Тайм-драйв: Як встигати жити і працювати (Р. Архангельський)
Автор: Гліб Архангельський
Анотація
Сама корисна і захоплююча книга про управління часом. Гліб Архангельський - ініціатор російського TM-руху, засновник Тайм-менеджерського спільноти, керівник корпоративних ТМ-проектів в РАО «ЄЕС Росії», PricewaterhouseCoopers, «Вімм-Білль-Данн» та ін., гендиректор консалтингової компанії «Організація часу», автор фундаментальної монографії «Організація часу» (2003 року).
«Тайм-драйв» - друга його книга - відрізняється популярним викладом. У максимально простий і покрокової формі, на реальних російських прикладах, вона дає відповідь на головне питання сучасного менеджера: як встигати більше? Наводяться поради щодо організації робочого часу і відпочинку, по мотивації і цілепокладання, планування, розстановці пріоритетів, ефективного читання та ін.
Коло висвітлюваних питань настільки широкий, а методи їх вирішення настільки універсальні, що книгу можна рекомендувати практично будь-яким категоріям читачів.
Кроки створення вашої особистої системи тайм-менеджменту
Дорогий читачу, перед вами короткий огляд майбутніх голів. Кожній з них відповідає логічний крок у побудові особистої системи управління часом. У кінці кожної глави відповідний крок буде деталізовано в кілька конкретних рекомендацій.
Розділ 1. Відпочинок - Крок: Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня і в неробочий час.
Глава 2. Мотивація - Крок: Освойте методи «налаштування» на виконання складних і неприємних завдань для скорочення часу роботи над ними.
Розділ 3. Цілепокладання - Крок: Сформулюйте особисті цінності і поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.
Глава 4. Робочий день - Крок: Налаштуйте особисту систему планування робочого дня з використанням «жорстких» і «гнучких» завдань, щоб планувати реалістично і завжди встигати виконувати головне.
Глава 5. Планування - Крок: Організуйте контекстне планування та середньострокове планування за методом «День - Тиждень» і гарантуйте собі впевненість в тому, що ви завжди укладетеся в строк.
Глава 6. Пріоритети - Крок: Навчіться відсіювати зайві, нав'язані справи і виділяти ключові завдання з допомогою ясних критеріїв - таким чином, завжди знаходячи час на головне.
Глава 7. Інформація - Крок: Впровадьте техніки фільтрації, зберігання та оперативного переміщення інформації, що дозволяють тримати її під контролем без надто детального «розкладання по поличках».
Глава 8. Поглиначі - Крок: Використовуйте техніки виявлення поглиначів, дозволяють задіяти «валяються під ногами» резерви часу.
Глава 9. «ТМ-бацила» - Крок: Донесіть «ТМ-бацилу» до оточуючих, щоб вони більш розумно використовували свій і ваш час.
Глава 10. ТМ-маніфест - Крок: Використовуйте невосполнимое час вашого життя згідно з усвідомленими особистими цінностями і пріоритетами.
1. Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»
У п'ятницю найчастіше хочеться випити.
У понеділок найчастіше хочеться п'ятницю.
Анекдот. ру
Наша розмова про управління часом ми почнемо незвично - з організації відпочинку.
Згадайте, дорогий читачу, чи доводилося вам на роботі відчувати себе втомленим і виснаженим, які втратили всякий смак навіть до улюбленої справи? Якщо так - ви не самотні. Це загальна проблема в наш час. В японській мові вона навіть народила спеціальне слово «кароші» - «смерть від перевтоми на роботі».
У грамотному особистому тайм-менеджменті важливо не тільки кількість часу, але і якість. Тому варто задуматися про те, як організований ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.
Ритмічний відпочинок під час робочого дня
Спробуйте пригадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок протягом вчорашнього робочого дня?
Швидше за все відпочинок складався стихійно. Відволікся на декілька хвилин на цікаву дискусію в Інтернеті; зателефонував знайомий - поговорив з ним; вийшов покурити; закрив очі і помріяв; випив чашечку кави.
У такого стихійного відпочинку є ряд мінусів. В першу чергу - він неритмичен, а людина істота біологічна, звикле до різним ритмам. Тому перший принцип, якого рекомендую дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу.
Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через щогодини. Можливо - 10 хвилин через 1,5 години. Тривалість від години до півтора - найбільш комфортний для людини інтервал безперервної роботи. Згадайте школу і вуз: урок - 45 хвилин, «пара» - 1,5 години.
Як би не був завантажений ваш робочий день, який би аврал ні панував в офісі - все одно виділіть ці 5 хвилин на годину. Інвестуйте час у ці п'ятихвилинки відпочинку, робота без них вкрай неефективна.
У Групі компаній MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерські семінари проходили по вечорах. На одному з семінарів серед учасників відбувся такий діалог:
«Дивно, чому заняття з англійської також проходять по вечорах, в той же самий час, але втомлюємося на них набагато сильніше». - «Природно, на тайм-менеджменті в середині заняття ми обов'язково робимо перерву на 15 хвилин. А англійською ми працюємо всі 4 години поспіль без перерв».
«Максимальна перемикання» у відпочинку
Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Але як саме ви відпочиваєте протягом робочого дня, чим наповнюєте ці п'ятихвилинки, які сценарії відпочинку використовуєте? У кожного з нас зазвичай є кілька таких типових сценаріїв. Наприклад:
- подзвоню знайомому;
- піду покурю;
- подивлюся що-небудь цікаве в Інтернеті;
- поллю квіти;
- вип'ю чашку чаю.
Давайте спробуємо оцінити ступінь «перемикання», яку дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. Наприклад:
На 1 бал. Залишаючись на тому ж робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись у той же комп'ютер, напружуючи той же інтелект - почитати щось не по роботі в Інтернеті.
На 2 бали. Залишаючись на тому ж робочому місці, відвернувшись від комп'ютера, поговорити з колегою на неробочі теми.
На 3 бали. Дійти до «курилки» і обговорити там робочі і неробочі питання; випити чаю з колегами. Ми змінили місце розташування, можливо - змінили теми, якими «спантеличений» наш мозок.
На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися на синє небо і зелені дерева, повністю відключитися від офісної середовища.
На 5 балів. Вийти на вулицю, зробити декілька простих вправ, що дозволяють розім'яти суглоби, дати відпочинок втомленим від монітора очам, повністю забути про всі робочі проблеми.
Чим сильніше буде переключення під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете та відновите сили. Обов'язково залиште робоче місце, зробіть фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю - пройдіться по коридору. Якщо ви працювали з людьми - побудьте на самоті. Якщо аналізували цифри - зателефонуйте хорошому знайомому і обговоріть що-небудь емоційно-приємне. Рекомендую також зробити декілька простих фізичних вправ: нахилів, присідань і т. п. Це прекрасно відновить ваші сили і енергію для роботи!
Відомий радянський поет Володимир Маяковський, який добре знав і підтримував рух наукової організації праці, висловив принцип максимального перемикання в простому гаслі:
Товариш, запам'ятай правило просте:
Працюєш сидячи -
Відпочивай стоячи!
Творча лінь
Говорячи про відпочинок, неможливо обійти стороною тему ліні. Лінь - це далеко не завжди погано. Часто це нормальна захисна реакція нашого організму. Її причинами можуть бути:
- Перевтома, об'єктивна вымотанность організму, растраченность фізичних, енергетичних і емоційних ресурсів.
- Невідповідність нашого «повинен» нашого «хочу» - коли ми витрачаємо час свого життя на справи, що не є для нас «рідними», бажаними.
- Інтуїтивне відчуття непотрібності виконуваного в даний момент завдання.
Можлива і четверта причина. Ваше підсвідомість дає вам сигнал: «Почекай, не метушися, очисти душу від дрібних поточних думок, дай місце народження чогось нового». Часто саме в такому стані приходять кращі ідеї і творчі осяяння.
Правила творчої ліні прості:
- Якщо вже лінуватися, то на 100 %, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми і т. п. Чистий лінь - це чисте відчуття повноти буття і загальної гармонії світобудови.
- Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися - і буду це робити». Без вагань і докорів сумління.
- Перед творчої лінню завантажувати мозок інформацією з важливою для вас творчої проблеми. Але не думати про проблеми під час лінь!
При дотриманні цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом гарних ідей і рішень. А також - прекрасним відпочинком і відновленням сил. Головне, не переборщити і не плутати творчу лінь із звичайною лінню.
Ефективний сон
«Рідко вдається виспатися!» - часто скаржаться учасники тайм-менеджерських семінарів. Сон є найважливішим способом відпочинку і відновлення сил. Але чи завжди ми грамотно його організуємо? Навіть не збільшуючи кількість часу на сон, можна істотно підвищити його якість.
Ефективність сну істотно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути і прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не є за кілька годин до сну.
Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, в останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т. п. Заняття може бути яким завгодно, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, перейти до більш повільний ритм.
Тривалість сну може бути різною, важливо визначити оптимальну для себе. Як це зробити?
Наш сон складається з декількох циклів зміни «швидкого» і «повільного» сну. Тривалість одного циклу у різних людей відрізняється і становить від 1 до 2 годин. Бажано, щоб загальна тривалість сну була кратна тривалості одного циклу. Наприклад, якщо довжина вашого циклу 1 годину 30 хвилин, то краще поспати 7 годин 30 хвилин, ніж 8 годин. Коли тривалість сну кратна тривалості циклу, людина прокидається з відчуттям бадьорості, свіжості і добре відновлених сил. Поспостерігайте за собою, спробуйте варіювати тривалість сну, і ви скоро визначте його оптимальну тривалість для вас.
