Тайм-драйв: Як встигати жити і працювати (Р. Архангельський)
Сторінка: 1 2 3 > Остання цілком
Автор: Гліб Архангельський
Анотація
Сама корисна і захоплююча книга про управління часом. Гліб Архангельський - ініціатор російського TM-руху, засновник Тайм-менеджерського спільноти, керівник корпоративних ТМ-проектів в РАО «ЄЕС Росії», PricewaterhouseCoopers, «Вімм-Білль-Данн» та ін., гендиректор консалтингової компанії «Організація часу», автор фундаментальної монографії «Організація часу» (2003 року).
«Тайм-драйв» - друга його книга - відрізняється популярним викладом. У максимально простий і покрокової формі, на реальних російських прикладах, вона дає відповідь на головне питання сучасного менеджера: як встигати більше? Наводяться поради щодо організації робочого часу і відпочинку, по мотивації і цілепокладання, планування, розстановці пріоритетів, ефективного читання та ін.
Коло висвітлюваних питань настільки широкий, а методи їх вирішення настільки універсальні, що книгу можна рекомендувати практично будь-яким категоріям читачів.
Кроки створення вашої особистої системи тайм-менеджменту
Дорогий читачу, перед вами короткий огляд майбутніх голів. Кожній з них відповідає логічний крок у побудові особистої системи управління часом. У кінці кожної глави відповідний крок буде деталізовано в кілька конкретних рекомендацій.
Розділ 1. Відпочинок - Крок: Витративши мінімум «початкових вкладень часу», налагодьте грамотний відпочинок протягом робочого дня і в неробочий час.
Глава 2. Мотивація - Крок: Освойте методи «налаштування» на виконання складних і неприємних завдань для скорочення часу роботи над ними.
Розділ 3. Цілепокладання - Крок: Сформулюйте особисті цінності і поставте довгострокові цілі для втілення мрії в реальність.
Глава 4. Робочий день - Крок: Налаштуйте особисту систему планування робочого дня з використанням «жорстких» і «гнучких» завдань, щоб планувати реалістично і завжди встигати виконувати головне.
Глава 5. Планування - Крок: Організуйте контекстне планування та середньострокове планування за методом «День - Тиждень» і гарантуйте собі впевненість в тому, що ви завжди укладетеся в строк.
Глава 6. Пріоритети - Крок: Навчіться відсіювати зайві, нав'язані справи і виділяти ключові завдання з допомогою ясних критеріїв - таким чином, завжди знаходячи час на головне.
Глава 7. Інформація - Крок: Впровадьте техніки фільтрації, зберігання та оперативного переміщення інформації, що дозволяють тримати її під контролем без надто детального «розкладання по поличках».
Глава 8. Поглиначі - Крок: Використовуйте техніки виявлення поглиначів, дозволяють задіяти «валяються під ногами» резерви часу.
Глава 9. «ТМ-бацила» - Крок: Донесіть «ТМ-бацилу» до оточуючих, щоб вони більш розумно використовували свій і ваш час.
Глава 10. ТМ-маніфест - Крок: Використовуйте невосполнимое час вашого життя згідно з усвідомленими особистими цінностями і пріоритетами.
1. Відпочинок: як не перетворитися на «загнаного коня»
У п'ятницю найчастіше хочеться випити.
У понеділок найчастіше хочеться п'ятницю.
Анекдот. ру
Наша розмова про управління часом ми почнемо незвично - з організації відпочинку.
Згадайте, дорогий читачу, чи доводилося вам на роботі відчувати себе втомленим і виснаженим, які втратили всякий смак навіть до улюбленої справи? Якщо так - ви не самотні. Це загальна проблема в наш час. В японській мові вона навіть народила спеціальне слово «кароші» - «смерть від перевтоми на роботі».
У грамотному особистому тайм-менеджменті важливо не тільки кількість часу, але і якість. Тому варто задуматися про те, як організований ваш відпочинок, відновлення вашого енергетичного ресурсу.
Ритмічний відпочинок під час робочого дня
Спробуйте пригадати: як розподілялися ваші перерви на відпочинок протягом вчорашнього робочого дня?
