Піраміда ефективності (Т. Майлс)
Автор: Тамара Майлс
Анотація
Піраміда ефективності відображає принципи відомої піраміди потреб Маслоу. Це система, за законами якої перш ніж зайнятися тайм-менеджментом, треба навести порядок вдома і в офісі, і тільки після цього переходити до питань цілепокладання і самореалізації. Книга відрізняється нестандартним підходом, містить безліч свіжих ідей, кейсів і короткі резюме по кожній главі. Буде цікава всім, хто хотів би стати більш ефективним у роботі та житті.
ГЛАВА 2. З чого почати?
Чому ви купили цю книжку? Якщо б я запитала вас про це зараз, як би ви відповіли на запитання, чому шукаєте способи підвищення своєї ефективності?
- Ви не можете впоратися з оточуючим вас безладом?
- Ви тонете в потоці вхідних електронних повідомлень?
- Ви відчуваєте, що могли б встигати набагато більше протягом робочого дня?
- Ваші професійні і особисті цілі здаються вам недосяжними?
- У вас є мрії, які ви могли б втілити, якщо б взяли життя під контроль?
- Вам потрібні інноваційні методи, які б допомогли вдосконалити і без того хороші навички?
Подібні запитання дозволяють виявити сильні і слабкі сторони людини, а також аспекти, які потребують поліпшення. Оскільки я не можу поставити вам ці запитання особисто, а книга повинна бути максимально корисною, я підготувала для вас систему оцінки, яка допоможе визначити ті області, де підвищення ефективності принесе вам найбільшу користь. Ви швидше досягнете прогресу, якщо в першу чергу зосередитеся на цих аспектах.
Система оцінки по Піраміді ефективності
Заповніть форму, наведену в табл. 2.1. Коли ви прочитаєте книгу і втілити на практиці ті поради, які вважаєте корисними для себе, то можете знову повернутися до цієї таблиці, щоб простежити власний прогрес в різних областях. Ви оціните, наскільки окупилися ваші інвестиції у вигляді часу, витраченого на прочитання цієї книги.
Система оцінки дуже проста: потрібно відповісти на 32 питання, вибравши один з трьох варіантів відповіді, який підходить вам більше всього. Відзначте галочкою або штрихуванням відповідний гурток, а потім підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3» (зробіть це по кожному блоку питань). Серед цих відповідей немає правильних або неправильних. Щоб полегшити собі завдання, не роздумуйте над ними занадто довго, відзначайте перше, що приходить вам в голову. Заповніть цю форму з позиції цього моменту, не думайте про те, ким ви були або ким хочете стати. Виділяйте ті твердження, які найкращим чином описують ваш образ дій сьогодні.
Табл. 2.1. Система оцінки по Піраміді ефективності
РІВЕНЬ 1. ОРГАНІЗАЦІЯ ФІЗИЧНОГО ПРОСТОРУ
Озираючись навколо себе в офісі, ви бачите
1. Стопки паперів, хаотично лежать на столах і на підлозі
2. Кілька невеликих стопок папери на столі або на робочих поверхнях
3. Вільний робочий простір і поверхні
Я користуюся спеціальної картотекою для зберігання документів
1. Немає
2. Так, це звичайний шафа з полицями та/або папки-швидкозшивачі
3. Так, це система з різних папок і місць їх зберігання, оптимальна для моїх потреб і мого робочого простору
Я використовую методи систематизації документів
1. Немає
2. Так, в алфавітному або хронологічному порядку або за категоріями
3. Так, перераховані методи плюс подальша систематизація за додатковими параметрами
Я систематизую документи і зберігаю їх у певному порядку
1. Дуже рідко
2. Коли на це є час
3. Часто і постійно
Я розглядав можливість використання різних систем зберігання документів
1. Рідко
2. Іноді
3. Так, я знаю про різних системах зберігання документів
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 2. ОРГАНІЗАЦІЯ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБІГУ
Електронна документація
У мене є продумана система папок на комп'ютері для роботи з електронними документами
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я використовую розумне число папок на комп'ютері для зберігання електронної документації
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я зберігаю електронну документацію у визначеному порядку
1. Рідко
2. Іноді
3. Практично завжди
Я знаходжу необхідні документи
1. З великим трудом
2. Досить легко
3. Дуже просто
Я роблю резервні копії
1. Немає
2. Локально, на зовнішній диск, карту пам'яті або копії на самому комп'ютері
