Тайм-драйв: Як встигати жити і працювати (Р. Архангельський)

Автор: Гліб Архангельський

Комерційний директор, Новосибірськ. «Щоранку я «курю щоденник». Коли я кинула палити, мені дуже не вистачало щоденного ранкового настрою на роботу, раніше це була перша ранкова сигарета. Тоді і народився ритуал - близько 10 хвилин я п'ю каву і продумую розпорядок сьогоднішнього дня, дивлячись в щоденник. Відчуття ефективної налаштування такі ж, як раніше при викурюванні ранкової сигарети».

Фінансовий директор, Нижній Новгород. «Прибирання я не люблю, потрібно налаштовуватися на неї. Тому, збираючись забиратися в будинку, завжди включаю фільм «З легким паром!». - «А чому склався саме такий «якір»?» - «Ну як же, сама приємна і радісна прибирання - перед Новим роком. Вбрана ялинка, мандарини, подарунки... І в цей же час зазвичай показують «З легким паром!».

Хорошим «якорем» для включення у завдання може бути будь-яка технічна, чорнова робота. Як кажуть художники, «перш ніж робити ескіз - наточи олівці». Тобто - з допомогою простого технічного справи налаштуйся на складну роботу.

Приклад «якоря» від Н. В. Гоголя, який на скарги одного, Володимира Соллогуба, «не пишеться» відповідав: «А ви все-таки пишіть... візьміть гарненьке пір'їнка, гарненько його очините, покладіть перед собою аркуш паперу і почніть таким чином: «мені сьогодні щось не пишеться». Напишіть це багато разів підряд, і раптом вам прийде добра думка в голову! За нею друга, третя, адже інакше ніхто не пише, і люди, збурені постійним натхненням, рідкісні, Володимир Олександрович!»

Будьте уважні: якщо ви завели собі «якір», краще використовувати його тільки за прямим призначенням, намагайтеся не «включати» його в інших обставинах. Якщо, наприклад, кави для вас є «якорем» на роботу, і раптом на відпочинку ви випиваєте чашку кави - ви посилаєте вашій підсвідомості сигнал «зараз у нас робота!». Відпочинок стає менш ефективним. Багато менеджери інтуїтивно це відчувають і ділять, наприклад: «на роботі - тільки каву, на відпочинку - тільки чай». А один мій клієнт на роботі пив тільки чорний чай, а на відпочинку - тільки зелений. Аналогічно, не слухайте під час відпочинку ту музику, яка є для вас «якорем» на роботу.

«Якоря» корисні для налаштування не тільки на роботу, але і на відпочинок. Приклад музичного «якоря» з особистого досвіду. У відпустці, гуляючи на природі, я завжди слухаю одну і ту ж музику - Kirnberger Chorales Баха. У робочий час мені досить закрити очі, включити один з цих хоралів - і згадати запах прогрітого сонцем соснового лісу, уявити золотисті стовбури і зелені крони, відчути свої неспішні кроки, коли нікуди не треба поспішати... Музичний «якір» включає всі спогади і емоції, пов'язані з кращими моментами відпочинку, і дозволяє чудово відновити енергію для нових звершень.

Розгойдування при виконанні складних завдань

«Якоря» допомагають легше перейти з відпочинку на роботу. Наступне питання: як втягнутися у виконання завдання, якщо вона досить складна і енергоємна? Адже чим складніше виконувана нами завдання, тим більш високий рівень «включеності», залучення необхідний для роботи над нею.

Витратити менше часу і сил на розкачку допоможе метод «швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т. д. Наприклад, при підготовці звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найбільш простих і зрозумілих для вас абзаців і т. п. Через деякий час у вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «з'їсти» його буде зовсім нескладно.

«Завтра оформлю титульний аркуш докторської дисертації». Так написала одна з учасниць відкритого тренінгу в Новосибірську в анкеті зворотного зв'язку, відповідаючи на питання «Три простих кроки, які я зроблю вже в найближчі дні». Хороший приклад того, як в самому великому і складному справі можна знайти якесь просте початок.

Ще один спосіб витрачати менше сил при роботі над складними завданнями - «проміжна радість». Розбийте роботу на кілька етапів і за проходження кожного етапу призначте собі невелику нагороду. Наприклад, «за кожні дві написані сторінки відкусити шматочок шоколадки», «прочитати наступний анекдот в сьогоднішньому випуску anekdot.ru» і т. п. Ці нагороди і покарання можуть бути зовсім маленькими, але важливо, щоб вони були негайними. Як правило, «маленькі радощі» за кожен зроблений крок мотивують краще, ніж усвідомлення майбутніх довгострокових результатів. Такі маленькі нагороди самому собі дозволять зробити більш приємною найскладнішу роботу і виконати її в більш стислі терміни.

Знищення дрібних неприємних справ

Бувають в нашому житті справи, що вимагають, може бути, зовсім трохи часу, але неприємні. Зателефонувати недружній клієнту; викликати нарешті сантехніка; просити шефа про підвищення зарплати і т. п. В тайм-менеджменті такі задачі називаються «жабами».

«Жаби» часто подовгу відкладаються і загрожують перерости у великі неприємності. Прикро виходить: завдання, що вимагала п'яти хвилин, відкладалася тижнями і тому переросла в проблему, на вирішення якої доведеться витратити багато годин.

