Піраміда ефективності (Т. Майлс)
Автор: Тамара Майлс
Більшості людей приносить задоволення кінцевий результат, коли вони можуть легко і швидко знайти потрібний документ, навколо наведено порядок, і це в цілому сприятливо позначається на ефективності роботи. Так що не судіть себе строго, якщо ви зрозуміли, що починати треба саме з цього рівня: ви не самотні в цьому!
З глави про організацію фізичного простору ви дізнаєтеся, що є безліч різних стратегій, здатних полегшити задачу створення більш продуктивної робочої середовища.
Рівень 2. Організація електронного документообігу
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може допомогти глава про те, як поліпшити навички роботи з електронною інформацією. Те, що ви робите або не робите, не працює. Вам варто вивчити нові, більш ефективні способи управління електронною інформацією. Проте якщо організація робочого простору також є проблемною, почати все ж краще саме з неї.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», для вас теж буде корисною глава про те, як поліпшити навички роботи з електронною інформацією. Ви побачите, які зміни можна внести в процес або які нові ідеї використовувати, щоб підвищити продуктивність в цьому аспекті. Можливо, вам варто вдосконалити свої навички в цій галузі, перш ніж переходити до більш складним навичкам тайм-менеджменту або співвіднесення мети і своїх дій.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви вже досягли бездоганної організації роботи з електронною інформацією або дуже близькі до цього. Тим не менш ви, можливо, знайдете додаткові способи вдосконалити електронний документообіг, побіжно переглянувши цю главу. Ви завжди можете повернутися до цієї теми пізніше, якщо зараз хочете перейти до іншого, більш важливою для вас області.
Минуло вже майже два десятиліття з тих пір, як електронна пошта увійшла в наш побут і міцно там вкоренилася, але навіть зараз ніхто не вчить нас стратегій ефективної роботи з нею. Це стосується і її використання в робочому процесі. Ніхто не каже нам у наш перший день на новій роботі: «Вам варто відразу створити систему з таких папок і визначити для себе час, коли ви перевіряєте вхідні повідомлення, але не частіше чотирьох разів на день». Замість цього ми надані самі собі. Іноді те, як ми починаємо наш перший робочий день за новим комп'ютером і які звички у нас виробляються, згодом нам дуже заважає. Потім, стикаючись з збільшенням обсягу електронної
пошти та електронного документообігу, ми намагаємося якось з цим впоратися, але як і раніше вдаємося до неефективній системі, до якої звикли з самого початку. Працювати з системою, що постійно збільшується в обсязі, ще складніше, якщо електронна пошта є для вас основним засобом комунікації. Часто вам здається, що ви ні на хвилину не можете від неї відірватися.
Карен працює в департаменті іпотечного кредитування великого місцевого банку. Їй постійно потрібна якась інформація для проведення ділових зустрічей, переговорів з клієнтами і так далі. З-за такого динамічного темпу роботи зі своєю по-мощницей Донної вона воліє обмінюватися електронними повідомленнями поштою, тому Донна фактично «приклеєна» до монітора комп'ютера і, більш того, вимушена безперервно перевіряти вхідні повідомлення. Якщо її босові потрібна будь-яка ін-формація в будь-який час, Донна повинна відповісти негайно: це її робота. Глава, присвячена організації роботи з електронною інформацією, розповідає про те, як навчитися контролювати свою електронну пошту, щоб вона не почала контролювати вас. Ви також дізнаєтеся, як вдосконалити електронний докумен-тооборот, щоб легко і швидко знаходити потрібні документи.
Рівень 3. Тайм-менеджмент
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може стати корисною глава про тайм-менеджменті. Те, що ви робите або не робите, коли ведете діловий календар і список завдань, ймовірно, не дуже вам допомагає. Якщо вам потрібно правильно організувати робочий простір і систему роботи з електронною інформацією, рекомендую спочатку попрацювати над цими областями.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», глава про навички управління часом також буде корисною. Ви побачите, які зміни можна внести в робочий процес, щоб підвищити продуктивність. Точно так само, якщо ви відчуваєте, що вам потрібно поліпшити організацію робочого простору та роботу з електронною інформацією, почати краще саме з них.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви досить ефективно розпоряджаєтеся своїм часом, але, ймовірно,
знайдете кілька цікавих порад, переглянувши цю главу. Можливо, вам варто почати з іншої області, де підвищення ефективності принесе більш вагомі плоди.
Деякі люди самі відразу визнають, що не вміють управляти своїм часом. Якщо результати оцінки свідчать про те, що вам корисно дізнатися більше про методи і принципи тайм - менеджменту, або ви вважаєте, що потрібно удосконалити навички в цій області, то перш за все ви повинні зрозуміти, що ви не можете керувати часом. Час - це те, що показують нам години, не більше і не менше. У нас у всіх одне і те ж кількість часу: 24 години на добу. Ми можемо управляти тільки своєю поведінкою щодо часу і тим, що вирішуємо робити в той час, який у нас є. Тайм-менеджмент - це мистецтво вибору.