3. І локально, і користуюся сервером резервування даних
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
Я перевіряю свою електронну пошту
1. 24/7, всі вхідні повідомлення по мірі їх надходження
2. Досить часто, коли хочу зробити перерву в роботі
3. Лише у відведений для цього час
У мене є система роботи з електронними листами
1. Ні, всі повідомлення залишаються у папці «Вхідні», поки вона не переповнюється
2. Певною мірою: я читаю і систематизую повідомлення при наявності вільного часу
3. Так, у мене є спосіб швидко розібратися з вхідними листами
У мене є продумана система папок для систематизації та зберігання електронних листів
1. Я не користуюся папками
2. Певною мірою: я додаю нові папки по мірі необхідності
3. Так, вона відповідає потребам мого бізнесу
Я застосовую автоматичні налаштування для систематизації вхідних повідомлень
1. Ні, я віддаю перевагу перевіряти всі листи особисто
2. Певною мірою: у мене є окрема папка для розсилок
3. Так, мої вхідні автоматично сортуються по папках
Я роздруковую свою електронну кореспонденцію
1. Так, я читаю свої електронні листи в друкованому вигляді
2. Переважно листи, що містять інформацію, яка може мені знадобитися
3. Тільки іноді, коли мені дійсно потрібна фізична копія
Я знаходжу потрібні мені електронні листи
1. З великим трудом
2. Досить легко
3. Дуже просто
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 3. ТАЙМ-МЕНЕДЖМЕНТ
Календар
Я записую інформацію про своїх зустрічах
1. На стікерах або листках паперу
2. В кількох різних календарях
3. Тільки в одному календарі
Я нагадую собі про майбутню зустріч
1. З допомогою стікера
2. Постійно перевіряючи свій календар протягом дня
3. За допомогою автоматичного сигналу або електронній «нагадувалки»
Я знайомий з функціями електронного календаря (повторювані зустрічі, кодування, ярлики)
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я тестував різні види календарів
1. Немає
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Список завдань
Я складаю для себе список завдань
1. Дуже рідко
2. При наявності часу, зазвичай відразу на тиждень
3. Кожен день в спеціально відведений для цього час
Я пишу список справ
1. На перших-ліпших папірцях
2. Складаю список поточних завдань, який періодично поновлюють
3. У календарі, з зазначенням часу, що може знадобитися на кожну задачу
Мій робочий день проходить за планом
1. Дуже рідко
2. В певній мірі
3. Практично завжди
Мене відривають від роботи мої співробітники, телефонні дзвінки або повідомлення
1. Часто
2. Час від часу
3. Рідко
Протягом робочого дня я спілкуюся в соціальних мережах, оформляю покупки онлайн або відволікаюся на інші подібні заняття
1. Часто
2. Час від часу
3. Дуже рідко
Я розбиваю всі проекти на конкретні завдання
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
«1» «2»
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
РІВЕНЬ 4. ВІДПОВІДНІСТЬ МЕТИ І ДІЙ
Я встановлюю цілі, яких хочу досягти в бізнесі
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
Я переглядаю свої ділові цілі
1. Дуже рідко
2. Один або два рази в рік
3. Кожен місяць або частіше
Я встановлюю для себе цілі в інших сферах життя
1. Ні, я не ставлю для себе особистих цілей
2. Я хочу добитися деяких особистих цілей
3. Так, я формую для себе план, що включає мої життєві цілі
Я розбиваю цілі на конкретні дії, необхідні для їх досягнення
1. Дуже рідко
2. В певній мірі
3. Повною мірою
Я проводжу зустрічі зі своїми співробітниками, клієнтами та іншими людьми, щоб привести свої ділові цілі у відповідність з насущними потребами
1. Дуже рідко
2. Час від часу
3. Часто
Я розповідаю про цілі компанії своїм співробітникам
1. Дуже рідко
2. Час від часу, направляючи їм електронні повідомлення або схожим чином
3. Часто, по телефону, по електронній пошті, при особистих зустрічах
Підрахуйте кількість відповідей «1», «2» і «3»
Результати оцінки
Заповнивши форми оцінки в табл. 2.1 визначте свої підсумкові результати з допомогою табл. 2.2, записавши отримане кількість відповідей «1», «2» і «3». Ознайомтеся з інтерпретацією результатів, щоб зрозуміти, які ваші боку є сильними, а в яких областях ви можете поліпшити свою продуктивність. Це дозволить вам сфокусувати зусилля, щоб ви отримали максимальну користь з цієї книги.
