажете комусь на вечірці: «Давай перетнемося наступного тижня!» Хтось вирушає у відпустку: «Зазирни до мене 26 серпня, я вже буду в офісі». Немає проблем - просто відправляємо лист з прихованою копією FollowUp.cc. Сервіс також створює календар, так що ви можете відслідковувати всі відправлені повідомлення по датах, які будуть оброблені в потрібний момент. Є навіть опція сигналу-нагадування; при необхідності його легко налаштувати на інший день.
Чудовий сервіс, яким я користуюся для автоматизації завдань, називається IFTTT. Він пов'язує два будь сайту, наприклад YouTube, Twitter, Evernote, Google Calendar, Delicious - всі види різних сервісів. Працює він за принципом «якщо це відбувається, треба зробити ось те». Якщо, припустимо, завтра піде дощ, надішліть мені текстове повідомлення. Якщо я реєструюсь в мережі Foursquare, слід внести запис в календар Google.
Я налаштував дану службу так, що якщо позначити той чи інший пункт зірочкою, то він з'являється в мікроблозі, зберігається в Evernote, йде на Delicious, Zutual і Storify для розширення моєї присутності на цих сайтах. Достатньо одного кроку, про який я більше не думаю.
Для CRM існує сервіс Contactually. Переглядаючи ваші електронні листи, він відстежує, хто вам пише, кому ви відповідаєте, хто відповідає вам. На основі цієї інформації він щодня створює список з п'яти адрес, які пропонується додати в контакти. Механізм відмінний. З п'яти адрес я завжди вибираю три для подальшої роботи зі словами: «Точно, треба зв'язатися з цією людиною». Досить забавно.
Для надсилання нагадувань існує сервіс Re: snooze, який направляє вам одне і те ж повідомлення з певними інтервалами, наприклад, кожні два тижні або щомісяця. Раніше я зазначав у своєму календарі, що потрібно дати собаці таблетки від гельмінтів в 21:00 в перший день місяця. Але зазвичай в цей час був чимось зайнятий і забував. Тепер мені приходить нагадування, і я повинен виконати завдання.
Ще один сервіс HassleMe надсилає нагадування примірного графіком, а не з точних дат. Наприклад вам потрібно дзвонити матері кожні п'ять днів. Ви робите запис у HassleMe, і він нагадає вам про завдання через три дні або через сім - в рамках зазначеного вами тимчасового інтервалу. Такий приблизний графік часом виявляється більш зручним. Наприклад, ви періодично даруйте квіти своїй дівчині, і вам це в радість. Але якщо налаштувати нагадування, скажімо, на кожен четвер, то це стане схоже на обов'язкову процедуру, зникне елемент несподіванки і щирості. Не прив'язане до певних днях дія буде сприйматися більш природно.