Досвідом планування режиму сну ділиться маршал Василевський. «...В особливо напружені дні Сталін не раз говорив відповідальним працівникам Генштабу, що ми зобов'язані вишукувати в добу для себе і для своїх підлеглих як мінімум п'ять-шість годин для відпочинку, інакше, підкреслював він, плідної роботи вийти не може. У жовтневі дні битви за Москву Сталін сам встановив для мене відпочинок від 4 до 10 годин ранку і перевіряв, чи виконується це його вимогу. Випадки порушення викликали вкрай серйозні і вкрай неприємні для мене розмови. Напружена робота, а часом і невміння організувати свій час, прагнення взяти на себе виконання багатьох обов'язків часто змушували відповідальних працівників забувати про сон. А це теж не могло не позначитися на їх працездатності, а значить, і на ділі.
Іноді, вернувшись близько чотирьох годин ранку від Сталіна, я, щоб реалізувати прийняті в Ставці рішення, зобов'язаний був дати виконавцям або фронтах необхідні вказівки. Іноді це тривало далеко за чотири години. Доводилося йти на хитрість. Я залишав у кремлівського телефону за письмовим столом ад'ютанта старшого лейтенанта А. В. Гриненко. На дзвінок Сталіна він зобов'язаний був повідомити, що я до десяти годин відпочиваю. Як правило, у відповідь чулося: «Добре».
(Василевський А. М. Справа всього життя. У 2 кн. Кн. 1. - М: Политиздат, 1988.)
Важливо організувати не тільки процес сну, але і процес пробудження. Раджу встановити у вашому будильник або мобільному телефоні кілька різних мелодій і з їх допомогою зробити процес пробудження поступовим. Наприклад, вам потрібно прокинутися о 8.00. Нехай в 7.30 зіграє перша мелодія, приємна і спокійна, на якій ви прокинетеся, порадієте того, що вставати ще не потрібно, і знову заснете. В 7.45 - що-небудь бадьоре, можливо, вже зі словами, на які мозок реагує більш активно, ніж на мелодію без слів. І в 8.00 - найрадісніша і енергійна мелодія, на якій ви остаточно прокинетеся, встанете з ліжка і з задоволенням зустрінете новий день вашого життя.
Використання сну протягом робочого дня
Чи доводилося вам, читач, клювати носом в післяобідній час, намагаючись зосередитися на важливій задачі? Що робити, коли на роботі хилить на сон?
Подивіться на середньостатистичний графік добових біоритмів людини.
Графік добових біоритмів людини
Вважається, що наша працездатність і активність протягом дня має два спаду і два підйому (у «жайворонків» вище перший підйом, у «сов» - другий, припадає на вечір). Неважко помітити, що один з спадів припадає як раз на післяобідній час.
Найпростіше рішення проблеми - денний сон, накриває післяобідній спад біоритмів. Згадаймо знамениту латиноамериканську сієсту, обов'язковий сон в пообідню спеку. Згадаймо також британського прем'єр-міністра Уїнстона Черчілля, який дожив до 90 років, незважаючи на нездоровий спосіб життя і величезний тягар турбот і відповідальності. Його обов'язковий денний сон помічники мали право перервати з приводу не меншому, ніж початок війни. Денний сон був також обов'язковим елементом розпорядку російської Боярської думи до Петра I.
Приклад корпоративної організації денного сну привів учасник корпоративного семінару в ВАТ «Сибирьтелеком», Новосибірськ. «У Китаї, в місті Шеньжень, нас привезли на екскурсію на завод телекомунікаційного обладнання. У столів для тестування обладнання ми звернули увагу на дивні пристосування. Виявилося, це відкидаються складані ліжка, вправлені в столи. Обід для робітників триває дві години, з яких год офіційно виділяється на сон».
Як бути, якщо у вас ще немає свого кабінету з зручним шкіряним диваном і ви не можете дозволити собі повноцінний денний сон?
Можливі альтернативи. Найпростіша - невеликий післяобідній сон в автомобілі, якщо такий у вас є. Не пошкодуйте на це 20-30 хвилин, вони окупляться набагато більш високою післяобідньої працездатністю.
Можна ненадовго засинати прямо на робочому місці або десь ще: в переговорній, у кріслі в кутку і т. п. Щоб відключитися від зовнішніх перешкод, можна надіти навушники з улюбленою музикою. Тривалість такого «микросна» ви можете визначити для себе самі, як правило, оптимальна - 10-15 хвилин. Один директор заводу завів будильник на 15 хвилин і засинав у своєму робочому кріслі. Пояснював свій метод так: «Довгий сон вибиває з робочої колії, а за 15 хвилин мозок добре освіжається, але не встигає заснути надто вже сильно».
Розповідає учасник ТМ-спільноти Сергій Козловський, гендиректор софтверної компанії «Нилитис», Мінськ. «У 1997 році я перестрибнув кілька кар'єрних сходинок і став головою ради директорів декількох невеликих, але швидко зростаючих фірм. Навантаження були неймовірні. Людина витримати таке можливо, тільки якщо розділить свої календарні добу на кілька, тобто буде спати кілька разів протягом доби, невеликими порціями.
Я навчився спати на роботі, поклавши голову на стіл. Ніякого кабінету у мене тоді не було. У цій кімнаті працювало ще від 3 до 14 осіб. Але якщо заткнути вуха папером, змоченою у воді, то шум не заважає. 20 хвилин сну - і можна працювати далі. І ось якось з-за океану дзвонить мій шеф. І запитує: «Спиш в робочий час?» - «Сплю», - відповідаю. І ми обидва розуміємо, що це не від спокійного життя. «Не треба, - радить. - Знайди інший спосіб релаксації. Кава, прогулянки в обід...»
Кава, прогулянки - ні, це не моє. Не той ефект. Тоді я зняв кімнату поряд з роботою і почав спати на законній підставі. Коштувало це недорого».
«Переживання моменту»
Розвиваючи тему відпочинку, необхідно зупинитися на такому важливому аспекті взаємовідносин людини і часу, як чисте «переживання моменту». Згадаймо дзенскую притчу. «Учень, прийшовши до наставника, залишив біля входу парасольку й черевики. Вчитель запитав його, ліворуч або праворуч від черевиків той поставив парасолька. Учень не зміг згадати і засоромився: втративши пильність, він упустив мить».
В кінці XX століття фахівець з управління часом Стефан Рехтшафен звернув увагу на шкідливість і небезпека «бігу за часом», постійного поспіху, в якій живе більшість людей в промислово розвинених країнах. Мушу вас попередити: на ранніх стадіях застосування тайм-менеджменту можливий деякий «синдром занепокоєння» про часу, іноді навіть «крохоборстве». Нічого страшного, це швидко проходить. Зате залишається іншого. Коли ви керуєте часом, відчуваєте його як підвладний вам ресурс - вам набагато легше виділити його на спонтанність, бездумне проведення часу, творчу лінь, споглядання гармонії світобудови і інші надзвичайно гідні заняття, не мають безпосередньої матеріальної мети. Плануючи час, важливо пам'ятати, що «наповненість», «насиченість» часу, його «якість» - не менш важливо, ніж його чисто арифметичне кількість. «План» і «переживання моменту» не повинні перебувати в протиріччі - навпаки, вони зобов'язані підтримувати один одного.
Я дуже люблю заходи. І в робочий час по можливості (а під час відпустки - обов'язково) виділяю час на споглядання заходу сонця. Хочеш не хочеш, а процес цей треба планувати. Адже я знаю, що моя улюблена стадія заходу в цей час року в цьому місці починається, наприклад, в 21.15 і триває не більше 25-30 хвилин.
Чи заважає це планування чистоті споглядання, не обтяженого думками, турботами та іншими перешкодами? Жодним чином. Навпаки, тільки завдяки плануванню я можу виділити потрібну кількість часу на захід, незважаючи на завантаженість справами, і найголовніше - під час споглядання відключитися від усіх сторонніх думок і турбот, знаючи, що інші завдання та проблеми - під контролем.
У древніх отців-аскетів, що залишили нам багату спадщину методів самовдосконалення, була в числі інших таке формулювання чернечого життя: «Увагу до себе і пам'ять смертна». Два цих принципи вважались основоположними для очищення душі і досягнення духовних висот.
У тайм-менеджменті можна знайти аналогію цим принципам. «Пам'ять смертна» - усвідомлення обмеженості людського життя і її тимчасового ресурсу, вимагає не витрачати дорогоцінний час життя на дрібниці. І «увагу до себе» - усвідомленість і осмисленість життя, постійне відстеження й аналіз своїх дій. Ці принципи допомагають виробити то загострене почуття наповненості моменту, який робить життя яскравим і прекрасним, а не чередою сірих нудних буднів.
Карелов сергій, голова ради директорів Silicon Information Technologies, на Першій ТМ-конференції у травні 2003 р. цитував Ріка Філдса:
«Варто нам свідомо звернути увагу на те, чим ми зайняті - приготуванням їжі, прибиранням або любов'ю, - як це дія перетворюється і стає частиною руху нашої душі. І ми раптом починаємо помічати такі штрихи і деталі, які нам були невідомі раніше; наше відчуття щоденного життя стає ясніше, гостріше і в той же час набагато різнобічної».
Перший крок створення особистої ТМ-системи
Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня і в неробочий час.
Короткі рекомендації:
- Зробіть відпочинок протягом дня ритмічним.
- Забезпечуйте максимальне перемикання.
- Використовуйте «творчу лінь».
- Підвищіть ефективність сну.
- Застосовуйте «мікросон» протягом робочого дня.
- Переживайте момент.