Табл. 2.2. Результати оцінки по Піраміді ефективності
Запишіть підраховану кількість відповідей«1», «2», «3».
Рівень 1. Організація фізичного простору
Рівень 2. Організація електронного документообігу
Рівень 3. Тайм-менеджмент
Рівень 4. Відповідність мети і дій
Рівень 1. Організація фізичного простору
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може стати корисною глава про те, як впоратися з фізичним безладом. Те, що ви робите або не робите, щоб привести зберігання ваших документів до певної системи, ймовірно, не дуже вам допомагає. Можливо, ви захочете випробувати нові методи, коли зрозумієте, що немає єдино правильного рішення, але можна знайти те, що найкраще підходить саме вам. Цю частину книги я рекомендую прочитати вам в першу чергу.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», то глава, яка розповідає про те, як впоратися з фізичним безладом, теж буде корисною. Ви побачите, які зміни можна внести в процес, щоб підвищити свою продуктивність. Пам'ятайте про Піраміду ефективності. Цей рівень може виявитися оптимальним для початку шляху, якщо тільки ви самі не захочете почати з іншого аспекту, який вас турбує.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви вже досягли бездоганної організації робочого простору у вашому офісі або дуже близькі до цього. Можливо, ви знайдете для себе пару корисних порад, якщо побіжно перегляньте голову по темі. Тим не менш ви цілком можете пропустити цю частину книги і повернутися до неї пізніше, а зараз перейти до іншої області, в якій вам буде корисно підвищити продуктивність.
Люди, яким подобається систематизувати документи і розкладати їх в певному порядку по папках, зустрічаються нечасто (якщо тільки це заняття не служить для них приводом, щоб відкласти рішення іншої, більш складної задачі). Навіть професійним організаторам, які заробляють цим на життя, процес систематизації документів рідко приносить задоволення. Особисто я не знаю жодної людини, якій би це дійсно подобалося, включаючи і мене.
Більшості людей приносить задоволення кінцевий результат, коли вони можуть легко і швидко знайти потрібний документ, навколо наведено порядок, і це в цілому сприятливо позначається на ефективності роботи. Так що не судіть себе строго, якщо ви зрозуміли, що починати треба саме з цього рівня: ви не самотні в цьому!
З глави про організацію фізичного простору ви дізнаєтеся, що є безліч різних стратегій, здатних полегшити задачу створення більш продуктивної робочої середовища.
Рівень 2. Організація електронного документообігу
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може допомогти глава про те, як поліпшити навички роботи з електронною інформацією. Те, що ви робите або не робите, не працює. Вам варто вивчити нові, більш ефективні способи управління електронною інформацією. Проте якщо організація робочого простору також є проблемною, почати все ж краще саме з неї.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», для вас теж буде корисною глава про те, як поліпшити навички роботи з електронною інформацією. Ви побачите, які зміни можна внести в процес або які нові ідеї використовувати, щоб підвищити продуктивність в цьому аспекті. Можливо, вам варто вдосконалити свої навички в цій галузі, перш ніж переходити до більш складним навичкам тайм-менеджменту або співвіднесення мети і своїх дій.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви вже досягли бездоганної організації роботи з електронною інформацією або дуже близькі до цього. Тим не менш ви, можливо, знайдете додаткові способи вдосконалити електронний документообіг, побіжно переглянувши цю главу. Ви завжди можете повернутися до цієї теми пізніше, якщо зараз хочете перейти до іншого, більш важливою для вас області.
Минуло вже майже два десятиліття з тих пір, як електронна пошта увійшла в наш побут і міцно там вкоренилася, але навіть зараз ніхто не вчить нас стратегій ефективної роботи з нею. Це стосується і її використання в робочому процесі. Ніхто не каже нам у наш перший день на новій роботі: «Вам варто відразу створити систему з таких папок і визначити для себе час, коли ви перевіряєте вхідні повідомлення, але не частіше чотирьох разів на день». Замість цього ми надані самі собі. Іноді те, як ми починаємо наш перший робочий день за новим комп'ютером і які звички у нас виробляються, згодом нам дуже заважає. Потім, стикаючись з збільшенням обсягу електронної
пошти та електронного документообігу, ми намагаємося якось з цим впоратися, але як і раніше вдаємося до неефективній системі, до якої звикли з самого початку. Працювати з системою, що постійно збільшується в обсязі, ще складніше, якщо електронна пошта є для вас основним засобом комунікації. Часто вам здається, що ви ні на хвилину не можете від неї відірватися.
