Планування часу в житті сильної жінки

Автор: Василина Абу-Навас

Коли все ясно: напрям, цілі, завдання, ролі і правила - потрібно тільки ретельно розподіляти час на свої дії і робити все, що запланували. Тут хочу дати важливі, на мій погляд, цитати:

«Деякі люди сильні, вольові, але їм не вистачає сили волі планувати... на тиждень». В. Л. Вікентьєв.

«Скарги на брак часу - головні скарги ХХ століття (для ХХІ століття це ще більш актуально. Прим. Автора). Часу не вистачає всім - навіть неробам. Навіть тим, хто забиває «козла» або годинами поспіль дивиться телевізор». Творець ТРИЗ Р. С. Альтшуллер.

Особливо важливо зрозуміти, що часу не вистачає, перш за все, саме неробам. Або людям, які розраховують свій час тільки на маленький шматочок свого часу. Тому що люди, які хоча б частково розподіляють свій час - знають, що часу завжди достатньо. Достатньо для головного.

Є багато «дрібниць», з яких власне і складається життя звичайного земного людини, і які зазвичай не враховуються, наприклад домашні турботи. А це - купа часу, тому що сюди входить:

• поставити прання, розвісити білизну, погладити, приготувати сніданок, обід, вечеря тощо;
• Відвідати шкільний збори;
• Допомогти дітям з домашнім завданням;
• Зателефонувати батькам;
• Поспілкуватися в соціальних мережах;
• Відповісти (обов'язково!) на електронні листи;
• Час на дорогу;
• Час на збори;
• Перегляд фільмів, новин, передач;
• Читання книг, журналів і т. д.;
• Погуляти з дітьми...

Список може бути великий, і все це потрібно планувати.

Я зустрічаю людей, які планують тільки ті справи, які «не звичайні». А звичайне, наприклад, написання звіту про виконану роботу - не планується, тому що «і так зрозуміло, що потрібно зробити»... Помилочка - це також вимагає часу, тому у вашому плані має теж стояти. Тільки врахувавши всі, що ви повинні зробити, ви почнете розуміти, що ви встигнете зробити, а що ні. Тож, прийміть рішення про розподіл часу протягом року. Я, звичайно відштовхуюся від часу, який планую присвятити роботі.

Наприклад:

У році звичайно 365 днів, які складаються зазвичай у 52 тижні. Кожного тижня, зазвичай 2 вихідних дні, це виходить 104 вихідних дні. Залишок робочих днів становить близько 261.

У нашій країні, яка дуже любить свята і відповідно вихідні дні, вже самому виробничим календарем встановлено, що 10 днів всі відпочивають в січні, 1 день в лютому, 1 день в березні, 2 дні в травні, 1 в червні і 1 в листопаді. Загальна: 16 вихідних днів передбачено державою. Якщо Ви - сімейний чоловік, і у Вашій сім'ї є діти, які відпочиватимуть в ці святкові дні, чоловік (дружина), які працюють за державним календарем - Вам обов'язково потрібно відразу узгодити свій робочий розклад.

Отже, якщо скласти вже наявні 104 вихідних з 16 календарними святами отримаємо значну цифру - 120 днів!

Тут вже кожен вирішує для себе сам як вчинити. Відпочивати на повну котушку або пристосовувати свій розклад все-таки на 104 вихідних. Або 52 - для тих, хто воліє мати 1 вихідний в тиждень. Хтось, може бути, не може працювати в календарні свята, тому що Замовники відпочивають... загалом, кожен сам для себе приймає рішення про кількість вихідних і заздалегідь «малює» їх собі в сітку року. І обов'язково, якщо є сім'я, домовляєтесь зі своєю сім'єю, або ставите членів своєї сім'ї до відома про своїх вихідних, коли Ви на повному доступі.

Для працюючих жінок та сімейних я рекомендую виділяти, як це прийнято у науковців, «бібліотечний день» (приблизно 1 раз в 3 місяці), тобто день, в який Ви НІЧОГО не робите вдома, на роботі, а присвячуєте його цілком собі коханій і наповнюєте його тим, чим хочете Ви. При цьому має виконуватися умова - якщо Ви вдома, вдома нікого не повинно бути. Це може бути день серед тижня...

