Піраміда ефективності (Т. Майлс)
Автор: Тамара Майлс
Анотація
Піраміда ефективності відображає принципи відомої піраміди потреб Маслоу. Це система, за законами якої перш ніж зайнятися тайм-менеджментом, треба навести порядок вдома і в офісі, і тільки після цього переходити до питань цілепокладання і самореалізації. Книга відрізняється нестандартним підходом, містить безліч свіжих ідей, кейсів і короткі резюме по кожній главі. Буде цікава всім, хто хотів би стати більш ефективним у роботі та житті.
ГЛАВА 2. З чого почати?
Чому ви купили цю книжку? Якщо б я запитала вас про це зараз, як би ви відповіли на запитання, чому шукаєте способи підвищення своєї ефективності?
- Ви не можете впоратися з оточуючим вас безладом?
- Ви тонете в потоці вхідних електронних повідомлень?
- Ви відчуваєте, що могли б встигати набагато більше протягом робочого дня?
- Ваші професійні і особисті цілі здаються вам недосяжними?
- У вас є мрії, які ви могли б втілити, якщо б взяли життя під контроль?
- Вам потрібні інноваційні методи, які б допомогли вдосконалити і без того хороші навички?
Подібні запитання дозволяють виявити сильні і слабкі сторони людини, а також аспекти, які потребують поліпшення. Оскільки я не можу поставити вам ці запитання особисто, а книга повинна бути максимально корисною, я підготувала для вас систему оцінки, яка допоможе визначити ті області, де підвищення ефективності принесе вам найбільшу користь. Ви швидше досягнете прогресу, якщо в першу чергу зосередитеся на цих аспектах.
Система оцінки по Піраміді ефективності
Заповніть форму, наведену в табл. 2.1. Коли ви прочитаєте книгу і втілити на практиці ті поради, які вважаєте корисними для себе, то можете знову повернутися до цієї таблиці, щоб простежити власний прогрес в різних областях. Ви оціните, наскільки окупилися ваші інвестиції у вигляді часу, витраченого на прочитання цієї книги.
Система оцінки дуже проста: потрібно відповісти на 32 питання, вибравши один з трьох варіантів відповіді, який підходить вам більше всього. Відзначте галочкою або штрихуванням відповідний гурток, а потім підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3» (зробіть це по кожному блоку питань). Серед цих відповідей немає правильних або неправильних. Щоб полегшити собі завдання, не роздумуйте над ними занадто довго, відзначайте перше, що приходить вам в голову. Заповніть цю форму з позиції цього моменту, не думайте про те, ким ви були або ким хочете стати. Виділяйте ті твердження, які найкращим чином описують ваш образ дій сьогодні.
Табл. 2.1. Система оцінки по Піраміді ефективності
РІВЕНЬ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ФІЗИЧНОГО ПРОСТОРУ
Озираючись навколо себе в офісі, ви бачите
1. Стопки паперів, хаотично лежать на столах і на підлозі
2. Кілька невеликих стопок папери на столі або на робочих поверхнях
3. Вільний робочий простір і поверхні
Я користуюся спеціальної картотекою для зберігання документів
1. Немає
2. Так, це звичайний шафа з полицями та/або папки-швидкозшивачі
3. Так, це система з різних папок і місць їх зберігання, оптимальна для моїх потреб і мого робочого простору
Я використовую методи систематизації документів
1. Немає
2. Так, в алфавітному або хронологічному порядку або за категоріями
3. Так, перераховані методи плюс подальша систематизація за додатковими параметрами
Я систематизую документи і зберігаю їх у певному порядку
1. Дуже рідко
2. Коли на це є час
3. Часто і постійно
Я розглядав можливість використання різних систем зберігання документів
1. Рідко
2. Іноді
3. Так, я знаю про різних системах зберігання документів
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
Електронна документація
У мене є продумана система папок на комп'ютері для роботи з електронними документами
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я використовую розумне число папок на комп'ютері для зберігання електронної документації
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я зберігаю електронну документацію у визначеному порядку
1. Рідко
2. Іноді
3. Практично завжди
Я знаходжу необхідні документи
1. З великим трудом
2. Досить легко
3. Дуже просто
Я роблю резервні копії
1. Немає
2. Локально, на зовнішній диск, карту пам'яті або копії на самому комп'ютері
3. І локально, і користуюся сервером резервування даних
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
Я перевіряю свою електронну пошту
1. 24/7, всі вхідні повідомлення по мірі їх надходження
2. Досить часто, коли хочу зробити перерву в роботі
3. Лише у відведений для цього час
У мене є система роботи з електронними листами
1. Ні, всі повідомлення залишаються у папці «Вхідні», поки вона не переповнюється
2. Певною мірою: я читаю і систематизую повідомлення при наявності вільного часу
3. Так, у мене є спосіб швидко розібратися з вхідними листами
У мене є продумана система папок для систематизації та зберігання електронних листів
1. Я не користуюся папками
2. Певною мірою: я додаю нові папки по мірі необхідності
3. Так, вона відповідає потребам мого бізнесу
Я застосовую автоматичні налаштування для систематизації вхідних повідомлень
1. Ні, я віддаю перевагу перевіряти всі листи особисто
2. Певною мірою: у мене є окрема папка для розсилок
3. Так, мої вхідні автоматично сортуються по папках