Карен працює в департаменті іпотечного кредитування великого місцевого банку. Їй постійно потрібна якась інформація для проведення ділових зустрічей, переговорів з клієнтами і так далі. З-за такого динамічного темпу роботи зі своєю по-мощницей Донної вона воліє обмінюватися електронними повідомленнями поштою, тому Донна фактично «приклеєна» до монітора комп'ютера і, більш того, вимушена безперервно перевіряти вхідні повідомлення. Якщо її босові потрібна будь-яка ін-формація в будь-який час, Донна повинна відповісти негайно: це її робота. Глава, присвячена організації роботи з електронною інформацією, розповідає про те, як навчитися контролювати свою електронну пошту, щоб вона не почала контролювати вас. Ви також дізнаєтеся, як вдосконалити електронний докумен-тооборот, щоб легко і швидко знаходити потрібні документи.
Рівень 3. Тайм-менеджмент
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може стати корисною глава про тайм-менеджменті. Те, що ви робите або не робите, коли ведете діловий календар і список завдань, ймовірно, не дуже вам допомагає. Якщо вам потрібно правильно організувати робочий простір і систему роботи з електронною інформацією, рекомендую спочатку попрацювати над цими областями.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», глава про навички управління часом також буде корисною. Ви побачите, які зміни можна внести в робочий процес, щоб підвищити продуктивність. Точно так само, якщо ви відчуваєте, що вам потрібно поліпшити організацію робочого простору та роботу з електронною інформацією, почати краще саме з них.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви досить ефективно розпоряджаєтеся своїм часом, але, ймовірно,
знайдете кілька цікавих порад, переглянувши цю главу. Можливо, вам варто почати з іншої області, де підвищення ефективності принесе більш вагомі плоди.
Деякі люди самі відразу визнають, що не вміють управляти своїм часом. Якщо результати оцінки свідчать про те, що вам корисно дізнатися більше про методи і принципи тайм - менеджменту, або ви вважаєте, що потрібно удосконалити навички в цій області, то перш за все ви повинні зрозуміти, що ви не можете керувати часом. Час - це те, що показують нам години, не більше і не менше. У нас у всіх одне і те ж кількість часу: 24 години на добу. Ми можемо управляти тільки своєю поведінкою щодо часу і тим, що вирішуємо робити в той час, який у нас є. Тайм-менеджмент - це мистецтво вибору.
Для одних тайм-менеджмент полягає в делегуванні. Для інших - в плануванні завдань. А для третіх просто у відчутті того, що протягом робочого дня можна було б встигнути зробити набагато більше. Тайм-менеджмент - це фактично управління вибором. З усього того, що ви могли б зробити в цю хвилину, що саме ви оберете? Усвідомлення того, що ви контролюєте цей вибір, і є тайм-менеджмент. Суть в тому, що щодня ви вибираєте, на що витратите свій час. Враховуючи всі варіанти кожен конкретний день, що саме ви оберете? Глава про тайм-менеджменті допоможе вам зрозуміти, як керувати своєю поведінкою і як більш спокійно сприймати те, як ви використовуєте наявне у вашому розпорядженні час.
Рівень 4. Відповідність мети і дій
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може бути корисною глава про те, як привести у відповідність довгострокові цілі і повсякденні завдання. Якщо ви чітко розумієте, чого хочете досягти в бізнесі та особистому житті, у вас з'являється очевидний стимул і підвищується ймовірність того, що ви досягнете бажаного.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», цей розділ допоможе зрозуміти, які зміни ви можете внести або на які нові ідеї звернути увагу, щоб підвищити свою продуктивність у цьому
аспекті. Ймовірно, вам варто вдосконалити свої навички в цій галузі, перш ніж переходити до більш серйозної теми можливостей.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви досягли того стану, коли ваша щоденна діяльність працює на наближення довгострокової мети, або дуже близькі до нього. Можливо, ви знайдете додаткові способи вдосконалити свої навички в цій області, якщо перегляньте цю главу. Ви завжди можете повернутися до цієї теми, якщо спочатку хочете приділити більш пильну увагу іншого рівня. Однак якщо ви перебуваєте на цьому етапі і результати вашої оцінки свідчать про те, що ви успішно справляєтеся з усіма чотирма попередніми рівнями: організацією фізичного простору, електронним документообігом, тайм-менеджментом і співвіднесенням ваших цілей і дій, то почніть з самого початку і, перш ніж перейти до розділу про можливості, побіжно прочитайте про всіх чотирьох областях.