2. Мотивація: як справлятися з неприємними завданнями
Хто хоче - шукає способи.
Хто не хоче - причини.
Народна мудрість
Як би ми не любили свою роботу, деякі з наших справ бувають досить складні і не завжди приємні. Як «замотивувати» себе на виконання таких справ? Як грамотно включитися у виконання складного завдання, щоб витратити на неї менше сил і енергії?
У Росії ця проблема особливо гостра. Всі ми виховані на казках, в яких потрібний результат з'являється «по щучому велінню». Але, на жаль, однією тільки удачі зазвичай недостатньо. Для досягнення успіху потрібна серйозна, довгий, наполеглива праця.
Але довгий і наполеглива праця не зобов'язаний бути нудним і «несмачними». В найскладніші, неприємні і енергоємні справи можна вдихнути додатковий інтерес і мотивацію. Як це зробити - читайте в цій главі.
«Якоря» для ефективного включення в роботу
Як втягуватися в роботу, щоб не витрачати час на розкачку, розбираючи дрібниці й ніяк не знаходячи в собі сил взятися за головне?
У психології є гарне поняття «якір». Це будь-яка матеріальна прив'язка (музика, колір, слово, рух, ритуал), пов'язана для нас з певним емоційним станом. При необхідності установки на завдання ми «включаємо» потрібний матеріальний «якір» - і вводимо себе в відповідний емоційний стан.
Самий часто використовуваний на практиці «якір» - музика. Спробуйте чітко прив'язати різну музику до різних типів завдань. По дорозі на жорсткі переговори - важкий рок, при налаштуванні на інтелектуальну роботу - спокійна музика без слів, при налаштуванні на відпочинок - то найулюбленіша і приємне і т. п.
Приклади «якорів» від учасників відкритих семінарів.
Власник мережі бензозаправок, Київ. «Складну інтелектуальну роботу я роблю під музику Джо Дассена». Група дивується - військового типу особистості цього бізнесмена настільки лірична музика абсолютно не відповідає. «Поясню чому: найкраще мені працювалося в студентські роки в гуртожитку. Молодий, сил багато, паралельно дві вищі освіти і ще робота... А магнітофонних касет на весь гуртожиток було чотири штуки, і всі чотири - Джо Дассен. Ось так ця музика стала «якорем», що включає енергетичні ресурси, як у молодості».
Комерційний директор, Новосибірськ. «Щоранку я «курю щоденник». Коли я кинула палити, мені дуже не вистачало щоденного ранкового настрою на роботу, раніше це була перша ранкова сигарета. Тоді і народився ритуал - близько 10 хвилин я п'ю каву і продумую розпорядок сьогоднішнього дня, дивлячись в щоденник. Відчуття ефективної налаштування такі ж, як раніше при викурюванні ранкової сигарети».
Фінансовий директор, Нижній Новгород. «Прибирання я не люблю, потрібно налаштовуватися на неї. Тому, збираючись забиратися в будинку, завжди включаю фільм «З легким паром!». - «А чому склався саме такий «якір»?» - «Ну як же, сама приємна і радісна прибирання - перед Новим роком. Вбрана ялинка, мандарини, подарунки... І в цей же час зазвичай показують «З легким паром!».
Хорошим «якорем» для включення у завдання може бути будь-яка технічна, чорнова робота. Як кажуть художники, «перш ніж робити ескіз - наточи олівці». Тобто - з допомогою простого технічного справи налаштуйся на складну роботу.
Приклад «якоря» від Н. В. Гоголя, який на скарги одного, Володимира Соллогуба, «не пишеться» відповідав: «А ви все-таки пишіть... візьміть гарненьке пір'їнка, гарненько його очините, покладіть перед собою аркуш паперу і почніть таким чином: «мені сьогодні щось не пишеться». Напишіть це багато разів підряд, і раптом вам прийде добра думка в голову! За нею друга, третя, адже інакше ніхто не пише, і люди, збурені постійним натхненням, рідкісні, Володимир Олександрович!»
Будьте уважні: якщо ви завели собі «якір», краще використовувати його тільки за прямим призначенням, намагайтеся не «включати» його в інших обставинах. Якщо, наприклад, кави для вас є «якорем» на роботу, і раптом на відпочинку ви випиваєте чашку кави - ви посилаєте вашій підсвідомості сигнал «зараз у нас робота!». Відпочинок стає менш ефективним. Багато менеджери інтуїтивно це відчувають і ділять, наприклад: «на роботі - тільки каву, на відпочинку - тільки чай». А один мій клієнт на роботі пив тільки чорний чай, а на відпочинку - тільки зелений. Аналогічно, не слухайте під час відпочинку ту музику, яка є для вас «якорем» на роботу.
«Якоря» корисні для налаштування не тільки на роботу, але і на відпочинок. Приклад музичного «якоря» з особистого досвіду. У відпустці, гуляючи на природі, я завжди слухаю одну і ту ж музику - Kirnberger Chorales Баха. У робочий час мені досить закрити очі, включити один з цих хоралів - і згадати запах прогрітого сонцем соснового лісу, уявити золотисті стовбури і зелені крони, відчути свої неспішні кроки, коли нікуди не треба поспішати... Музичний «якір» включає всі спогади і емоції, пов'язані з кращими моментами відпочинку, і дозволяє чудово відновити енергію для нових звершень.
Розгойдування при виконанні складних завдань
«Якоря» допомагають легше перейти з відпочинку на роботу. Наступне питання: як втягнутися у виконання завдання, якщо вона досить складна і енергоємна? Адже чим складніше виконувана нами завдання, тим більш високий рівень «включеності», залучення необхідний для роботи над нею.
Витратити менше часу і сил на розкачку допоможе метод «швейцарського сиру». Спробуйте виконувати завдання не в логічному порядку, а в довільному, «вигризаючи» з різних місць маленькі шматочки - найбільш прості, приємні і т. д. Наприклад, при підготовці звіту можна спочатку підібрати ілюстрації, написати кілька найбільш простих і зрозумілих для вас абзаців і т. п. Через деякий час у вашому «сирі» утворюється стільки дірок, що «з'їсти» його буде зовсім нескладно.
«Завтра оформлю титульний аркуш докторської дисертації». Так написала одна з учасниць відкритого тренінгу в Новосибірську в анкеті зворотного зв'язку, відповідаючи на питання «Три простих кроки, які я зроблю вже в найближчі дні». Хороший приклад того, як в самому великому і складному справі можна знайти якесь просте початок.
Ще один спосіб витрачати менше сил при роботі над складними завданнями - «проміжна радість». Розбийте роботу на кілька етапів і за проходження кожного етапу призначте собі невелику нагороду. Наприклад, «за кожні дві написані сторінки відкусити шматочок шоколадки», «прочитати наступний анекдот в сьогоднішньому випуску anekdot.ru» і т. п. Ці нагороди і покарання можуть бути зовсім маленькими, але важливо, щоб вони були негайними. Як правило, «маленькі радощі» за кожен зроблений крок мотивують краще, ніж усвідомлення майбутніх довгострокових результатів. Такі маленькі нагороди самому собі дозволять зробити більш приємною найскладнішу роботу і виконати її в більш стислі терміни.
Знищення дрібних неприємних справ
Бувають в нашому житті справи, що вимагають, може бути, зовсім трохи часу, але неприємні. Зателефонувати недружній клієнту; викликати нарешті сантехніка; просити шефа про підвищення зарплати і т. п. В тайм-менеджменті такі задачі називаються «жабами».
«Жаби» часто подовгу відкладаються і загрожують перерости у великі неприємності. Прикро виходить: завдання, що вимагала п'яти хвилин, відкладалася тижнями і тому переросла в проблему, на вирішення якої доведеться витратити багато годин.
У іспанців є приказка: «щоранку з'їдай жабу». Справді, почавши день з поїдання одного «жаби», ви весь день ходите бадьорий і радісний. Про решту «жаб» ви не згадуєте - вони залишилися на наступні дні. І навпаки, якщо вранці «жабу» не з'їсти - вона весь день буде маячити десь на горизонті і отруювати життя. Як пише один учень ТМ-школи: «Я думав, у мене стада «жаб», зелені килими навколо мене... А коли ввів «правило щоденної жаби» - вони всі розійшлися за два тижні».
Велику неприємну завдання буває легше вирішити, розбивши її на велику кількість дрібних «жаб». Розповідає один з учасників ТМ-спільноти: «Мені потрібно було вирішити досить неприємну проблему з податкової. З одного боку, проблема не термінова, можна відкладати, але з іншого боку - в підсумку буде набагато гірше. Тоді я розбив проблему на підзадачі, але не просто, а до найдрібніших подробиць, до самих простих, легко виконуваної кроків. Приблизно так: 1. Купити конверт. 2. Знайти в довіднику адресу податкової. 3. Надписати конверт. І т. д. Вийшло близько 150 пунктів. Далі взяв за правило: щоранку викреслювати будь-5 пунктів. Таким чином, проблема, откладывавшаяся місяцями, була досить швидко вирішена».
«Разглобализация» великих завдань
Чим менш жорсткий термін виконання завдання і чим вона більше, тим важче, як правило, змусити себе її виконати. Особливо це стосується дуже великих завдань, у термінології тайм-менеджменту - «слонів». Наприклад:
- написання дисертації;
- розробка бізнес-плану розвитку регіону;
- ремонт будинку;
- вивчення іноземної мови;
- покращення своєї фізичної форми.
Головна наша проблема при роботі зі слонами - схильність російського людини до глобалізації, укрупнення завдань.
«...Глобалізувати проблему і тим її угробити - перша і, головне, майже несвідома реакція російського людини. Навик, культура, ритуал.