Я роздруковую свою електронну кореспонденцію
1. Так, я читаю свої електронні листи в друкованому вигляді
2. Переважно листи, що містять інформацію, яка може мені знадобитися
3. Тільки іноді, коли мені дійсно потрібна фізична копія
Я знаходжу потрібні мені електронні листи
1. З великим трудом
2. Досить легко
3. Дуже просто
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 3. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Календар
Я записую інформацію про своїх зустрічах
1. На стікерах або листках паперу
2. В кількох різних календарях
3. Тільки в одному календарі
Я нагадую собі про майбутню зустріч
1. З допомогою стікера
2. Постійно перевіряючи свій календар протягом дня
3. За допомогою автоматичного сигналу або електронній «нагадувалки»
Я знайомий з функціями електронного календаря (повторювані зустрічі, кодування, ярлики)
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я тестував різні види календарів
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Список завдань
Я складаю для себе список завдань
1. Дуже рідко
2. При наявності часу, зазвичай відразу на тиждень
3. Кожен день в спеціально відведений для цього час
Я пишу список справ
1. На перших-ліпших папірцях
2. Складаю список поточних завдань, який періодично поновлюють
3. У календарі, з зазначенням часу, що може знадобитися на кожну задачу
Мій робочий день проходить за планом
1. Дуже рідко
2. В певній мірі
3. Практично завжди
Мене відривають від роботи мої співробітники, телефонні дзвінки або повідомлення
1. Часто
2. Час від часу
3. Рідко
Протягом робочого дня я спілкуюся в соціальних мережах, оформляю покупки онлайн або відволікаюся на інші подібні заняття
1. Часто
2. Час від часу
3. Дуже рідко
Я розбиваю всі проекти на конкретні завдання
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
«1» «2»
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 4. ВІДПОВІДНІСТЬ МЕТИ І ДІЙ
Я встановлюю цілі, яких хочу досягти в бізнесі
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
Я переглядаю свої ділові цілі
1. Дуже рідко
2. Один або два рази в рік
3. Кожен місяць або частіше
Я встановлюю для себе цілі в інших сферах життя
1. Ні, я не ставлю для себе особистих цілей
2. Я хочу добитися деяких особистих цілей
3. Так, я формую для себе план, що включає мої життєві цілі
Я розбиваю цілі на конкретні дії, необхідні для їх досягнення
1. Дуже рідко
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я проводжу зустрічі зі своїми співробітниками, клієнтами та іншими людьми, щоб привести свої ділові цілі у відповідність з насущними потребами
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
Я розповідаю про цілі компанії своїм співробітникам
1. Дуже рідко
2. Час від часу, направляючи їм електронні повідомлення або схожим чином
3. Часто, по телефону, по електронній пошті, при особистих зустрічах
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
Результати оцінки
Заповнивши форми оцінки в табл. 2.1 визначте свої підсумкові результати з допомогою табл. 2.2, записавши отримане кількість відповідей «1», «2» і «3». Ознайомтеся з інтерпретацією результатів, щоб зрозуміти, які ваші боку є сильними, а в яких областях ви можете поліпшити свою продуктивність. Це дозволить вам сфокусувати зусилля, щоб ви отримали максимальну користь з цієї книги.
Табл. 2.2. Результати оцінки по Піраміді ефективності
Запишіть підраховану кількість відповідей«1», «2», «3».
Рівень 1. Організація фізичного простору
Рівень 2. Організація електронного документообігу
Рівень 3. Тайм-менеджмент
Рівень 4. Відповідність мети і дій
Рівень 1. Організація фізичного простору
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може стати корисною глава про те, як впоратися з фізичним безладом. Те, що ви робите або не робите, щоб привести зберігання ваших документів до певної системи, ймовірно, не дуже вам допомагає. Можливо, ви захочете випробувати нові методи, коли зрозумієте, що немає єдино правильного рішення, але можна знайти те, що найкраще підходить саме вам. Цю частину книги я рекомендую прочитати вам в першу чергу.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», то глава, яка розповідає про те, як впоратися з фізичним безладом, теж буде корисною. Ви побачите, які зміни можна внести в процес, щоб підвищити свою продуктивність. Пам'ятайте про Піраміду ефективності. Цей рівень може виявитися оптимальним для початку шляху, якщо тільки ви самі не захочете почати з іншого аспекту, який вас турбує.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви вже досягли бездоганної організації робочого простору у вашому офісі або дуже близькі до цього. Можливо, ви знайдете для себе пару корисних порад, якщо побіжно перегляньте голову по темі. Тим не менш ви цілком можете пропустити цю частину книги і повернутися до неї пізніше, а зараз перейти до іншої області, в якій вам буде корисно підвищити продуктивність.
Люди, яким подобається систематизувати документи і розкладати їх в певному порядку по папках, зустрічаються нечасто (якщо тільки це заняття не служить для них приводом, щоб відкласти рішення іншої, більш складної задачі). Навіть професійним організаторам, які заробляють цим на життя, процес систематизації документів рідко приносить задоволення. Особисто я не знаю жодної людини, якій би це дійсно подобалося, включаючи і мене.