Швидше за все відпочинок складався стихійно. Відволікся на декілька хвилин на цікаву дискусію в Інтернеті; зателефонував знайомий - поговорив з ним; вийшов покурити; закрив очі і помріяв; випив чашечку кави.
У такого стихійного відпочинку є ряд мінусів. В першу чергу - він неритмичен, а людина істота біологічна, звикле до різним ритмам. Тому перший принцип, якого рекомендую дотримуватися при організації відпочинку протягом робочого дня, - ритмічність. Простіше кажучи: використовуйте невеликий запланований відпочинок через строго певні проміжки часу.
Як правило, оптимальний режим - приблизно 5 хвилин відпочинку через щогодини. Можливо - 10 хвилин через 1,5 години. Тривалість від години до півтора - найбільш комфортний для людини інтервал безперервної роботи. Згадайте школу і вуз: урок - 45 хвилин, «пара» - 1,5 години.
Як би не був завантажений ваш робочий день, який би аврал ні панував в офісі - все одно виділіть ці 5 хвилин на годину. Інвестуйте час у ці п'ятихвилинки відпочинку, робота без них вкрай неефективна.
У Групі компаній MC-Bauchemie-Russia тайм-менеджерські семінари проходили по вечорах. На одному з семінарів серед учасників відбувся такий діалог:
«Дивно, чому заняття з англійської також проходять по вечорах, в той же самий час, але втомлюємося на них набагато сильніше». - «Природно, на тайм-менеджменті в середині заняття ми обов'язково робимо перерву на 15 хвилин. А англійською ми працюємо всі 4 години поспіль без перерв».
«Максимальна перемикання» у відпочинку
Відпочивати протягом дня потрібно ритмічно, п'ять хвилин на годину. Але як саме ви відпочиваєте протягом робочого дня, чим наповнюєте ці п'ятихвилинки, які сценарії відпочинку використовуєте? У кожного з нас зазвичай є кілька таких типових сценаріїв. Наприклад:
- подзвоню знайомому;
- піду покурю;
- подивлюся що-небудь цікаве в Інтернеті;
- поллю квіти;
- вип'ю чашку чаю.
Давайте спробуємо оцінити ступінь «перемикання», яку дають різні сценарії, за п'ятибальною шкалою. Наприклад:
На 1 бал. Залишаючись на тому ж робочому місці, в тій же позі (сидячи), дивлячись у той же комп'ютер, напружуючи той же інтелект - почитати щось не по роботі в Інтернеті.
На 2 бали. Залишаючись на тому ж робочому місці, відвернувшись від комп'ютера, поговорити з колегою на неробочі теми.
На 3 бали. Дійти до «курилки» і обговорити там робочі і неробочі питання; випити чаю з колегами. Ми змінили місце розташування, можливо - змінили теми, якими «спантеличений» наш мозок.
На 4 бали. Вийти з офісу на вулицю, помилуватися на синє небо і зелені дерева, повністю відключитися від офісної середовища.
На 5 балів. Вийти на вулицю, зробити декілька простих вправ, що дозволяють розім'яти суглоби, дати відпочинок втомленим від монітора очам, повністю забути про всі робочі проблеми.
Чим сильніше буде переключення під час п'ятихвилинки відпочинку, тим краще ви відпочинете та відновите сили. Обов'язково залиште робоче місце, зробіть фізкультурну паузу». Якщо немає можливості вийти на вулицю - пройдіться по коридору. Якщо ви працювали з людьми - побудьте на самоті. Якщо аналізували цифри - зателефонуйте хорошому знайомому і обговоріть що-небудь емоційно-приємне. Рекомендую також зробити декілька простих фізичних вправ: нахилів, присідань і т. п. Це прекрасно відновить ваші сили і енергію для роботи!
Відомий радянський поет Володимир Маяковський, який добре знав і підтримував рух наукової організації праці, висловив принцип максимального перемикання в простому гаслі:
Товариш, запам'ятай правило просте:
Працюєш сидячи -
Відпочивай стоячи!