Мене такого прийому навчив колись мій керівник. Тоді ми були зайняті впровадженням комп'ютерного контролю в хімічному виробництві. Я спіткнувся на аміаку: процеси небезпечні, комп'ютери слабкі. І вирішив поки притримати цю справу. Так і сказав на нараді: мовляв, рано, я проти. Ніхто мене не зрозумів, вирішили: ось молодий ретроград.
А мій керівник відвів, пам'ятаю, в бік і прочитав цілу лекцію: «Ви праві, але вчинили неправильно. Треба було говорити навпаки: так, товариші, це прекрасно. Комп'ютери відкривають величезні перспективи. Їм скоро можна буде доручити не тільки контроль, але й оптимізацію, інформації, управління. Давайте прямо зараз приймемо рішення зайнятися підготовкою цієї гігантської програми... От якби ви так укрупнили проблему, всі були б за і справа померло б само собою...» (Юрій Лужков, «Російські закони Паркінсона», luzhkov.ru)
Єдиний спосіб побороти цю пристрасть до глобалізації і все-таки «з'їсти слона» - розрізати його на маленькі вимірні «біфштекси» і щодня з'їдати один такий біфштекс. При цьому важливо нарізати «слона» на такі «біфштекси», кожен з яких дійсно наближає вас до съедению «слона».
Наприклад, англійська мова. «Біфштекси»: у тиждень вивчити стільки слів, подивитися стільки фільмів мовою, стільки-то годин поспілкуватися з носіями мови на інтернет-форумах. Але не «вивчати граматику» - її можна вивчати нескінченно, анітрохи не поліпшивши при цьому знання мови.
Інший приклад: отримання водійських прав. Ефективні «біфштекси»: «переглянули стільки-то карток»; «проїздити стільки-то годин». Але не «вивчати правила дорожнього руху» - вивчати їх можна до безкінечності, і в дії цьому немає ніякого «наближення до слона». Адже для складання теоретичного іспиту досить просто переглянули картки, а для орієнтації на дорозі реально потрібно пам'ятати не всі правила дорожнього руху, а 3-4 ключових принципу (типу «перешкода праворуч») і кілька основних дорожніх знаків.
Особисті нагороди і покарання
Мало грамотно структурувати неприємні справи і розділити їх на «біфштекси». Бажано створити для себе додаткову мотивацію на ритмічне, регулярне поживу цих «біфштексів».
Перший, найпростіший спосіб - давно відомий людству «метод батога і пряника». Ось кілька прикладів.
Корпоративний тренінг в компанії News Outdoor Russia. Одна з учасниць розповідає: «У мене є досить напружена програма тренувань: басейн, фітнес і т. п. Якщо я її виконую, то в кінці місяця дозволяю собі шопінг на певну суму.
Якщо не виконую - дозволяю собі шопінг на іншу суму, набагато меншу. Це і батіг, і пряник одночасно».
На корпоративному семінарі в ВАТ «Сибирьтелеком» двоє учасників домовилися спільно придбати приз і провести хронометраж особистого часу. Вибрали арбітра, який визначить, хто провів хронометраж більш ретельно. Переміг і дістанеться приз.
Більш складний спосіб - почати кількісно вимірювати ваші результати. Наприклад, щодня відзначати кількість вивчених англійських слів, кількість зроблених присідань-віджимань і т. п.
Можна вимірювати не тільки результати, але і кількість часу, витраченого, наприклад, на «слонову завдання». У будь-якому випадку, ви вимірюєте результати або час, необхідно щоденно фіксувати цей кількісний показник на графіку.
Час на «слона»
Людина влаштована так, що сама фіксація кількісного показника вже підштовхує до дій в потрібному напрямку. Просто почніть враховувати витрати часу на неприємну завдання - і вона сама почне вирішуватися швидше.
Нарешті, іноді корисно помістити себе в «місцевість смерті». Стародавні китайські полководці говорили: «Щоб гарантувати перемогу, помісти солдатів в місцевість смерті - спали кораблі». Наприклад, дайте публічну обіцянку, як президент Франції Шарль де Голль, який вийшов у приймальню і привселюдно оголосив: «З сьогоднішнього дня я, генерал де Голль, кидаю курити».
«Місцевістю смерті» може бути, зокрема, цейтнот - ситуація жорсткого браку часу. Люди деяких психологічних типів інтуїтивно відчувають, що в цейтноті вони більш ефективні, і штучно заганяють себе в таку ситуацію. Нічого поганого в цьому немає, але для зниження ваших ризиків і підвищення якості результату рекомендую замінювати великий цейтнот на кілька маленьких. Наприклад, використовувати велику «місцевість смерті» у вигляді строку здачі продукту замовнику, а маленьку - у вигляді наради за проектом у гендиректора.
У доповіді на Першій ТМ-конференції у 2003 р. в Москві ось що розповів Микола Павленко, керуючий партнер компанії «Георг-консалтинг»: «У нашій компанії прийнято два види строків. Перший - deadline «лінія смерті», термін здачі продукту замовнику. Другий - redline, «червона лінія», термін здачі продукту всередині компанії. Між «червоною лінією» і «лінією смерті» обов'язково має залишатися резерв. За порушення redline передбачені штрафні санкції. Таким чином, ми мотивуємо співробітника, при цьому не піддаючи ризику наші зобов'язання перед замовником».
Таблиця щоденних справ
Простий спосіб звести воєдино всіх ваших «слонів» та «жаб», щодня мотивувати себе на виконання потрібних завдань - завести таблицю регулярних справ. Виглядає вона приблизно наступним чином:
Зліва виписані всі ваші щоденні «біфштекси» і «жаби». Праворуч ви щодня відзначаєте їх виконання або невиконання. Якщо яка-небудь робота на сьогодні не передбачалася - залишайте порожнє місце. Якщо передбачалася, але не виконана - ставте прочерк. Якщо виконана - ставте галочку.
Нічого особливо страшного в прочерках немає, але як тільки по якійсь графі їх стане занадто багато - це дасть вам тривожний сигнал і змусить зробити потрібне.
Цю таблицю необхідно повісити на видне місце над робочим столом або вклеїти в ваш щоденник. Важливо, щоб вона потрапляла вам на очі кілька разів на день. У мене, наприклад, таблиця щоденних справ висить на внутрішній стороні дверцят шафи з одягом. Таким чином, я бачу таблицю як мінімум два рази в день - одягаючись вранці і знімаючи костюм ввечері.
Поруч з цією таблицею корисно виписати кілька «проміжних радощів». Наприклад, перерахуйте приємні для вас нетермінові покупки і домовтеся з самим собою: «за кожні наступні 15 галочок в будь-якій графі - купую таку приємну річ». Ви будете здивовані тим, наскільки швидше стали просуватися ваші довгострокові справи.
На посттренинге в компанії «Вімм-Білль-Данн» один з учасників розповів: «Я завів таблицю щоденних завдань для сина. Йому дуже сподобалося, тепер він зустрічає мене ввечері і радіє: «Я сьогодні встиг не тільки погуляти і подивитися телевізор, але і зробити всі уроки і свої справи по дому!»
Календарик-пинарик
Найпростіший спосіб самомотивації винайшов учасник ТМ-спільноти Дмитро Литвак. Назва «календарик-пинарик» походить від слова «штовхати». Виглядає він наступним чином:
Календарик-пинарик
Над календарем зображені прожиті роки, внизу - майбутні. Ви берете олівець і з почуттям, з толком, з розстановкою один за іншим викреслюють прожиті роки. Можна - з ліричними спогадами. Потім таким же способом викреслюють прожиті дні та місяці поточного року. Пинарик готовий до вживання.
Щоранку, приступаючи до роботи, зачеркивайте половину нового дня. Ввечері - другу половину. Тримайте пинарик на видному місці, заглядайте в нього частіше. Таким чином, ви матеріалізуєте час, щодня відчуваєте, як воно йде. Повірте, ефект величезний. Вкладення часу - 15 хвилин на заклад пинарика, і далі - 30 секунд вранці, 30 секунд ввечері на викреслення днів.
Другий крок створення особистої ТМ-системи
Освойте методи настроювання на виконання складних і неприємних завдань для скорочення часу роботи над ними.
Короткі рекомендації:
- Використовуйте «якоря» для налаштування на різні завдання і відпочинок.
- Застосовуйте метод «швейцарського сиру» при розгойдуванні.
- Щодня з'їдайте мінімум одну «жабу».
- Дробіть «слонів» на «біфштекси», наближають до досягнення «слона».
- Заохочуйте себе «проміжними радощами».
- Заведіть таблицю щоденних справ, зі списком нагород за виконання.
- Спробуйте календарик-пинарик.
3. Цілі: як наблизити мрії до реальності
- Батюшка, скажіть, а чи правильно я живу?
- Правильно, син мій. Але даремно.
Мабуть, як ніякий інший народ, ми, росіяни, вміємо мріяти. Широтою і глобальністю мислення Господь нас наділив в надлишку. Ми дали світу безліч великих творів мистецтва і великих, гарних ідей.
Набагато складніше йдуть у нас справи з втіленням мрії в реальність. Згадаймо Васисуалія Лоханкина з «Золотого теляти», що лежав на дивані і з задоволенням розмірковує про свою великої ролі в російській революції. Легко і приємно мріяти; набагато важче щодня робити практичні кроки для реалізації мрії.
Ми вже навчилися ефективно керувати нашою енергією і мотивацією на локальному рівні, на рівні щоденних завдань. Тепер настав час задуматися про те, що дає нам енергію на глобальному рівні: про наших мріях і бажаннях. Щоб ці мрії збувалися, необхідно спочатку перетворити їх у мети. Нас, на жаль, не вчили ставити цілі і досягати їх. В наших школах і вузах немає курсу управління життям і цілепокладання. Доведеться освоювати це мистецтво самим.
