Тайм-драйв: Як встигати жити і працювати (Р. Архангельський)
Сторінка: Перша < 5 6 7 цілком
Автор: Гліб Архангельський
Вимірні цілі і надцели
У класичному менеджменті і тайм-менеджменті рекомендують ставити цілі з допомогою техніки SMART - від слів specific, measurable, achievable, realistic, time-bound - конкретні, вимірні, досяжні, реалістичні, прив'язані до часу. Наприклад, не просто «я хочу обіймати хорошу посаду», а «хочу стати топ-менеджером в телекомунікаційній компанії, з річним доходом не менш ... у.е., не пізніше ніж у найближчі три роки».
Чим ближче мету за часом, ніж вона для вас очевидніше - тим корисніше деталізувати її за допомогою техніки SMART, знайшовши підходящий вимірювач і прив'язавши досягнення мети до чіткого терміну. Чим далі від вас мету за часом, чим менше вона очевидна - тим менше необхідності в такій жорсткій конкретизації. Короткострокові SMART-цілі подібні маяка: є вогонь, чітко показує, куди плисти, при цьому досяжний. Довгострокові надцели більше схожі на Полярну зірку: вони вказують шлях, але можуть бути навіть недосяжні.
Олександр Мондрус, керуючий Групою компаній MC-Bauchemie-Russia, в ході ТМ-проекту сформулював наступні надцели, структуровані за основним значущим груп (з люб'язного дозволу клієнта):
Родина
Забезпечити стабільний високий рівень життя.
Знаходити розумне поєднання між сім'єю і роботою.
Надати шанс синові в майбутньому працювати на власному підприємстві.
Залишити майбутнім спадкоємцям налагоджений бізнес - як джерело отримання грошей.
Клієнти
Клієнти повинні з радістю і вдячністю платити гроші за товар і послуги на наших умовах.
Вони повинні бути прихильниками нашої компанії.
Власники інших підприємств
Підживлюватися їх досвідом і енергією, взаімообразно.
Топ-менеджери
Зробити так, щоб вони з задоволенням робили те, що потрібно мені.
Дати кожному з них можливість розвиватися, отримувати гідну оплату, приносячи при цьому хорошу прибуток фірмі.
Домогтися того, щоб кожен з них був суперпрофесіоналом, здатним самостійно вирішувати будь-які задачі - без мене, але в рамках прийнятих правил.
Друзі-тенісисти
Доставляти задоволення собі і друзям, постійно вдосконалюючи свою гру і допомагаючи їм удосконалюватися.
Мати можливість запросити на спаринг і отримати згоду від кожного з них.
Отримувати такі запрошення самому.
Інші акціонери компанії
Отримати очікуваний прибуток.
Виконати заплановане.
Збільшити вартість компанії.
Третій крок створення особистої ТМ-системи
Сформулюйте особисті цінності і поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.
Короткі рекомендації:
- Керуйте своєю «персональної корпорацією» проактивно.
- Розчистіть штампи і намалюйте «ваш день через кілька років».
- Визначте ваші цінності з допомогою «мемуарника».
- Сформулюйте особисту місію у формі епітафії.
- Шукайте ваше покликання.
- Виявіть 5-7 ключових областей вашому житті.
- Зробіть оглядовий графік життєвих цілей з ключових областях і майбутнім років.
- Найбільш близькі і зрозумілі цілі зробіть вимірними.
Напишіть на info@ov1.ru із зазначенням своїх контактних даних (Ф. В. О., посада, компанія, місто, контактний телефон, e-mail), тема листа «Тайм-драйв: запит матеріалів» - і отримаєте готові електронні форми для ведення «мемуарника» і відстеження часу на «слона».
4. Робочий день: як організувати його у швидко мінливому світі
Проза життя: вчора - зарано, завтра - запізно, а сьогодні - нема коли.
Ми говорили про постановку довгострокових життєвих цілей. Але між цілями і результатами лежить велика кількість рутинної роботи. Як її організувати, як прокласти вірний шлях до досягнення результатів, вкладаючись при цьому в планові терміни?
Перше, що потрібно для цього зробити, - позбутися від нашого традиційного російського самознищення на тему, «як ми, росіяни, не можемо нічого планувати, як ми все вирішуємо в останній момент, вічно живемо в авралах, ах, як шкода, що ми не німці». Повноті, друзі. Коли хочемо - ми цілком здатні планувати, інакше не перемогли б у великій війні і не запустили б першої людини в космос.
Подивіться навколо себе. Я впевнений, ви знайдете людей організованих, цілеспрямованих, грамотно і розумно планують роботу - і при цьому відкритих до спонтанності і емоціям, не перетворилися на роботів. Давайте орієнтуватися на кращі зразки, а не на гірші.
Укладатися в терміни неважко - досить перестати себе зомбувати, переконуючи у власній нібито неорганізованості. І - почати планувати, грамотно і вдумливо. Прямо зараз, саме в сьогоднішній день. Не «з понеділка». Приступимо!
План на день
Дорогий читачу, не в моєму стилі пропонувати вам непорушні істини і «правильні» відповіді, оскільки в менеджменті правильних відповідей не існує. Що для одного правильно і працездатно, іншому зовсім не підходить. Але зараз мені доведеться все ж висловити непорушну істину тайм-менеджменту: план дня повинен бути.
