Ефективне нарада: швидко, розумно і по справі

Автор: Н.І. Козлов

Довгі наради - вбивство ефективного бізнесу. Як збиратися у справі, вирішуючи питання по розуму і швидко?

Спочатку - підготовка. Знайомитеся з суттю питання, збираєте необхідні вихідні дані і відомості, проводите неформальні консультації з людьми, які можуть або а) щось знати, б) можуть допомогти або в) впливові фігури, від настрою і думки яких залежить підсумкове рішення. Тепер - роздуми, аналіз і продумування стратегії... Постарайтеся прямо-таки програти можливі варіанти розвитку подій на майбутньому нараді, прикиньте, хто що скаже у відповідь на ваші пропозиції, хто за, хто проти, чому, як обійти протести і як зацікавити головних людей вашим баченням вирішення. Краще нарада те, підсумки якого ви вже по суті знаєте...

Нарада. На нараду потрібно зібрати тільки потрібних людей, нікого зайвого - відволікають увагу, заважають. Якщо потрібно створити ділову або теплу атмосферу, можна зробити чай і підняти теплі особисті теми. Якщо всі слушні і зібрані, можна переходити до справи відразу: коротко в чому проблема, яка ситуація, що можна і потрібно, на ваш погляд, робити, що берете на себе, що чекаєте від присутніх.

Чим чіткіше, коротше і наочно все викладіть, тим краще. Подумайте, на що зробити акценти. Гарне правило - розповідаючи, думайте про конкретних формулюваннях і тезах, які повинні залишитися в головах людей, і дивіться в очі: вже почули, зрозуміли? У складних випадках, коли вашу думку реально можуть не зрозуміти, її варто а) намалювати, б) запитати, як вас зрозуміли, в) запропонувати задати питання та відповісти на них.

Коли говорите про те, що можна і потрібно зробити, краще запропонувати не один, а кілька варіантів. Важливо: потрібний вам варіант краще поставити або першим, або останнім у списку, в цьому випадку він приваблює максимальну увагу.

Пам'ятайте правило Гомера: краще всього розташовувати аргументи так, щоб спочатку звучали пара сильних і краще раціональних аргументів, далі можна послатися на один-два середніх (але не слабких!) обставини, а в кінці дати один, найсильніший аргумент, і краще емоційного плану.

Якщо у запропонованих варіантах опишіть їх плюси і мінуси, людям буде простіше прийняти правильне рішення.

Іноді потрібно влаштувати загальне обговорення. У звичайних компаніях з цього виростає великий бардак, синтон-підході люди спілкуються цивілізовано. Основні правила тут:

• Тезисность мови. Кажу головне відразу, коротко та чітко, у форматі «Що робити». Найкращий вислів - пропозиція готової формулювання, яка могла б увійти в підсумковий документ.
• Питання серйозно - тільки підготовлені.
• Критикуючи - пропонуй або мовчи. В крайньому випадку - позначав наміри: «Я не посперечатися, але цього робити просто не можна».
• Реакція на будь-яку думку - тотальне Так. В складних випадках - «Повтори - погодься - додай».
• На будь-який виступ - 1 хвилина. Всі.

Голосування - вимушена міра у ефективних нарадах. Іноді це буває необхідно, однак в штатних ситуаціях керівник, обговоривши все, приймає рішення сам. Розумний варіант рішення керівника - призначення відповідальних осіб (експертів), які зберуть всі зауваження і доточат рішення самостійно.