Управління собою як компанією
Ідея ставити цілі не очевидна для багатьох наших співвітчизників. Дуже багато людей на пострадянському просторі не керують своїм життям, а пливуть за течією. В англійську школу пішов тому, що батьки веліли, вивчився на юриста тому, що був блат підходящий, працюю «де склалося», одружився на те, «хто під руку попався»... Сумна картина.
Стівен Кові, відомий американський фахівець з управління часом, розрізняє реактивний і проактивний підходи до життя. Реактивний - реагування на зовнішні обставини життя «як склалося» і «як вийшло». Проактивний - вибудовування свого життя за своїм бажанням, активний вплив на події і обставини. Саме проактивности в підході до життя нам не вистачає: за 70 років життя в державі, яка піклувалася про все і всіх, ми розучилися самі дбати про власне життя.
Чак Норріс, відомий спортсмен і кіноактор: «...Він був прекрасним прикладом людини, ніколи не намагався керувати своїм життям. Сумна правда полягала в тому, що він просто плив за течією, спотикаючись про самого себе, незмінно вигадуючи виправдання кожній своїй невдачі і відмовляючись прийняти на себе відповідальність.
Багато людей ведуть себе подібно йому, немов вони лише проходять повз життя, перебираються з одного дня в інший. Не те щоб у них не було ніяких бажань або мрій про те, як вони досягають величезних успіхів; але ці мрії супроводжуються безліччю виправдань свого байдикування, заснованих на переконливих доказах, і вони миттєво перегороджують їм шлях, як тільки такі люди починають думати, що, можливо, тільки можливо! - настане день, коли вони почнуть виконувати ці бажання.
Але їм завжди щось заважає - невдалий час року, терміновий ремонт автомобіля або те, що вони дуже втомилися вчора ввечері. Так вони кажуть, але істина полягає в тому, що єдиною перешкодою, що стоять на їх шляху, є вони самі...» (Норріс, Чак. Таємна сила всередині нас. - Київ: Софія, 1997.)
У нас знайдеться мільйон переконливих пояснень того, чому наша мрія досі не стала реальністю.
Маса несприятливих зовнішніх обставин буде в цьому винна. Але що користі в тому, що у нас є виправдання? Мрія адже від цього не наблизилася.
Спробуйте розглядати себе не як «фахівця такого-то відділу» або «менеджера такий-то служби», забудьте на деякий час про те, що ви - частина великої системи, що залежить від начальства, клієнтів, безлічі правил і т. п. Подивіться на себе як на Персональну Корпорацію, ЗАТ «Я». У цій корпорації є все ті ж елементи керування, що і у будь-якої фірми, наприклад:
- особисте стратегічне планування - постановка довгострокових цілей;
- маркетинг - вивчення ринку праці;
- особиста бухгалтерія - облік і планування грошей і т. д.
При розмові про особистий тайм-менеджменті ми будемо час від часу використовувати цю аналогію. Все, що ви знаєте про менеджмент, ви можете докладати не тільки до безпосередніх посадових обов'язків, але й до налагодження управління вашої особистої корпорацією.
І найголовніше, при такому підході до самоменеджменту ваша стратегія життя, ваша лінія поведінки в навколишньому просторі - не стратегія пасивного «гвинтика», якому не забезпечили тих чи інших умов, платять недостатню зарплату, не поміняли комп'ютер на більш швидкий і т. д. Стратегія успішної людини - це стратегія автономної корпорації, яка сама будує свою стратегію, укладає договори з іншими корпораціями (наприклад, з вашою компанією-працедавцем), активно планує і здійснює свій рух за життя.
Керуючи «персональної корпорацією», пам'ятайте: як і в управлінні фірмою, в управлінні собою не існує «правильних відповідей» і «єдино вірних рішень». На ринку безліч фірм, які дотримуються прямо протилежних принципів і методів - і при цьому однаково успішних. Так і в особистому тайм-менеджменті - важливий «індивідуальний пошив», заточування всіх методів під специфіку вашої особистості і області діяльності.
Успішні і щасливі люди, люди самореализующиеся, люди, які багато чого досягли в житті, можуть вести чи не вести щоденник, контролювати завдання особисто або з допомогою секретаря, бути прихильниками планомірності або, навпаки, спонтанного реагування на обставини і т. д. Техніка у всіх різна. Але що об'єднує цих людей, що у них є обов'язково - так це чітке розуміння своїх цілей. І головне - готовність активно втілювати своє розуміння життя, незважаючи на об'єктивні зовнішні обставини».
Цікава історія людини, що присвятила все своє життя досягненню однієї великої мети. У 1919 році молодий учений Олександр Любіщев поставив собі Мету Життя: розробити періодичну систему біологічних об'єктів. Тобто зробити в біології те, що Менделєєв зробив в хімії.
Підрахувавши кількість потрібного часу, Любіщев зрозумів, що на вивчення всіх необхідних дисциплін, постановку дослідів, проведення досліджень потрібно більше 120 років. Постав вибір: відмовитися від цілі, «наступити на горло власній пісні»? Або - ущільнити час життя, навчитися встигати більше?
Любіщев вирішив знайти спільну мову з Часом. Більше п'ятдесяти років він вів хронометраж, планував свою роботу, сам для себе писав звіти по використанню часу, які іноді розсилав друзям. Кажуть, що у 76 років він встигав набагато більше, ніж молоді колеги.
У 1974 році відомий письменник Данило Гранін написав про нього книгу - «Ця дивна життя». Багато людей після цієї книги задумалися про взаємини людини і Часу. Листувалися, обмінювалися досвідом, розробляли техніки планування часу. Деякі представники цієї «вітчизняної школи тайм-менеджменту» стали одними з перших учасників Тайм-менеджерського спільноти.
Варто зауважити, що Любіщев не став «машиною для економії часу». Планування допомагало йому витрачати час так, як він хотів. В тому числі не тільки на роботу. У своїй книзі Данило Гранін пише:
«...В чому іншому, але в сенсі зайнятості і покоління автора, так і наступні покоління не щадили себе. Вдень - завод, увечері - інститут; вони - і заочники, і вечірки, і екстерни; вони викладалися чесно, сповна.
Однак варто було авторові без всяких емоцій порівняти факти, і стало видно, наскільки Любіщев за ті ж роки і прочитав більше книг, ніж автор, і частіше бував у театрі, і прослухав більше музики, більше написав, напрацював. І при всьому цьому - наскільки краще він розумів і глибше осмислював те, що відбувалося...»
Досягти своєї мети Любіщев не встиг - поставлене їм завдання не вирішена до цих пір, а можливо, і принципово нерозв'язна. Але його велика мета і його система хронометражу і планування допомогли йому вирішити найскладнішу для будь-якої людини завдання. Знайти спільну мову з незворотною, невблаганно поточної рікою Часу.
«Рідні» цілі і бачення майбутнього
Ми проактивно плануємо майбутнє нашої «особистої корпорації», висловлюємо свої мрії у формі довгострокових цілей. Не чекаємо милостей від природи, а беремо їх самі. Для цього потрібно чітко розуміти, чого ж ми хочемо від життя. Це далеко не так просто зробити, як здається.
Спробуйте уявити один день з життя через 3-5 років. Поки не обмежуйте себе тим, що ви «повинні» або що ви вважаєте «можливим». Краще описати це бачення майбутнього письмово, у формі есе в 1-2 сторінки розміром. У цьому есе можна висвітлити приблизно наступне коло питань:
- З чого почався ваш день?
- Найяскравіше враження дня.
- Які люди вас оточують, про що вони говорять?
- Як і над чим ви працювали?
- Яких результатів досягли?
- Які проблеми вдалося вирішити?
- Як ви відпочивали?
- Головна подія дня.
Можливо, це есе народиться не за один день. Не поспішайте, не тягніть паростки - хай проростають самі, поступово. У наступні дні заглядайте в це есе. Правте, додавайте. Працюйте зі своєю мрією - і вона обов'язково матеріалізується.
Аналізуючи есе перших учнів ТМ-школи, ми сформулювали поняття «рідні» мети. Наприклад, лікар з невеликого міста пише про те, як створить медичний центр. Видно, що ця мета вистраждана, глибоко осмислена, людина реально розуміє, навіщо це потрібно людям і навіщо це потрібно йому. Але часто зустрічаються есе, які ми називаємо «ксерокопіями сторінки глянцевого журналу». «Виходжу зі свого білосніжного «Порше», приходжу в свій білосніжний офіс, менеджери в білосніжних сорочках біжать виконувати мої цінні вказівки...»
Я нічого не маю проти білосніжного «Порше» - якщо це дійсно «рідна» мета, якщо людині гріють душу хороші машини. Але часто буває, що такого роду цілі нав'язані. Рекламою, оточенням, родичами, соціальними стереотипами, системою освіти і т. п. Щодня нам вселяють, що повинен хотіти «правильний» успішна людина. Хоча справжні успішні люди починали свій шлях до успіху зовсім не з покупки піджака від Армані.
Для того щоб керувати своїм життям проактивно, щоб знайти «рідні» мети, потрібно спочатку відсіяти цю лушпиння, нав'язані ззовні штампи. Як сказала директор рекламного відділу виробничої компанії після ТМ-тренінгу: «Я зрозуміла, що бігаю, як паровозик, але розклад не я склав! Відчуваю, що пора визначитися з розкладом!»