Погані новини: десять електронних листів у «Вхідних», п'ять стікерів на моніторі, п'ятнадцять «не забути» в голові і два хрестика, намальованих ручкою на руці, планом дня не є. План дня має бути в одному місці, і обов'язково у письмовому вигляді. При цьому план може бути в Outlook або в Excel, на паперовому бланку або в щоденнику - це не принципово.
Часте заперечення проти планування дня полягає в тому, що все швидко змінюється. Але плани і потрібні для ситуацій, коли все змінюється. Адже ви не плануєте процес ранкової чищення зубів, оскільки він для вас зрозумілий і передбачуваний. План існує не для того, щоб загнати себе в жорсткі рамки і не реагувати на мінливі зовнішні обставини. План - це якраз спосіб в мінливих обставинах орієнтуватися.
Як робити планування гнучким, зручним і комфортним, не загоняющим в надто жорсткі рамки, - ми зараз обговоримо. Необхідно врахувати: план обов'язково повинен бути матеріальним (на папері або в електронному вигляді). Як казав один полковник на моїй військовій кафедрі, «найгостріша пам'ять тупіший самого тупого олівця». Голова людини не здатна тримати надто багато інформації одночасно. Обов'язково записуйте всі завдання на день і регулярно переглядайте цей список протягом дня. Це зажадає всього кілька хвилин, але дасть вам керованість і підконтрольність ваших завдань, можливість нічого не забувати і правильно розставляти пріоритети.
На відкритому семінарі в Києві один з учасників, найчастіше придиравшийся не по справі, вийшов розповідати результати роботи своєї групи над кейсом. «На фліпчарті я розклад малювати не буду, я розповім вам словами: о 9.00 ми робимо те-то, в 9.30 те, в 11.00 то-то...» Я перервав його і запитав: хто пам'ятає, скільки ми підписуємо документи, а у скільки йдемо до шефа? Група мовчить. «Ось бачите, ми цілий день неодноразово згадували принцип материализованности, і саме той, хто вважав, що краще всіх все знає, демонструє повну відсутність навику матеріалізувати значущу інформацію». Група погодилася: мозком прості речі розуміємо, але робити не вміємо. Мораль: не поспішайте думати, що ви вже все вмієте. Найважче даються прості і банальні речі. Поспостерігайте за собою уважніше і не соромтеся відточувати саме прості інструменти.
Коли краще планувати робочий день? Класичні ТМ-джерела жорстко наполягають - з вечора. На мій погляд, у плануванні з вечора небудь з ранку є свої плюси і мінуси:
Планувати день з вечора - добре закривається минулий робочий день, легше перейти в режим вільного часу і відпочинку, новий день починається з досить ясною і визначеною картини майбутніх справ, а не з хаосу. Зручно більш стабільної та передбачуваної діяльності.
Планувати день з ранку - добре поєднується з вирішенням «уточнюючих завдань»: погодженням (або підтвердженням) часу зустрічей з контрагентами, роздачею доручень і уточнюючої інформації підлеглим і т. п. Зручно менш передбачуваною діяльності, коли вище значимість «уточнюючих завдань».
У будь-якому випадку, з вечора чи з ранку планувався день, - до плану ні в якому разі не можна ставитися як до закону. План повинен постійно корегуватися при зміні обставин. Часу на це буде потрібно максимум 5-7 хвилин в сукупності протягом дня. А заощадить грамотне планування - години, а іноді й тижня, звільнені від зайвої роботи.
Якщо ви досить багато переміщаєтеся по офісу або по місту, бажано подбати про те, щоб план дня був мобільним. Підійдуть невеликий щоденник або распечатываемый і скріплюється степлером комплект бланків зручного для вас формату.
Борис Дияконів, виконавчий директор ВАТ «Банк24.ру», планував на бланках А4: він мало часу проводив на робочому місці, і йому було дуже зручно ходити по офісу з планшеткой цього формату в руках. На бланк вранці виписувалися всі завдання і зустрічі з щоденника, в ході дня робилися помітки про їх виконання, вписувалися нові завдання і на половині аркуша вівся хронометраж. Увечері всі виниклі за день завдання вносилися в щоденник. Після перекладу особистої системи планування на Outlook план дня став формуватися автоматично (Outlook для цього багато зручних уявлень, що включають і календар, і завдання, і місце для нотаток). Зміни з паперу в Outlook переносилися секретарем.
Зворотний зв'язок
Дорогий читач, всі ми унікальні як особистості, діємо в найрізноманітніших умовах і обставинах. Тому ваш практичний досвід впровадження ТМ-технік - безцінний.
Автор буде радий отримати від вас зворотній зв'язок:
- кейси, ваш досвід практичного застосування тайм-менеджменту;
- зауваження по тексту книги і пропозиції поліпшень;
- пропозиції щодо тематики нових глав і розділів.
Пишіть на e-mail: info@improvement.ru телефонуйте +7 (495) 228-17-47, 518-54-15. На електронну пошту я відповідаю не завжди відразу, але відповідаю обов'язково. Якщо протягом двох тижнів ви не отримали відповіді - обов'язково продублюйте ваш лист з іншої поштової скриньки.
Любителі спілкування - приходьте в мій блог glebarhangelsky.livejournal.com. Беріть участь у дискусіях, стаєте авторами сайту, вносите свій внесок у підвищення культури ставлення до часу в нашому суспільстві!
І пам'ятайте наш девіз, який дав назву інтернет-проектом: Has Everything Room for Improvement! Резерви часу і ефективності є завжди!
З найкращими побажаннями - встигати жити і працювати,