Для бізнес-тренерів і консультантів, у яких зазвичай календарні вихідні якраз є найспекотнішими робочими днями, потрібно виділяти собі вихідні протягом тижня, так, щоб знову ж члени вашої родини могли вами скористатися.

Давайте приймемо, що Ви обрали 104 вихідних дні (які вже включені 16 календарних святкових днів), які вам теж потрібно буде наповнити. Наповнити вихідні можна домашніми турботами: купівлею продуктів, поїздками в кіно з дітьми, поїздками на бази відпочинку, прасуванням, пранням і т. д. тобто тими справами, в які може бути втягнута вся сім'я.

Тепер повернемося до днів робітникам, яких ми нарахували 261. Скільки це в годинах? 261 день*24 години=6 264 години. Думаєте, це багато? Тоді відніміть час на сон. Це - важливо.

Звичайній людині потрібно 8 годин на сон. Критерії достатності сну: ви прокидаєтеся відпочив, голова ясна, особа не опухле, тіло ломить. Головне тут - привчити себе лягати вчасно, тобто сьогодні, тобто - до 24.00.

Приймемо, що спати таки потрібно 8 годин, разом із 24-х годин доби у Вас залишається 16 годин. З цих 16-ти годин, як мінімум 1 годину (у жінок) піде на душ та інші справи. 1,5 години на приготування вечері і вечерю. Якщо Ви готуєте ще й обід, плюс ще 1,5 години. У будь-якому випадку, мінімум 2 години в день Ви витратите на їжу. 2 години, як мінімум, потрібно приділити на спілкування з дітьми і чоловіком.

Вважаємо: 1 година на чистку «пір'їнок» + 2 години прийом їжі + 2 години на спілкування = 5 годин. Залишок 11 годин. Прийміть рішення - все час Ви будете вкладати в роботу? Якщо Ваша кар'єра в самому початку, то відповідь очевидна - всі. Але знову ж таки, кожен вирішує сам.

Якщо Ви вважаєте, що роботу Ви будете вкладати 8 годин, і при цьому Ви працюєте не на хоум-офісі, то потрібно ще (зазвичай) 1 година на доставку свого тіла в різні географічні точки. 8 + 1 = 9 годин.

У Вас залишається 2 години, які Ви можете вкласти у все, що захочете.

Зрозуміло, що можна (і я рекомендую) розробити систему запаралелення домашніх справ (так само як це відбувається в бізнес-процесах у компаніях). Ви знайдете багато моментів для удосконалення організації комфортного життя вдома. Для цього можна використовувати підхід «ТРИЗ-ШАНС» по формуванню бізнес-процесів, цей підхід ідеально підходить до організації домашнього простору. Після цього, Ви зможете розробити алгоритми дій, інструкції та ін.

Далі: 261 робочий день у році * 8 робочих годин = 2 088 годин. Ось і все, що залишилося від 6 264 годин.

Якщо ви це розкладіть на місяці, у Вас вийде приблизно така сітка.

Тепер важливий момент: прийміть вольове рішення, у що вкладати робочий час і особистий час. Якщо Ви цього не зробите, то Ви дуже ризикуєте стати членом віртуального Клубу з професійного вигорання. При цьому не важливо, в якій сфері особистої або робочої. Наприклад, Ви плануєте написати статтю. Значить, Вам потрібно відразу визначити свої роботи в часі, наприклад:

Зрозуміло, що 17.02.2011 Ви заплануєте собі іншу роботу по написанню запланованої статті.

Зрозуміло, що стовпець «дата» Ви заповнюєте в залежності від вже наявної наповненості Вашого розкладу.

Стовпець «час факт» потрібен для того, щоб фіксувати час, який було витрачено за фактом. Цей стовпець Ви заповнюєте по ходу дії. Ця дія називається хронометраж.

ПРИКЛАД 6.

Разом заплановано у лютому: 17 годин; у березні: 9 годин. За п. 10 зрозуміло, що з незалежними експертами потрібно домовитися заздалегідь, якщо вони Вам потрібні.