Знайти свої «рідні» цілі не завжди просто. Але це абсолютно необхідно. Інакше ви витратите роки життя на гонитву за морквинами, які підвісив перед вами хтось інший.
Розповідає Олена Набатова, президент компанії «Саттваконсалтинг», Алма-Ата. «На семінарі з тайм-менеджменту у мене була учениця - жінка, яка все життя працювала стюардесою і не отримувала ніякого задоволення від цього заняття. Коли я запитала, що їй було цікаво займатися в дитинстві, виявилося, що вона непогано малювала.
Стали розбиратися, як можна з допомогою цього заробляти гроші - проводити виставки і т. п. Для людини була дивовижною сама думка, що улюблена справа може бути і джерелом засобів до існування.
Через півроку ми випадково зустрілися. Вона сказала: «Лєна, я вам безмежно вдячна - ви подарували мені. Запрошую вас на мою персональну виставку, я вже півроку - художник. Займаюся улюбленою справою і заробляю при цьому непогані гроші».
«Мемуарник» і визначення цінностей
«Один день з мого життя в майбутньому» дав нам емоційну картину бажаного майбутнього. Наступним кроком спробуйте визначити ваші базові цінності, на основі яких можна буде сформулювати довгострокові цілі.
Простий і технологічний інструмент для виявлення особистих цінностей винайшов учасник Тайм-менеджерського спільноти Віталій Корольов, консультант з питань корпоративного управління та успадкування бізнесу. «Мемуарник» (від слова «мемуари») ведеться наступним чином:
1. Кожен день ввечері виділіть 3-5 хвилин спокійного часу.
2. Запишіть у щоденник чи в окремий зошит Головна подія дня (ГСД). Саме подія, емоційно значуще для вас. Це не обов'язково головний результат дня, не обов'язково головне досягнення. Найяскравішою подією може виявитися, наприклад, п'ятихвилинний розмову з другом. Подія може бути і позитивним, і негативним. Уявіть, що з всієї вашої бібліотеки на безлюдний острів вам дозволили взяти одну книгу, яку ви оберете? Так і тут - яка подія дня ви б взяли на безлюдний острів»?
3. Наприкінці тижня випишіть Головна подія тижня - одне з семи ГСД або якесь окреме нове подія. В кінці місяця - Головна подія місяця. В кінці року - Головна подія року.
Поряд з подіями формулюйте ту вашу цінність, на основі якої саме ця подія ви зробили головним. Наприклад, подія - «Приїзд дочки від бабусі», цінність - «Сім'я, діти». Немає єдино вірного для всіх списку цінностей, у кожного вони різні. Хтось, наприклад, частіше записувати в колонку цінностей «новизну, яскравість вражень», а хтось, навпаки, «стабільність, передбачуваність». Люди різні, різні цінності - важливо визначити ті, які актуальні саме для вас.
«Мемуарник» дозволить вам досить швидко сформувати список ваших ключових цінностей. Крім того, він спонукає вас кожен день приділяти кілька хвилин питання про Головне. Це дозволить не втрачати ключові цінності вашого життя в суєті поточних справ.
У ВАТ «Омскбанк» на ТМ-тренінгу мені розповіли про «корпоративному мемуарнике». Кожен співробітник може внести на спеціальну сторінку в Інтернеті свою Головну подію дня. Всі охочі беруть участь у голосуванні, яким визначається Головна подія для банку в цілому.
Особиста епітафія і місія
Ми зробили перший крок у матеріалізації мрії за допомогою «одного дня з мого життя в майбутньому» і визначили ключові цінності нашої «персональної корпорації» з допомогою «мемуарника». Наступний крок - формулювання особистої місії.
Компанія, що вирішила налагодити стратегічне планування, зазвичай починає це робити з формулювання місії. Хтось із західних бізнес-консультантів добре сказав:
- Цілі - це те, що ми беремо від життя, завойовуємо, отримуємо.
- Місія - те, що ми віддаємо, даруємо в цей світ.
Згадаймо початковий сенс слова «місіонер» - дивний чоловік, який кидає насиджене місце, сім'ю, звичну роботу і їде в далеку ворожу країну безкорисливо нести ідею, яка представляється йому вірною.
На Ломоносівському фарфоровому заводі на моє запитання «Яка у вас місія?» топ-менеджери спробували згадати формулювання, а потім відіслали мене до корпоративного сайту. Але місія, написана на сайті, - це ще не місія. Місія - це те, що усвідомлює і може ясно викласти будь-який співробітник. На питання «Що буде, якщо на завод впаде бомба? чи зміниться у світі що-небудь принципово?» відповіли відразу і чітко: «Перерветься унікальна культурна традиція імператорського порцеляни, закладена ще в XVIII столітті Ломоносовим». «Так це і є ваша місія, і не потрібно згадувати формулювання з сайту. Ви даєте світу або країні те, чого ніхто інший не може дати, - в цьому і є місія». Зверніть увагу: у світі багато компаній і заводів, що роблять хороший фарфор. Але та культурна та виробнича традиція, яку несе Ломоносовський фарфоровий завод, ніяким іншим заводом відтворена бути не може.
Місія - це в першу чергу ваша унікальність. Що зміниться в світі, якщо вас не буде? Що залишиться від вас, коли все закінчиться?
Саме в силу такої постановки питання відповідати на нього зручно у формі епітафії. Вправа це не для слабкодухих. Спробуйте намалювати красивий надгробний камінь і скласти власну епітафію. «Іван Іванович Петров народився... помер... досягнувши визначних висот... Невтішні родичі особливо любили його за...»
Уявіть, що якийсь чоловік прогулюється по кладовищу. Зупиниться він у вашої могили, зацікавиться чи написом на ній? Захоче прочитати ваші мемуари або книгу про вас?
Мені дуже подобається епітафія одного з батьків-засновників американської нації: «Тут лежить Томас Джефферсон, автор американської Декларації незалежності, автор Закону про свободу віросповідання, батько-засновник Університету Вірджинії». Те, що він був ще й президентом Сполучених Штатів, Джефферсон вважав за потрібне згадати. Обіймав таку посаду, і багато інших посад обіймав - яка різниця. Зверніть увагу: згадані речі, які він дав світу, які досі діють і продовжують його життя вже після смерті.
Якщо епітафія здається вам занадто жорстким методом - складіть прощальну промову при виході на пенсію. Сенс все той же: дуже коротко сформулювати, що ж залишиться, коли все закінчиться».
Київ, компанія «Кернелтрейд». Для одного з учасників тренінгу група сформулювала епітафію: «Ніс радість людям, дав життя чудовим дітям, створив підприємницької династію». Цікаво було спостерігати за роботою групи. «Ну як, пишемо «помер кращим продавцем соняшникової олії»?» - «Я не хочу померти кращим продавцем соняшникової олії!» - «А ким же ти хочеш померти?» - «Творцем бізнесу, і не простого, а як Ломоносовський фарфоровий завод - з традицією, наступністю». Яскравий приклад того, як з суєти поточних справ епітафія допомагає прояснити реальні довгострокові бажання.
Учасник відкритого семінару в Новосибірську, бізнес-тренер Роман Крилов з допомогою групи сформулював свою місію наступним чином: «Підняти престиж професії бізнес-тренера, зробити так, щоб моя родина пишалася мною і мої партнери з моєю допомогою розвивали свій персонал і домагалися ексклюзивних фінансових результатів. Досягти цього, ставши кращим в країні бізнес-тренером з продажу, використовуючи моє системне мислення, унікальні тренінгові розробки, ексклюзивні авторські видання, ефективні технології управління часом».
Покликання
Особиста місія або епітафія - інструмент не швидко діючий. Епітафію зазвичай доводиться не поспішаючи «выкристаллизовывать», час від часу переглядаючи і коректуючи. Справа це непроста, але надзвичайно корисне, що допомагає за суєтою плинності знайти більш високий сенс і створити фундамент для постановки «рідних» цілей.
Іноді місія перетворюється в покликання. Відмінність просте: місію ми можемо змінювати на свій розсуд, а покликання - вже немає. Покликання - це коли розумієш, що, крім тебе, цього воза не вивезе ніхто. І що якщо ти сломаешься, розслабишся і кинеш її тягти - пробачити собі цього ніколи не зможеш, і життя стане порожня і безглузда.
Покликання - річ тонка. Для віруючого джерело покликання - Бог, для невіруючого - якийсь «загальний порядок речей», в якому кожному з нас відведена своя роль. Цікаво, що зазвичай ми прагнемо до більшої свободи й незалежності в життя. Але покликання, як те, від чого ти вже не можеш відмовитися, - це вища ступінь несвободи людини. При цьому дає вищу ступінь осмисленості життя, щастя, сили і енергію на досягнення. Покликання - це не обов'язково зробити революцію в медицині, винайшовши ліки від Сніду; це може бути і життєва завдання простої сільської жінки «вивести сина в люди». Головне покликання - не матеріальний масштаб, а якийсь резонанс особистості «та " загальної гармонії світобудови». Це досить тонкі і мало досліджені питання, тому поки я не можу запропонувати вам готові технології «пошуку покликання». Просто майте це на увазі - і покликання буде поступово прояснюватися саме.
Дозволю собі навести приклад з особистої практики. Коли я починав своє доросле трудову кар'єру в банку (шкільні та студентські тимчасові підробітки не в рахунок), у мене не було Діла. Були інтереси, були бажання, але великої Справи - не було. Зараз, маючи можливість порівнювати, я шкодую себе тодішнього. Приблизно так само, як шкодую себе до 8-го класу школи - не знав і не любив музики, яка зараз є невід'ємною частиною мого життя.