У це важко повірити, але у деяких власників бізнесу і керівників немає бізнес-плану. Їх діяльність зводиться до вирішення тих завдань, які перед ними щодня виникають. Більшість людей, які не формулюють для себе конкретні цілі, не приділяють часу, щоб подумати, яким вони уявляють собі своє майбутнє. Однак навіть якщо у людини є чіткий бізнес-план з поставленими цілями, він може бути орієнтований виключно на роботу і упустить з уваги інші сфери свого життя. Буває, що у людини є цілі, але він переглядає їх настільки рідко, що вони так і залишаються тільки цілями - недосяжною мрією, яка не стає ближче, скільки б часу не минуло.
Якщо результати вашої оцінки говорять про те, що вам треба більш ретельно попрацювати над тим, щоб ваша щоденна діяльність співвідносилася з вашою головною метою, то відповідна глава допоможе вам дізнатися, як досягти максимальної ефективності та своїх довгострокових цілей завдяки вмінню розкладати мета на складові її здійсненні завдання. Дуже часто люди не можуть зрушити з мертвої точки, тому що не знайшли часу подумати про своїх цілях або у них є цілі, але вони не знають, з якою
сторони взятися за їх реалізацію, тому що занадто завантажені повсякденною рутиною. Вони не подумали, як представити свою велику мету у вигляді маленьких завдань, над якими можна працювати кожен день.
Можна говорити про тайм-менеджменті і відповідності цілей та діяльності у контексті управління своїм життям. Час - це життя, ваша життя. Ймовірно, ви сподіваєтеся, що ця книга допоможе вам досягти всіх цілей в бізнесі. Але якщо ви хочете вийти на рівень можливостей, вам не вдасться обмежитися тільки роботою. Ви повинні розглядати всі аспекти вашого життя та ефективності.
Рівень 5. Можливості
Швидше за все, ви дивується, чому немає блоку питань, що стосуються останнього рівня Піраміди ефективності. Все просто. Тому що це не конкретна точка, потрапивши в яку ви говорите собі: «Так! Я тут! Я зробив це!» Рівень «Можливості», подібно до самоактуалізації в піраміді Маслоу, - це стан, коли ви постійно оцінюєте, переглядаєте та змінюєте свої цілі, коли продовжуєте шукати, як найбільш ефективно розпорядитися своїм часом. Що ви можете зробити зараз, чого ще не пробували раніше, щоб підвищити свою продуктивність? Глава про можливості допоможе вам відкрити нові горизонти. Перш ніж приступити до цієї глави, ви повинні впевнено справлятися з усіма іншими аспектами.
Першим кроком у роботі з Пірамідою ефективності є визначення рівня, з якого вам краще всього почати. Скористайтесь формою оцінки, наведеної вище, або за допомогою професійного консультанта, щоб заощадити час і підвищити ймовірність успіху. Визначивши, до якого рівня краще почати, можете відразу приступити до потрібної вам чолі і зосередитися на тих навичках, які потрібно вдосконалити. З іншого боку, якщо ви будете читати всі глави по порядку, у вас можуть виникнути свіжі ідеї і нестандартні думки. Адже, як ви вже зрозуміли, немає межі досконалості. Постійно з'являються нові техніки і методи. Ніколи не знаєш, які нові навички можеш знайти на кожному рівні.
Основні висновки
- Оцінка, проведена за таблицями з цієї глави, або професійний консультант, який працюватиме з вами ці питання допоможуть з'ясувати, чому вам необхідно підвищити свою продуктивність і з чого почати цей шлях.
- Після того як ви визначили, які аспекти найбільше потребують поліпшення, можете починати з цих областей. При цьому завжди можна повернутися до попередніх рівнів.
- Ви повинні впевнено пройти всі попередні рівні, перш ніж досягнете п'ятого рівня Піраміди ефективності - можливості, або реалізації вашого потенціалу.