Для одних тайм-менеджмент полягає в делегуванні. Для інших - в плануванні завдань. А для третіх просто у відчутті того, що протягом робочого дня можна було б встигнути зробити набагато більше. Тайм-менеджмент - це фактично управління вибором. З усього того, що ви могли б зробити в цю хвилину, що саме ви оберете? Усвідомлення того, що ви контролюєте цей вибір, і є тайм-менеджмент. Суть в тому, що щодня ви вибираєте, на що витратите свій час. Враховуючи всі варіанти кожен конкретний день, що саме ви оберете? Глава про тайм-менеджменті допоможе вам зрозуміти, як керувати своєю поведінкою і як більш спокійно сприймати те, як ви використовуєте наявне у вашому розпорядженні час.
Рівень 4. Відповідність мети і дій
Якщо у вас найбільше відповідей «1», вам може бути корисною глава про те, як привести у відповідність довгострокові цілі і повсякденні завдання. Якщо ви чітко розумієте, чого хочете досягти в бізнесі та особистому житті, у вас з'являється очевидний стимул і підвищується ймовірність того, що ви досягнете бажаного.
Якщо у вас найбільше відповідей «2», цей розділ допоможе зрозуміти, які зміни ви можете внести або на які нові ідеї звернути увагу, щоб підвищити свою продуктивність у цьому
аспекті. Ймовірно, вам варто вдосконалити свої навички в цій галузі, перш ніж переходити до більш серйозної теми можливостей.
Якщо у вас найбільше відповідей «3», швидше за все, ви досягли того стану, коли ваша щоденна діяльність працює на наближення довгострокової мети, або дуже близькі до нього. Можливо, ви знайдете додаткові способи вдосконалити свої навички в цій області, якщо перегляньте цю главу. Ви завжди можете повернутися до цієї теми, якщо спочатку хочете приділити більш пильну увагу іншого рівня. Однак якщо ви перебуваєте на цьому етапі і результати вашої оцінки свідчать про те, що ви успішно справляєтеся з усіма чотирма попередніми рівнями: організацією фізичного простору, електронним документообігом, тайм-менеджментом і співвіднесенням ваших цілей і дій, то почніть з самого початку і, перш ніж перейти до розділу про можливості, побіжно прочитайте про всіх чотирьох областях.
У це важко повірити, але у деяких власників бізнесу і керівників немає бізнес-плану. Їх діяльність зводиться до вирішення тих завдань, які перед ними щодня виникають. Більшість людей, які не формулюють для себе конкретні цілі, не приділяють часу, щоб подумати, яким вони уявляють собі своє майбутнє. Однак навіть якщо у людини є чіткий бізнес-план з поставленими цілями, він може бути орієнтований виключно на роботу і упустить з уваги інші сфери свого життя. Буває, що у людини є цілі, але він переглядає їх настільки рідко, що вони так і залишаються тільки цілями - недосяжною мрією, яка не стає ближче, скільки б часу не минуло.
Якщо результати вашої оцінки говорять про те, що вам треба більш ретельно попрацювати над тим, щоб ваша щоденна діяльність співвідносилася з вашою головною метою, то відповідна глава допоможе вам дізнатися, як досягти максимальної ефективності та своїх довгострокових цілей завдяки вмінню розкладати мета на складові її здійсненні завдання. Дуже часто люди не можуть зрушити з мертвої точки, тому що не знайшли часу подумати про своїх цілях або у них є цілі, але вони не знають, з якою
сторони взятися за їх реалізацію, тому що занадто завантажені повсякденною рутиною. Вони не подумали, як представити свою велику мету у вигляді маленьких завдань, над якими можна працювати кожен день.
Можна говорити про тайм-менеджменті і відповідності цілей та діяльності у контексті управління своїм життям. Час - це життя, ваша життя. Ймовірно, ви сподіваєтеся, що ця книга допоможе вам досягти всіх цілей в бізнесі. Але якщо ви хочете вийти на рівень можливостей, вам не вдасться обмежитися тільки роботою. Ви повинні розглядати всі аспекти вашого життя та ефективності.
Рівень 5. Можливості
Швидше за все, ви дивується, чому немає блоку питань, що стосуються останнього рівня Піраміди ефективності. Все просто. Тому що це не конкретна точка, потрапивши в яку ви говорите собі: «Так! Я тут! Я зробив це!» Рівень «Можливості», подібно до самоактуалізації в піраміді Маслоу, - це стан, коли ви постійно оцінюєте, переглядаєте та змінюєте свої цілі, коли продовжуєте шукати, як найбільш ефективно розпорядитися своїм часом. Що ви можете зробити зараз, чого ще не пробували раніше, щоб підвищити свою продуктивність? Глава про можливості допоможе вам відкрити нові горизонти. Перш ніж приступити до цієї глави, ви повинні впевнено справлятися з усіма іншими аспектами.
Першим кроком у роботі з Пірамідою ефективності є визначення рівня, з якого вам краще всього почати. Скористайтесь формою оцінки, наведеної вище, або за допомогою професійного консультанта, щоб заощадити час і підвищити ймовірність успіху. Визначивши, до якого рівня краще почати, можете відразу приступити до потрібної вам чолі і зосередитися на тих навичках, які потрібно вдосконалити. З іншого боку, якщо ви будете читати всі глави по порядку, у вас можуть виникнути свіжі ідеї і нестандартні думки. Адже, як ви вже зрозуміли, немає межі досконалості. Постійно з'являються нові техніки і методи. Ніколи не знаєш, які нові навички можеш знайти на кожному рівні.