Моментом появи Справи у моєму житті став проект виробництва печериць, на якому мені стало дуже нудно. Я прийшов до голови правління прощатися: так, мовляв, і так, відчуваю, не моє це, не знаю, як далі бути, ніякої мотивації. Банкір сказав: «Добре, давайте забудемо про цей проект, розкажіть - що взагалі вам по життю цікаво?»
Треба сказати, що до того моменту я вже рік як вів хронометраж, навчався більше встигати, більш ефективно поєднувати навчання у вузі, роботу і численні курси. Тому сказав: «Так ось, наприклад, система обліку і аналізу часу».
Голова правління - людина дуже емоційний. «Часу?!! Що ж ви мовчали?? Я звітність підписую через півгодини після крайнього терміну відправлення! Робочий день у всіх по дванадцять годин і більше! Забудьте про той проект, давайте досліджувати робочий час!..»
Це був «момент істини». Те, що було лише особистим інструментом, хобі, - несподівано виявилося корисною і потрібною технологією, недостатньо представленої на той момент на російському ринку. Причому цікавою і з комерційної, і, як з'ясувалося згодом, з світоглядної сторони. Я побачив, як інструменти тайм-менеджменту допомагають людям усвідомити свої життєві цілі, внести більше сенсу і щастя в своє життя, а у нашу суспільну свідомість - більше культури ставлення до часу. Тоді я зрозумів, що тайм-менеджмент для мене не просто бізнес, а й покликання.
Що найдивніше, доленосний розмова з банкіром стався 2 лютого, в мій день народження. І тільки через кілька років мені на день народження подарували тайм-менеджерський фільм «День бабака», в якому вся дія відбувається в цей же день.
Ключові галузі життя
Коли зроблені перші кроки у визначенні довгострокового бачення вашого життя (цінності, епітафія), корисно визначити ключові області, на які ваше життя можна умовно розділити. Це допоможе побачити чітку структуру в загальному хаосі справ і рухатися в життя більш збалансовано, підтримуючи гармонію різних напрямків вашої діяльності.
Ключові області - це кілька (рекомендую 5-9) основних напрямів діяльності. Це головні річища, в яких розвивається ваше життя. Наприклад:
- Особисте розвиток / Професійний розвиток / Навчання / Освіта.
- Сім'я / Діти / Родичі.
- Друзі / Знайомі / Професійне співтовариство / Громадська діяльність.
- Хобі / Захоплення.
- Робота / Бізнес / Клієнти / Підпорядковані / Проекти.
- Спорт / Здоров'я.
- Добробут / Кар'єра і т. д.
Сформовану картку ключових областей можна порівняти з деревом. Замість листопаду хаотичних дрібних справ - ясні гілки, на яких розташовані листя-справи. Ключові області допоможуть нам не загубитися в хаосі справ і більш точно поставити життєві цілі.
Наш клієнт, ректор одного з російських бізнес-шкіл, при обговоренні завдань особистого ТМ-курсу говорив: «занадто багато Справ, за всім не встежиш. У мене і школа, і наука, і поїздки в дружні європейські університети, і серйозний проект реструктуризації держкомпанії, і дружині треба допомогти з дисертацією...» Якщо навіть доктор наук і серйозний фахівець у менеджменті не завжди може зорієнтуватися в хаосі завдань, то що говорити про нас, простих смертних. Першим кроком у проекті консультування природним чином стає «прописування» ключових областей - наприклад, «Наука / Внз / Консалтинг /...». Далі - постановка чітких цілей в кожній з цих областей.
Якщо відразу створити список ключових областей важко - візьміть 30-40 паперових карток і виписуйте на них ваші звичайні щоденні справи. Наприклад, «пишу звіт», «проводжу інтерв'ю», «відповідаю на дзвінок клієнта», «розмовляю з другом по телефону» і т. д. Далі розкладайте ці папірці на 5-7 груп, в кожну групу - близькі за змістом завдання. Коли намалюється логічна структура цих груп, достатньо буде придумати їм прості назви. Ваші ключові області готові.
Менеджер з продажу, Нижегородська металургійна компанія: «...Мої ключові області... Мабуть, так: 1. Особистий розвиток. 2. Професійний розвиток. 3. Сім'я. 4. Жінки...»
Life management і життєві цілі
«Управління часом», «тайм-менеджмент» - терміни не дуже точні. Часом ми не можемо управляти, реально ми маємо на увазі «управління собою». Управління нашими цілями, завданнями, термінами, планами... В кінцевому підсумку - управління нашим життям. Термін life management, «управління життям», вперше прозвучав на ТМ-конференції в 2003 році. З тих пір він використовується все більш широко, оскільки добре відображає еволюцію сучасного тайм-менеджменту: від вузьких технологічних питань планування часу - до більш глибоких тем пошуку життєвих цілей, цілепокладання і целедостижения.
Ми вже зробили багато попередніх кроків до того, щоб сформулювати довгострокові життєві цілі. «Один день з мого життя в майбутньому», епітафія, цінності, ключові області сформували фундамент нашого цілепокладання. Тепер належить найскладніше і цікаве - сформулювати власне мети.
Для цього можна скористатися простим за формою, але дуже непростим за змістом інструментом - картою ваших довгострокових цілей. По горизонталі вона містить дві осі: роки, починаючи з поточного, і ваш вік. По вертикалі - ваші ключові області. На перетині років і ключових областей - зразкові цільові орієнтири.
Карта довгострокових цілей
У деяких ключових областях перспектива може проглядатися на більш довгий термін у майбутнє; у деяких - тільки на найближчі декілька років. Якісь цілі можуть бути чіткими, якісь-невизначеними і розмитими. Нічого страшного: краще користуватися не дуже точною картою місцевості, ніж брести навмання взагалі без карти.
Розповідає підприємець, у радянський час директор заводу. «Коли я вдруге одружився, я, як інженер і людина системна, сів і став малювати простий календарний графік. Зараз - такий-то рік. Через стільки-то років виростуть мої діти від першого шлюбу, і їм потрібно буде давати освіту. Через стільки-то років - твої діти від першого шлюбу. Приблизно в такі-то роки постаріють наші батьки. В такі-то - з'являться онуки...
Для дружини це було справжнім шоком - як це можна так планувати життя? Але ж якщо ми хочемо чогось досягти в майбутньому, багато що для цього потрібно робити вже сьогодні. І треба чітко уявляти, що саме робити сьогодні, адже завтра може бути вже пізно».
Звичайно, багато чого в нашому житті залежить не від нас, багато що швидко змінюється. Але якщо ви керуєте автомобілем, адже ви теж ні в чому не впевнені на 100 % - щось може зламатися, а щось навіть вибухнути. Так і управління життям. Повної впевненості немає, але керувати - потрібно. Тим більше що «тест-драйву» тут не дають. Життя - дорога з одностороннім рухом. Так що краще заздалегідь знати, куди їдеш, і головне - навіщо.
Що дивно, читаючи препринт книги, навіть серйозні топ-менеджери, люди начебто успішні і розвиваються, відзначали як нову для себе ідею планування життя. Один з них показав свій щоденник і його першу сторінку - графік року (коли конференції, коли відпустка тощо). «Ось у цих рамках я і живу».
Зробити огляд життєвих цілей буває непросто. По-перше, не завжди зрозуміло, чого хочеш. Що ж, пишіть приблизно, залиште прочерки, додайте питальні знаки. Зрештою, замість графіка просто малюйте картинки бажаного. Не бійтеся фантазувати про майбутнє, це вас ні до чого не зобов'язує. І бажання, і обставини будуть змінюватися - міняйте оглядовий графік цілей слідом за ними. Це займе кілька хвилин, але дасть вам більш ясне уявлення про майбутнє, карту місцевості і маршрут руху. Карта жодним чином не сковує свободу руху. Напрямок ви обираєте самі, карта лише допомагає рухатися.
По-друге, страшно прив'язувати мети до термінів. Доводиться чесно і реалістично дивитися на своє життя. І стикатися з неприємними істинами. Наприклад, якщо я хочу стати таким-то директором до 40 років, а не до 80, коли мені від життя будуть потрібні тільки крісло-качалка і теплий плед, то англійська мова мені потрібно вчити не «взагалі», а «вже вчора».
По-третє, страшно брати на себе відповідальність. А раптом не вийде, а раптом не зможу... Набагато приємніше тішити себе мріями про краще життя, ніж чесно і зрозуміло прописати: чого я хочу і збираюся досягти. І чесно зізнатися, що не досяг чогось-якщо, звичайно, не досягнеш.
Всі ці серйозні заперечення. Занадто довгі, важкі і страшні роки за ними стоять - роки, в які планомірно знищували найбільш активних і цілеспрямованих наших співвітчизників. Роки, в які нам з вами ампутували ті частини душі, які сміють хотіти і целеполагать. Але хочемо ми навічно залишитися пасивної натовпом або наберемося сміливості та готовності самостійно і впевнено йти по життю? Практика останніх років розвитку Росії, коли наші співвітчизники «з нуля» створюють конкурентоспроможні у світовому масштабі підприємства, показує: не все втрачено. Коли ми захочемо, ми можемо і ставити цілі і досягати їх.
Вимірні цілі і надцели
У класичному менеджменті і тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі з допомогою техніки SMART - від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу. Наприклад, не просто «я хочу обіймати хорошу посаду», а «хочу стати топ-менеджером в телекомунікаційній компанії, з річним доходом не менш ... у.е., не пізніше ніж у найближчі три роки».