Таким чином, Ви можете ретельно планувати в діях і в часі кожну справу. Зрозуміло, що вам потрібно буде визначити результат, якого Ви прагнете і описати цей результат для себе. Зрозуміло, що деякі справи неможливо запланувати відразу і назавжди, що потрібно буде вносити корективи в план. Але заповнення подібних таблиць дозволить Вам оцінювати свої тимчасові витрати заздалегідь, а не постфактум.

Коли хронометраж дав нам дані по факту, тепер ми можемо коригувати сітку по року згідно з планом.

Таким чином, Ви бачите, скільки у Вас є реального робочого часу. Ви можете планувати завантаження свого «виробництва» на весь рік.

Для бізнес-консультантів і бізнес-тренерів (тобто для тих Фахівців, у кого немає «окладу», хто працює «сам на себе») ця сітка пов'язана з фінансовим планом. Тобто, Фахівець може без праці розрахувати скільки часу повинно бути продано для фінансового забезпечення, скільки часу він може вкласти в публікації, розробки, дослідження, роботу у Замовника, на роботу в кабінеті і пр.

Так, наприклад, якщо у Вас планується корпоративний тренінг, то згідно нормування часу робіт з корпоративного тренінгу (у таблиці наведені тільки дії тренера!):

Разом на березень заплановано: 4,5 години; на квітень: 26 годин; на травень: 5 годин.

І знову повертаємося до сітки по року:

Розібравшись з роком, починаємо працювати з сіткою на місяць. Наприклад, сітка на квітень 2011 р.: просто розносимо те, що вже заплановано в сітку. Можна прив'язуватися до часу в цій сітці, якщо є вже намічені часові відрізки, можна просто вказувати кількість часу.

Це допоможе більш якісно розподілити свої зусилля. Що це означає? Наприклад, якщо у вас запланована вже робота з написання статті на один день в кількості 4-х годин, ясно, що Ви втомитеся, тому на решту робочий час потрібно запланувати роботу іншого роду: наприклад вивчення матеріалів, або щось інше, що дозволить «розвантажити» голову. Або, наприклад, у вас запланована велика зустріч з Замовником по затвердженню бюджету. Зазвичай такі зустрічі пов'язані з жорстким переговірним моментом. Зрозуміло, що додаткові жорсткі зустрічі в цей день краще не планувати, а запланувати щось, що «розвантажить» вашу психіку. Зрозуміло, що розподіл енергії справа суто індивідуальна.

Вносимо в сітку на місяць те, що заплановано в прикладах і додатково для прикладу елемент з приватного життя на 6 квітня:

Квітень 2011 р.

Зрозуміло, що коли у Вас є план на місяць, Ви вносите в сітку, те, що ввійшло у Ваш план. У мене такі сітки готові на рік, вони вклеюються в щоденник перед кожним календарним місяцем.

Навіщо потрібно хронометрировать час? Відповідь на це запитання відмінно дано в книзі Даниїла Гранина: Ця дивна життя, присвячену вченому А. А. Любищеву. Я прийшла до цієї думки самостійно після декількох років традиційного планування. Під «традиційним плануванням» я маю на увазі планування дій у часі, як це показано в моїх прикладах. Але досвід показав, що не завжди при плануванні можна врахувати всі нюанси, більше того, деякі незначні здавалося б нюанси забуваються в часі і коли відбувається зіткнення з ними знову починаєш картати себе за облік минулого досвіду. Потім, при плануванні, особливо на початку складно іноді навіть прикинути скільки потрібно часу на те чи інше дію. Хронометраж ж дає чесну (а не вигадану) картинку в цілому: скільки часу витрачається на перемикання з однієї справи на інше, дозволяє зрозуміти, з яких саме справ витрачається на перемикання більше часу. Ви розумієте свою власну еволюцію від початку дії до постановки автоматичного навички. Ви можете створювати алгоритми дій для того, щоб передати комусь якісь блоки роботи, при цьому Ви можете дуже точно визначити (встановити) еволюцію іншої людини до його постановки досвіду. Таким чином, при хронометрировании Ви отримуєте відмінну і правдиве нормування часу.

Це вірно і для домашніх справ, щоб більш раціонально витрачати свій час.