Творча лінь
Говорячи про відпочинок, неможливо обійти стороною тему ліні. Лінь - це далеко не завжди погано. Часто це нормальна захисна реакція нашого організму. Її причинами можуть бути:
- Перевтома, об'єктивна вымотанность організму, растраченность фізичних, енергетичних і емоційних ресурсів.
- Невідповідність нашого «повинен» нашого «хочу» - коли ми витрачаємо час свого життя на справи, що не є для нас «рідними», бажаними.
- Інтуїтивне відчуття непотрібності виконуваного в даний момент завдання.
Можлива і четверта причина. Ваше підсвідомість дає вам сигнал: «Почекай, не метушися, очисти душу від дрібних поточних думок, дай місце народження чогось нового». Часто саме в такому стані приходять кращі ідеї і творчі осяяння.
Правила творчої ліні прості:
- Якщо вже лінуватися, то на 100 %, не намагаючись робити в цей час щось ще, думати, вирішувати проблеми і т. п. Чистий лінь - це чисте відчуття повноти буття і загальної гармонії світобудови.
- Свідомо приймати рішення: «Хочу лінуватися - і буду це робити». Без вагань і докорів сумління.
- Перед творчої лінню завантажувати мозок інформацією з важливою для вас творчої проблеми. Але не думати про проблеми під час лінь!
При дотриманні цих правил творча лінь стане невичерпним джерелом гарних ідей і рішень. А також - прекрасним відпочинком і відновленням сил. Головне, не переборщити і не плутати творчу лінь із звичайною лінню.
Ефективний сон
«Рідко вдається виспатися!» - часто скаржаться учасники тайм-менеджерських семінарів. Сон є найважливішим способом відпочинку і відновлення сил. Але чи завжди ми грамотно його організуємо? Навіть не збільшуючи кількість часу на сон, можна істотно підвищити його якість.
Ефективність сну істотно підвищують стабільний час відходу до сну і пробудження. Ваш організм звикає до певного часу, заснути і прокинутися стає легше. Бажано також добре провітрити приміщення і не є за кілька годин до сну.
Рекомендую знайти і застосовувати оптимальний саме для вас спосіб перемикання в режим сну. Наприклад, в останні півгодини-годину перед сном - спокійне читання, прогулянка, музика, легкі гімнастичні вправи і т. п. Заняття може бути яким завгодно, головне, щоб воно допомогло вам розвантажити мозок від денних турбот, перейти до більш повільний ритм.
Тривалість сну може бути різною, важливо визначити оптимальну для себе. Як це зробити?
Наш сон складається з декількох циклів зміни «швидкого» і «повільного» сну. Тривалість одного циклу у різних людей відрізняється і становить від 1 до 2 годин. Бажано, щоб загальна тривалість сну була кратна тривалості одного циклу. Наприклад, якщо довжина вашого циклу 1 годину 30 хвилин, то краще поспати 7 годин 30 хвилин, ніж 8 годин. Коли тривалість сну кратна тривалості циклу, людина прокидається з відчуттям бадьорості, свіжості і добре відновлених сил. Поспостерігайте за собою, спробуйте варіювати тривалість сну, і ви скоро визначте його оптимальну тривалість для вас.
Досвідом планування режиму сну ділиться маршал Василевський. «...В особливо напружені дні Сталін не раз говорив відповідальним працівникам Генштабу, що ми зобов'язані вишукувати в добу для себе і для своїх підлеглих як мінімум п'ять-шість годин для відпочинку, інакше, підкреслював він, плідної роботи вийти не може. У жовтневі дні битви за Москву Сталін сам встановив для мене відпочинок від 4 до 10 годин ранку і перевіряв, чи виконується це його вимогу. Випадки порушення викликали вкрай серйозні і вкрай неприємні для мене розмови. Напружена робота, а часом і невміння організувати свій час, прагнення взяти на себе виконання багатьох обов'язків часто змушували відповідальних працівників забувати про сон. А це теж не могло не позначитися на їх працездатності, а значить, і на ділі.