Чим ближче мету за часом, ніж вона для вас очевидніше - тим корисніше деталізувати її за допомогою техніки SMART, знайшовши підходящий вимірювач і прив'язавши досягнення мети до чіткого терміну. Чим далі від вас мету за часом, чим менше вона очевидна - тим менше необхідності в такій жорсткій конкретизації. Короткострокові SMART-цілі подібні маяка: є вогонь, чітко показує, куди плисти, при цьому досяжний. Довгострокові надцели більше схожі на Полярну зірку: вони вказують шлях, але можуть бути навіть недосяжні.
Олександр Мондрус, керуючий Групою компаній MC-Bauchemie-Russia, в ході ТМ-проекту сформулював наступні надцели, структуровані за основним значущим груп (з люб'язного дозволу клієнта):
Родина
Забезпечити стабільний високий рівень життя.
Знаходити розумне поєднання між сім'єю і роботою.
Надати шанс синові в майбутньому працювати на власному підприємстві.
Залишити майбутнім спадкоємцям налагоджений бізнес - як джерело отримання грошей.
Клієнти
Клієнти повинні з радістю і вдячністю платити гроші за товар і послуги на наших умовах.
Вони повинні бути прихильниками нашої компанії.
Власники інших підприємств
Підживлюватися їх досвідом і енергією, взаімообразно.
Топ-менеджери
Зробити так, щоб вони з задоволенням робили те, що потрібно мені.
Дати кожному з них можливість розвиватися, отримувати гідну оплату, приносячи при цьому хорошу прибуток фірмі.
Домогтися того, щоб кожен з них був суперпрофесіоналом, здатним самостійно вирішувати будь-які задачі - без мене, але в рамках прийнятих правил.
Друзі-тенісисти
Доставляти задоволення собі і друзям, постійно вдосконалюючи свою гру і допомагаючи їм удосконалюватися.
Мати можливість запросити на спаринг і отримати згоду від кожного з них.
Отримувати такі запрошення самому.
Інші акціонери компанії
Отримати очікуваний прибуток.
Виконати заплановане.
Збільшити вартість компанії.
Третій крок створення особистої ТМ-системи
Сформулюйте особисті цінності і поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.
Короткі рекомендації:
- Керуйте своєю «персональної корпорацією» проактивно.
- Розчистіть штампи і намалюйте «ваш день через кілька років».
- Визначте ваші цінності з допомогою «мемуарника».
- Сформулюйте особисту місію у формі епітафії.
- Шукайте ваше покликання.
- Виявіть 5-7 ключових областей вашому житті.
- Зробіть оглядовий графік життєвих цілей з ключових областях і майбутнім років.
- Найбільш близькі і зрозумілі цілі зробіть вимірними.
Напишіть на info@ov1.ru із зазначенням своїх контактних даних (Ф. В. О., посада, компанія, місто, контактний телефон, e-mail), тема листа «Тайм-драйв: запит матеріалів» - і отримаєте готові електронні форми для ведення «мемуарника» і відстеження часу на «слона».
4. Робочий день: як організувати його у швидко мінливому світі
Проза життя: вчора - зарано, завтра - запізно, а сьогодні - нема коли.
Ми говорили про постановку довгострокових життєвих цілей. Але між цілями і результатами лежить велика кількість рутинної роботи. Як її організувати, як прокласти вірний шлях до досягнення результатів, вкладаючись при цьому в планові терміни?
Перше, що потрібно для цього зробити, - позбутися від нашого традиційного російського самознищення на тему, «як ми, росіяни, не можемо нічого планувати, як ми все вирішуємо в останній момент, вічно живемо в авралах, ах, як шкода, що ми не німці». Повноті, друзі. Коли хочемо - ми цілком здатні планувати, інакше не перемогли б у великій війні і не запустили б першої людини в космос.
Подивіться навколо себе. Я впевнений, ви знайдете людей організованих, цілеспрямованих, грамотно і розумно планують роботу - і при цьому відкритих до спонтанності і емоціям, не перетворилися на роботів. Давайте орієнтуватися на кращі зразки, а не на гірші.
Укладатися в терміни неважко - досить перестати себе зомбувати, переконуючи у власній нібито неорганізованості. І - почати планувати, грамотно і вдумливо. Прямо зараз, саме в сьогоднішній день. Не «з понеділка». Приступимо!
План на день
Дорогий читачу, не в моєму стилі пропонувати вам непорушні істини і «правильні» відповіді, оскільки в менеджменті правильних відповідей не існує. Що для одного правильно і працездатно, іншому зовсім не підходить. Але зараз мені доведеться все ж висловити непорушну істину тайм-менеджменту: план дня повинен бути.
Погані новини: десять електронних листів у «Вхідних», п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять «не забути» в голові і два хрестика, намальованих ручкою на руці, планом дня не є. План дня має бути в одному місці, і обов'язково у письмовому вигляді. При цьому план може бути в Outlook або в Excel, на паперовому бланку або в щоденнику - це не принципово.
Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко змінюється. Але плани і потрібні для ситуацій, коли все змінюється. Адже ви не плануєте процес ранкової чищення зубів, оскільки він для вас зрозумілий і передбачуваний. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на мінливі зовнішні обставини. План - це якраз спосіб в мінливих обставинах орієнтуватися.
Як робити планування гнучким, зручним і комфортним, не загоняющим в надто жорсткі рамки, - ми зараз обговоримо. Необхідно врахувати: план обов'язково повинен бути матеріальним (на папері або в електронному вигляді). Як казав один полковник на моїй військовій кафедрі, «найгостріша пам'ять тупіший самого тупого олівця». Голова людини не здатна тримати надто багато інформації одночасно. Обов'язково записуйте всі завдання на день і регулярно переглядайте цей список протягом дня. Це зажадає всього кілька хвилин, але дасть вам керованість і підконтрольність ваших завдань, можливість нічого не забувати і правильно розставляти пріоритети.
На відкритому семінарі в Києві один з учасників, найчастіше придиравшийся не по справі, вийшов розповідати результати роботи своєї групи над кейсом. «На фліпчарті я розклад малювати не буду, я розповім вам словами: о 9.00 ми робимо те-то, в 9.30 те, в 11.00 то-то...» Я перервав його і запитав: хто пам'ятає, скільки ми підписуємо документи, а у скільки йдемо до шефа? Група мовчить. «Ось бачите, ми цілий день неодноразово згадували принцип материализованности, і саме той, хто вважав, що краще всіх все знає, демонструє повну відсутність навику матеріалізувати значущу інформацію». Група погодилася: мозком прості речі розуміємо, але робити не вміємо. Мораль: не поспішайте думати, що ви вже все вмієте. Найважче даються прості і банальні речі. Поспостерігайте за собою уважніше і не соромтеся відточувати саме прості інструменти.
Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають - з вечора. На мій погляд, у плануванні з вечора небудь з ранку є свої плюси і мінуси:
Планувати день з вечора - добре закривається минулий робочий день, легше перейти в режим вільного часу і відпочинку, новий день починається з досить ясною і визначеною картини майбутніх справ, а не з хаосу. Зручно більш стабільної та передбачуваної діяльності.
Планувати день з ранку - добре поєднується з вирішенням «уточнюючих завдань»: погодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень і уточнюючої інформації підлеглим і т. п. Зручно менш передбачуваною діяльності, коли вище значимість «уточнюючих завдань».
У будь-якому випадку, з вечора чи з ранку планувався день, - до плану ні в якому разі не можна ставитися як до закону. План повинен постійно корегуватися при зміні обставин. Часу на це буде потрібно максимум 5-7 хвилин в сукупності протягом дня. А заощадить грамотне планування - години, а іноді й тижня, звільнені від зайвої роботи.
Якщо ви досить багато переміщаєтеся по офісу або по місту, бажано подбати про те, щоб план дня був мобільним. Підійдуть невеликий щоденник або распечатываемый і скріплюється степлером комплект бланків зручного для вас формату.
Борис Дияконів, виконавчий директор ВАТ «Банк24.ру», планував на бланках А4: він мало часу проводив на робочому місці, і йому було дуже зручно ходити по офісу з планшеткой цього формату в руках. На бланк вранці виписувалися всі завдання і зустрічі з щоденника, в ході дня робилися помітки про їх виконання, вписувалися нові завдання і на половині аркуша вівся хронометраж. Увечері всі виниклі за день завдання вносилися в щоденник. Після перекладу особистої системи планування на Outlook план дня став формуватися автоматично (Outlook для цього багато зручних уявлень, що включають і календар, і завдання, і місце для нотаток). Зміни з паперу в Outlook переносилися секретарем.
Зворотний зв'язок
Дорогий читач, всі ми унікальні як особистості, діємо в найрізноманітніших умовах і обставинах. Тому ваш практичний досвід впровадження ТМ-технік - безцінний.
Автор буде радий отримати від вас зворотній зв'язок:
- кейси, ваш досвід практичного застосування тайм-менеджменту;
- зауваження по тексту книги і пропозиції поліпшень;
- пропозиції щодо тематики нових глав і розділів.
Пишіть на e-mail: info@improvement.ru телефонуйте +7 (495) 228-17-47, 518-54-15. На електронну пошту я відповідаю не завжди відразу, але відповідаю обов'язково. Якщо протягом двох тижнів ви не отримали відповіді - обов'язково продублюйте ваш лист з іншої поштової скриньки.
Любителі спілкування - приходьте в мій блог glebarhangelsky.livejournal.com. Беріть участь у дискусіях, стаєте авторами сайту, вносите свій внесок у підвищення культури ставлення до часу в нашому суспільстві!
І пам'ятайте наш девіз, який дав назву інтернет-проектом: Has Everything Room for Improvement! Резерви часу і ефективності є завжди!
З найкращими побажаннями - встигати жити і працювати,