У іспанців є приказка: «щоранку з'їдай жабу». Справді, почавши день з поїдання одного «жаби», ви весь день ходите бадьорий і радісний. Про решту «жаб» ви не згадуєте - вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти - вона весь день буде маячити десь на горизонті і отруювати життя. Як пише один учень ТМ-школи: «Я думав, у мене стада «жаб», зелені килими навколо мене... А коли ввів «правило щоденної жаби» - вони всі розійшлися за два тижні».

Велику неприємну завдання буває легше вирішити, розбивши її на велику кількість дрібних «жаб». Розповідає один з учасників ТМ-спільноти: «Мені потрібно було вирішити досить неприємну проблему з податкової. З одного боку, проблема не термінова, можна відкладати, але з іншого боку - в підсумку буде набагато гірше. Тоді я розбив проблему на підзадачі, але не просто, а до найдрібніших подробиць, до самих простих, легко виконуваної кроків. Приблизно так: 1. Купити конверт. 2. Знайти в довіднику адресу податкової. 3. Надписати конверт. І т. д. Вийшло близько 150 пунктів. Далі взяв за правило: щоранку викреслювати будь-5 пунктів. Таким чином, проблема, откладывавшаяся місяцями, була досить швидко вирішена».

«Разглобализация» великих завдань

Чим менш жорсткий термін виконання завдання і чим вона більше, тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, у термінології тайм-менеджменту - «слонів». Наприклад:

• написання дисертації;
• розробка бізнес-плану розвитку регіону;
• ремонт будинку;
• вивчення іноземної мови;
• покращення своєї фізичної форми.

Головна наша проблема при роботі зі слонами - схильність російського людини до глобалізації, укрупнення завдань.

«...Глобалізувати проблему і тим її угробити - перша і, головне, майже несвідома реакція російського людини. Навик, культура, ритуал.

Мене такого прийому навчив колись мій керівник. Тоді ми були зайняті впровадженням комп'ютерного контролю в хімічному виробництві. Я спіткнувся на аміаку: процеси небезпечні, комп'ютери слабкі. І вирішив поки притримати цю справу. Так і сказав на нараді: мовляв, рано, я проти. Ніхто мене не зрозумів, вирішили: ось молодий ретроград.

А мій керівник відвів, пам'ятаю, в бік і прочитав цілу лекцію: «Ви праві, але вчинили неправильно. Треба було говорити навпаки: так, товариші, це прекрасно. Комп'ютери відкривають величезні перспективи. Їм скоро можна буде доручити не тільки контроль, але й оптимізацію, інформації, управління. Давайте прямо зараз приймемо рішення зайнятися підготовкою цієї гігантської програми... От якби ви так укрупнили проблему, всі були б за і справа померло б само собою...» (Юрій Лужков, «Російські закони Паркінсона», luzhkov.ru)

Єдиний спосіб побороти цю пристрасть до глобалізації і все-таки «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі вимірні «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати «слона» на такі «біфштекси», кожен з яких дійсно наближає вас до съедению «слона».

Наприклад, англійська мова. «Біфштекси»: у тиждень вивчити стільки слів, подивитися стільки фільмів мовою, стільки-то годин поспілкуватися з носіями мови на інтернет-форумах. Але не «вивчати граматику» - її можна вивчати нескінченно, анітрохи не поліпшивши при цьому знання мови.

Інший приклад: отримання водійських прав. Ефективні «біфштекси»: «переглянули стільки-то карток»; «проїздити стільки-то годин». Але не «вивчати правила дорожнього руху» - вивчати їх можна до безкінечності, і в дії цьому немає ніякого «наближення до слона». Адже для складання теоретичного іспиту досить просто переглянули картки, а для орієнтації на дорозі реально потрібно пам'ятати не всі правила дорожнього руху, а 3-4 ключових принципу (типу «перешкода праворуч») і кілька основних дорожніх знаків.

Особисті нагороди і покарання

Мало грамотно структурувати неприємні справи і розділити їх на «біфштекси». Бажано створити для себе додаткову мотивацію на ритмічне, регулярне поживу цих «біфштексів».

Перший, найпростіший спосіб - давно відомий людству «метод батога і пряника». Ось кілька прикладів.

Корпоративний тренінг в компанії News Outdoor Russia. Одна з учасниць розповідає: «У мене є досить напружена програма тренувань: басейн, фітнес і т. п. Якщо я її виконую, то в кінці місяця дозволяю собі шопінг на певну суму.

Якщо не виконую - дозволяю собі шопінг на іншу суму, набагато меншу. Це і батіг, і пряник одночасно».

На корпоративному семінарі в ВАТ «Сибирьтелеком» двоє учасників домовилися спільно придбати приз і провести хронометраж особистого часу. Вибрали арбітра, який визначить, хто провів хронометраж більш ретельно. Переміг і дістанеться приз.

Більш складний спосіб - почати кількісно вимірювати ваші результати. Наприклад, щодня відзначати кількість вивчених англійських слів, кількість зроблених присідань-віджимань і т. п.

Можна вимірювати не тільки результати, але і кількість часу, витраченого, наприклад, на «слонову завдання». У будь-якому випадку, ви вимірюєте результати або час, необхідно щоденно фіксувати цей кількісний показник на графіку.

Час на «слона»

Людина влаштована так, що сама фіксація кількісного показника вже підштовхує до дій в потрібному напрямку. Просто почніть враховувати витрати часу на неприємну завдання - і вона сама почне вирішуватися швидше.